Provincie Gelderland gebruikt vanaf januari 2023 de online hr-portal Youforce van Visma Raet. Dit personeels- en salarissysteem vervangt het huidige systeem dat de afgelopen tien jaar werd verzorgd door Centric. Na een Europese aanbesteding werd Visma Raet geselecteerd. Die kan de saas-oplossing ten minste vier en maximaal dertien jaar inzetten bij de provincie. De contractwaarde is maximaal 2,2 miljoen euro.
De aanbesteding gebeurde op basis van best value procurement (bvp). Daarbij formuleert de aanbestedende partij slechts op hoofdlijnen een opdrachtomschrijving met specificaties en doelstellingen en vertrouwt voor de nadere invulling op de expertise van de leverancier. Bij veel andere tenders stelt de opdrachtgever een uitgebreide lijst van eisen op en hebben inschrijvers minder vrijheid om hun expertise te doen gelden.
Webgebaseerd
De hr-portal die Gelderland vanaf januari gaat gebruiken, vervangt het e-hrm-systeem dat dienstverlener Centric in 2013 bij de provincie installeerde. Dit lokaal draaiende systeem zit aan het eind van zijn levenscyclus en wordt niet meer ondersteund.
Een van de vereisten aan het nieuwe systeem is dat het volledig webgebaseerd (saas) is. Via de portal gaat de provincie niet alleen de personeels- en salarisadministratie doen. De online-toepassing wordt ook gebruikt voor integraties, een centraal geïntegreerd personeelsdossier en allerlei rapportages. Daarnaast is een self-service-omgeving beschikbaar, waarin managers en medewerkers veel hr-zaken kunnen inzien.
Looptijd
De opdracht heeft een looptijd van vier jaar, met vier mogelijkheden tot telkens twee jaar verlenging. Bovendien heeft de provincie de mogelijkheid om nog één jaar extra te verlengen indien dit nodig is, blijkt uit de aanbestedingsdocumenten.
De voorbereidingen voor deze aanbesteding begonnen begin vorig jaar. De daadwerkelijke offerteperiode liep in september en oktober. De gunning volgde afgelopen april en werd pas kortgeleden bekendgemaakt. Annemiek Vlijm, projectleider van de provincie, is positief over de gemaakte keuze: ‘We kijken ernaar uit om via de software de mens nog meer centraal te kunnen stellen en de administratieve lasten rondom de uitvoering van de hr-processen te verlagen.’
Vanaf januari gebruiken vijf van de twaalf Nederlandse provincies Visma Raet voor hun personeels- en salarisadministratie.
