Niet alleen medewerkers van Rijksuniversiteit Groningen (RUG), maar ook TU Delft, TU Eindhoven en Universiteit Twente klagen al twee jaar lang dat het vrijwel onmogelijk is om met een door Afas ontwikkelde softwaresysteem te werken. Het bedrijf ontwierp de software voor de salarisadministratie, financiën, personeelsmanagement en inkopen. Uit een evaluatierapport blijkt nu dat RUG zelf ook schuldig aan het fiasco.
Kreeg vooral Afas de zwartepiet toegespeeld, uit een studie die het Utrechtse adviesbureau Wielinq in opdracht van de RUG uitvoerde, blijkt dat genoemde universiteit de hand ook in eigen boezem kan steken. Vooral in de beginfase ging er veel mis. Wensen en eisen waren niet goed op papier gezet. Bovendien is het systeem overhaast ingevoerd.
Hoewel de software nog niet klaar was, gaf de universiteit twee jaar geleden het groene licht. Dit gebeurde zonder dat de gebruikers hun stem konden laten horen. De regels voor acceptatietests werden bovendien met voeten getreden. Ook was de begeleiding volstrekt onvoldoende.
Volgens het rapport ontbrak het ook aan samenwerking tussen de universiteit en de softwareleverancier. RUG had Afas van tevoren mee moeten nemen in het programma zodat ze stap voor stap konden samenwerken. ‘Maar er was geen volledig projectplan, geen plan B en ook geen exit-plan’, aldus het rapport. De universiteit had jaren eerder moeten beginnen met plannen, stelt het bureau.
Omdat het contract voor het oude payroll-systeem afliep, voelde de universiteit zich onder druk staan. Het College van Bestuur (CVB) besloot tot invoering op advies van het RUG-projectteam dat onder leiding stond van Erwin Boelens. Toen de universiteitsraad een jaar later liet uitzoeken wat er mis ging, bleek dat de acceptatietests waren uitgevoerd op deelbestanden en zeker niet op alle data. Oorspronkelijk was het de bedoeling dat RUG-medewerkers de software minimaal twee maanden zouden testen met data. Daar kwam weinig van terecht.
IJskoud
Boelens bevestigde tot verbazing van de onderzoekscommissie dat de acceptatietests niet zijn uitgevoerd volgens de oorspronkelijke protocollen. Hij zei ijskoud dat de protocollen waren aangepast. Volgens de Ukrant, het nieuwsplatform voor academisch Groningen, waren zijn toehoorders geschokt. Bureau Wielinq stelt dat bij zo’n groot it-project in een veel eerder stadium het eigen Centrum voor Informatietechnologie (CIT) had moet worden betrokken. Die kennis had het projectteam goed kunnen gebruiken.
Verder wijt Wielinq het fiasco aan de botsende culturen. De universiteit hecht aan haar eigen routines, terwijl Afas pragmatisch is ingesteld. Dit verschil leidde tot problemen en irritaties. Veel onheil was te opkomen als Afas eerder had geweten met wat voor een organisatie het te doen had. Het systeem paste namelijk allerminst bij de structuur van de universiteit waarbij elke faculteit zijn eigen ding doet. Afas leverde een centraal systeem terwijl de RUG juist sterk gedecentraliseerd is.
Onmin
Ook de drie andere universiteiten zijn niet te spreken over het doe-het-zelf-systeem. Grootste verwijt is dat het systeem het doel een efficiëntere organisatie te verkrijgen volledig heeft gemist. Veel onmin is er over de gebruikersinterface waarbij zowat elk invoerveld of knopje meer vragen brengt dan opheldering. Volgens Jasper van Kuijk, assistant professor user-centered innovation, wist de interactie-ontwerper zelfs vrij simpele formulieren om zeep te helpen. In zijn column in de Volkskrant concludeert hij dat het systeem te weinig rekening houdt met de situatie waarin het wordt gebruikt. Navraag onder zijn collega’s van TU Delft leverde een stroom van horrorverhalen op: van wankele datakoppelingen tot onbegrijpelijke procedures voor het aanstellen van een nieuwe collega. Van Kuijk spreekt van een ‘onmogelijk administratiesysteem’.
Ook de universiteitskranten staan vol klaagzangen. Michael Wilkinson, hoogleraar computerwetenschappen en ai, behoort tot de vele wetenschappers die nog altijd worstelen met het systeem. Zijn project werd zelf het slachtoffer van falen in het systeem. Voor promovendi die aan het project werkten, leek geen geld te zijn terwijl dat wel het geval was. Wilkinson is ontstemd. Hij noemt Afas een one-size-fits-all-systeem dat ongeschikt is voor een complexe organisatie als een universiteit. De ontwikkelaars dachten ten onrechte dat ze alles wel konden aanpassen.
Anders dan in Groningen ging TU Eindhoven niet overhaast te werk. Bovendien verving men daar eerst alleen het hr-systeem. Maar na zes maanden moest het Afas-systeem een jaar geleden al voor een deel op de schop.
