In vergelijking met landen zoals Italië of de Latijns-Amerikaanse landen, waar e-facturatie niet enkel voor B2G maar ook voor B2B al een hele tijd verplicht is, stappen Benelux-landen België, Nederland en Luxemburg maar mondjesmaat over op elektronische facturen. Toch kunnen we een algemene trend waarnemen waarbij papier en pdf plaats ruimen voor machineleesbare facturen. Lees de samenvattingen hieronder even door om een beter overzicht te krijgen van het huidige e-facturatielandschap in de Benelux-landen.
België
Tot nu toe was e-facturatie voor B2G enkel verplicht in sommige Belgische deelstaten. De overheid heeft onlangs beslist om e-facturatie in het volledige land uit te rollen. De verwachte tijdslijn ziet er als volgt uit:
Fase I: oktober 2022: openbare aanbestedingen en concessies met een minimale geschatte waarde van 215 000 EUR
Fase II: april 2023: openbare aanbestedingen en concessies met een minimale geschatte waarde van 30 000 EUR
Fase III: oktober 2023: openbare aanbestedingen en concessies met een geschatte waarde van 30 000 EUR of minder
Contracten met een waarde onder 3000 EUR worden vrijgesteld van de verplichting tot e-facturatie.
Volgens het Belgisch ministerie van Financiën is de regering van plan om e-facturatie bij B2B-transacties vanaf juli 2023 te verplichten. Er wordt verwacht dat de wetgeving rond e-facturatie bij B2B in de eerste helft van 2022 zal worden voorgesteld.
De Belgische e-facturatie in B2B zal waarschijnlijk gefaseerd ingevoerd worden:
Fase I: juli 2023 (grote belastingbetalers)
Fase II: oktober 2023 (gemiddelde belastingbetalers)
Fase III: januari of juli 2024 (kleine betastingbetalers)
Naar analogie met de B2G-transacties zal België waarschijnlijk het Peppol-kader hanteren als algemene standaard voor e-facturatie in B2B. De Belgische belastingdienst zal hoogstwaarschijnlijk overstappen van het huidige vierhoekstenenmodel naar het zeshoekstenenmodel.
In het Peppol-vierhoekstenenmodel wisselen zowel de koper als de leverancier e-facturen uit via een toegangspunt, dat is een Peppol-gecertificeerde dienstverlener die instaat voor de gegevensveiligheid en de naleving van de Peppol-standaarden (bv. UBL-formaat en AS4-communicatieprotocol).
In het zeshoekstenenmodel wisselen de toegangspunten van de koper en de leverancier daarnaast ook gegevens uit met het toegangspunt van de Algemene Administratie van de Fiscaliteit. België opteert hierbij niet voor een e-facturatieplatform in handen van de overheid (zoals Chorus Pro in Frankrijk of SDI in Italië). In plaats daarvan zal het land een particulier toegangspunt (Corner 5) kiezen om e-facturatiediensten te verlenen.
Door het korte tijdsbestek waarbinnen de verplichting voor kmo’s om e-facturen te ontvangen zal worden ingevoerd, zal het mogelijk zijn om het Belgische e-facturatieplatform Hermes te gebruiken dat bedrijven momenteel vrijwillig kunnen gebruiken bij B2B-transacties. Met dat platform kan je een e-factuur ontvangen en naar een pdf omzetten
Nederland
Sinds januari 2017 mogen alle leveranciers van de Nederlandse rijksoverheid (d.w.z. ministeries, de kerndepartementen en -agentschappen) enkel nog e-facturen sturen. Sinds 18 april 2019 is dat ook verplicht bij de lokale overheid en alle andere aanbestedende diensten. Je kan op drie manieren e-facturen sturen:
– via Digipoort – het facturatieportaal van de rijksoverheid (is verbonden met Peppol)
– via Digilnkoop – het aankoopsysteem van de rijksoverheid
– via Peppol door een gecertificeerd toegangspunt te gebruiken
Momenteel zijn er meerdere e-facturatiestandaarden aanvaard voor openbare aanbestedingen in Nederland:
– UBL-OHNL (nationale UBL) – de Peppol-standaard BIS 3.0
– SI-UBL 2.0 is de nationale implementatie van de NLCIUS (de Nederlandse CIUS)
– SI-UBL 1.2, de voormalige Peppol-standaard (wordt afgeschaft in 2022)
Hoewel dat nog niet is aangekondigd, zal Nederland in de toekomst waarschijnlijk e-facturatie in B2B opleggen, net als in buurland België.
Luxemburg
Na België en Nederland gaat Luxemburg nu als laatste van de Benelux-landen e-facturatie aan overheidsinstanties verplichten. De Luxemburgse belastingbelasters zullen hun facturen moeten doorsturen in een elektronisch formaat dat de traditionele facturen vervangt.
Wanneer zal e-facturatie in B2G verplicht worden in Luxemburg?
De wet van 13 december 2021 tot wijziging van de wet van 16 mei 2019 betreffende elektronische facturatie bij openbare aanbestedingen en concessieovereenkomsten schrijft voor dat grote Luxemburgse bedrijven vanaf 18 mei 2022 verplicht zijn om e-facturen te sturen naar overheidsinstanties. Dat is slechts 5 maanden nadat het wettelijk kader rond B2G-transacties in Luxemburg van kracht ging.
De tijdslijn voor e-facturatie bij B2G in Luxemburg ziet er als volgt uit:
Fase I: 18 mei 2022 (grote belastingbetalers)
Fase II: 18 oktober 2022 (gemiddelde belastingbetalers)
Fase III: 15 maart 2023 (kleine en net opgerichte ondernemingen)
Wat is het vereiste formaat voor de e-factuur?
Elke elektronische factuur moet beantwoorden aan de Europese standaard EN 16931-1:2017 en de syntax XML UBL of XML UN/CEFACT CII. Een van de standaarden die in overeenstemming is met de Europese normen is de Peppol-bedrijfsinteroperabiliteitspecificatie (BIS) 3.0.
Hoe zal e-facturatie in B2G werken in Luxemburg?
Luxemburg zal het Peppol-netwerk gebruiken voor e-facturatie in B2G. Om deel uit te maken van het Peppol-netwerk en facturen naar overheidsinstanties in Luxemburg te kunnen sturen moet een bedrijf verbonden zijn met een Peppol-toegangspunt. Zo’n Peppol-toegangspunt is een gespecialiseerde dienstverlener voor e-facturatie die is gecertificeerd door het Peppol-netwerk en voldoet aan de vereisten van het Peppol-netwerk. Dat houdt in dat het toegangspunt de factuur via het Peppol-standaardkanaal (AS4) omzet in het gewenste Peppol-formaat (BIS 3.0). Zodra een bedrijf verbonden is met een toegangspunt, is het ook verbonden met de Peppol-deelnemers in het netwerk en kan het niet enkel facturen uitwisselen met de Luxemburgse overheidsinstanties, maar ook andere documenttypes met elk privébedrijf dat ook is aangesloten bij het netwerk via een toegangspunt. De werking van het Peppol-mechanisme kan je makkelijk begrijpen aan de hand van het zogenaamde vierhoekstenenmodel:
In dit model verstuurt de uitgever van de factuur het document in een formaat naar eigen keuze (bv. IDOC, XML, EDIFACT enz.). Het maakt niet uit welk formaat de verzender kiest, omdat het document wordt doorgestuurd naar het toegangspunt van de verzender dat het document omzet en verzendt naar het toegangspunt van de ontvanger (overheidsinstantie of privébedrijf) in overeenstemming met de Peppol-standaarden. Daarna zet het toegangspunt van de ontvanger de factuur om in het formaat dat de ontvanger wenst. Zo verloopt de documentuitwisseling tussen koper en verkoper snel en praktisch, aangezien het toegangspunt de documenten veilig en volgends de wettelijke vereisten omzet en doorstuurt.
Voor kleinere en technologisch gezien minder volwassen bedrijven zal er een onlineformulier bestaan om e-facturen uit te geven en door te sturen. Ze moeten de kernelementen van de factuur manueel in de formuliervelden ingeven en kunnen dan het ingevulde formulier indienen. Als andere mogelijkheid kan een bedrijf een conforme elektronische factuur opladen en die via het ingevulde formulier indienen.
