Het woord ‘agile’ kan verschillende dingen betekenen: flexibiliteit, aanpassingsvermogen, snelheid of eenvoud. En al deze kwaliteiten zijn van cruciaal belang voor strategisch plannen. De achterliggende ideeën van een project communiceren en iedereen op één lijn krijgen, zijn daarbij van belang. Visuals zijn een duidelijk en makkelijk te gebruiken medium om dit voor elkaar te krijgen.
Tijdens de coronacrisis merkten bedrijfsleiders hoe belangrijk een agile-aanpak is om je bedrijf vooruit te helpen. En nu nieuwe manieren van werken meer permanent blijken is het tijd voor organisaties om zichzelf af te vragen hoe ze het beste voor flexibele en duurzame workflows kunnen zorgen. Niet alleen op kantoor, maar ook thuis en in hybride werkomgevingen.
Zakelijke besluitvormers zijn inmiddels bezig met het in kaart brengen van oplossingen en processen die deze nieuwe werkmodellen het beste ondersteunen. Daarbij wordt één ding duidelijk: virtuele en visuele samenwerking zal van cruciaal belang blijven voor bedrijfscontinuïteit en de betrokkenheid en productiviteit van teams. Bijvoorbeeld, oplossingen zoals digitale whiteboards dragen bij aan efficiënte focus sessies, duidelijke werk en taakverdeling en een soepele productontwikkeling. Simpel gezegd helpen visualisaties je om je planning en uitvoering een agile karakter te geven en de effectiviteit van agile teams te vergroten.
Floreren
Het ‘volgende normaal’ kenmerkt zich niet alleen door agile-processen, maar ook door flexibele communicatie en planning. Volgens een onderzoek door McKinsey zijn organisaties die teams de vrijheid geven om flexibel, in plaats van in silo’s, beslissingen te nemen effectiever. Daarom floreren juist organisaties met agile teams, werkomgevingen en reactievermogen binnen dit nieuwe werkklimaat. Door deze nieuwe workflow op elegante wijze te omarmen boeken ze nieuwe successen. Bij agile en agile-planning ligt de focus op multidisciplinaire samenwerking, iteratieve processen en flexibiliteit. Dit zijn cruciale factoren in de huidige gespreide werkomgeving.
Maar agile is nog effectiever als het wordt gecombineerd met de mogelijkheid om visueel samen te werken. Visuele samenwerking stelt teams in staat om ideeën uit te tekenen, gedachten tot uiting te brengen, wijzigingen aan te brengen en een omgeving te creëren waarin mensen hun creativiteit de vrije loop kunnen laten.
Hoe krijg je dit met visuals voor elkaar? Laten we een digitaal whiteboard als voorbeeld nemen. Deze tools kunnen helpen met het visualiseren van agile processen met systemen zoals Kanban-borden. Ze stellen teamleden in staat om samen te blijven werken als er geen mogelijkheid is om fysiek bijeen te komen. Door een digitaal whiteboard te integreren met projectmanagement oplossingen zoals Jira kun je een visueel archief in het leven roepen. Zo’n archief dient als single source of truth die laat zien waarom keuzes genomen zijn en wat de motivaties voor beslissingen waren. Tegelijkertijd biedt de aanvoer van realtime-data alle informatie over de huidige status van projecten en taken.
Boeiender
Hybride werken is uitgegroeid tot een van de belangrijkste prioriteiten voor bedrijven om flexibel te opereren en divers talent aan te trekken in het nieuwe normaal. Hier ligt een taak voor zakelijke besluitvormers weggelegd om voor de juiste oplossingen, processen en systemen te zorgen. Deze moeten planningsactiviteiten boeiender maken en wereldwijd verspreide medewerkers in staat stellen om brainstorming sessies te houden. Spreadsheets, datasets, e-mails en tekstdocumenten zijn prima hulpmiddelen voor documentatie en archivering. Maar ze zijn niet effectief in het overbrengen van grootse ideeën of het bevorderen van de creativiteit van teams. Plakbriefjes, handgeschreven notities, doedels en plaatjes brengen ideeën tot leven. Maar zonder een plek om deze visuele ideeën op te slaan of te linken aan de werkomgeving raken deze pareltjes van inspiratie snel zoek. Visualisaties kunnen je helpen om snel en eenvoudig verspreide teamleden te betrekken bij grote ideeën. Oplossingen voor visuele samenwerking kunnen persoonlijke interacties nabootsen en kracht bijzetten. Ze zorgen voor een snelle uitwisseling van de resultaten van brainstorming- en planning sessies, waar (ter wereld) werknemers zich ook bevinden.
Dat is wat de integratie tussen tools voor visuele samenwerking en oplossingen voor agile-planning, zoals Jira en andere tools voor projectmanagement, zo belangrijk maakt. Als je klaar bent om een idee in actie om te zetten, kun je een doedel of plakbriefje eenvoudig omzetten in een Jira-issue. Op die manier gaat er geen informatie verloren en vloeien al je beste ideeën direct je workflows binnen. Met deze integratie kun je snel achterstallige items in taken omzetten. Ook wordt je voortgang automatisch bijgewerkt in je platform voor projectmanagement én je visuele samenwerkingsplatform. Voor soepel beheer van projecten en samenwerkingen kunnen teams visuele tools integreren met hun bestaande oplossingen voor projectmanagement. Projectmanagers kunnen Kanban-borden, planningen voor sprints en andere componenten van hun agile aanpak aan digitale whiteboards toevoegen. Zo kunnen zij leden van multidisciplinaire teams samen brengen zonder op een kluitje in een vergaderruimte te zitten rond één fysiek whiteboard.
Agile projectmanagement en planning bieden voordelen voor je hele organisatie, zeker in een tijd waarin teamleden steeds minder op één plek werken. Door visuele samenwerking aan deze agile processen toe te voegen kunnen je teams sneller schakelen dan ooit tevoren.
