De pandemie liet de wereld zien dat de digitalisering van bedrijfsprocessen is uit te rollen in een eerder voor onmogelijk gehouden tijdsbestek. De urgentie van de crisis maakte het voor sommige bedrijven echter onvermijdelijk om te kiezen voor kant-en-klare snelle oplossingen. Om concurrerend te blijven, zijn langetermijnoplossingen essentieel, waarbij bedrijfsprocessen blijvend worden aangepast en gemoderniseerd. Het is niet wenselijk of praktisch om zelfs maar te denken aan een terugkeer naar papieren dossiers, analoge processen en fysieke toegang. Zeven stappen om dit te voorkomen.
Omdat de digitalisering van bedrijfsprocessen een succesvolle manier is om de bedrijfsvoering te optimaliseren, en de meeste organisaties hebben hier al grote plannen voor. Door de dagelijkse druk van de werkzaamheden worden deze initiatieven vaak niet als prioriteit gezien en lopen daardoor regelmatig vertraging op.
En toen was daar de coronacrisis. Bijna van de ene op de andere dag werd werken op afstand cruciaal voor het voortbestaan van het bedrijf. De noodzaak om te transformeren was zo dringend dat nieuwe digitale oplossingen in een eerder voor onmogelijk gehouden tijdsbestek werden uitgerold. Dit lijkt in eerste instantie een mooi resultaat. Het is echter duidelijk geworden dat door de urgentie van de crisis, deze digitale oplossingen voor veel bedrijven op de lange termijn niet altijd houdbaar zijn.
Twee redenen
Waarom geen langetermijnoplossingen? Om de volgende twee redenen.
- In de verwarrende en stressvolle periode van de vroege uitbraak stonden managers onder grote druk om snel beslissingen te nemen om hun organisatie te laten functioneren. Dit resulteerde in kant-en-klare snelle oplossingen.
- Hierdoor is het zeer waarschijnlijk dat een deel van deze besluitvorming op afdelingsniveau plaatsvond. Door geen rekening te houden met de impact over verschillende bedrijfsonderdelen heen, ondervinden deze organisaties een gebrek aan integratie. Hierdoor voldoen oplossingen vaak niet aan de essentiële bedrijfsbehoeften.
Terugkeren naar eerdere processen is geen optie, al vreest bijna negentig procent van de Nederlandse it-professionals dat hun organisatie dit gaat doen, blijkt uit onderzoek van Iron Mountain. Daarom een zevenstappenplan om bedrijven te helpen hun digitale weg toekomstbestendig te maken en de waarde van fysieke opslag te maximaliseren.
- Uit een recent rapport van Gartner blijkt dat iets meer dan tachtig procent van de bedrijven overstapt op een model voor (deels) werken op afstand. Als gevolg daarvan is het gewoon niet wenselijk of praktisch om zelfs maar te denken aan een terugkeer naar papieren dossiers, analoge processen en fysieke toegang.
- Informatie over bedrijven en compliance is fundamenteel voor gegevensverwerking. Frameworks bevatten waardevolle inzichten die kunnen worden omgezet in bruikbare informatie.
- Breng uw risicoprofiel in kaart: Een belangrijke eerste stap is analyseren waar u het meest kwetsbaar bent. Welke gegevens lopen gevaar als data in beweging is en mensen op afstand werken? Wat kan er naar de cloud worden verplaatst? Zijn uw leveranciers veerkrachtig?
- Concentreer u op waar u de grootste impact zult hebben: Om succesvol prioriteiten te stellen, moet u weten waar u de grootste impact zult behalen. Dit houdt in dat u verder moet kijken dan de initiële opstartkosten, en moet focussen op de algehele voordelen van digitalisering, waaronder het verminderen van de tijd die wordt besteed aan handmatig oplossingen en het risico van nalevingsovertredingen.
- Werk samen: we zitten allemaal in hetzelfde schuitje, dus zorg ervoor dat verschillende afdelingen samenwerken om robuuste, geïntegreerde oplossingen te ontwikkelen.
- Zoek een leverancier die zich kan verhouden tot uw digitale weg: voor bedrijven die nog steeds afhankelijk zijn van analoge oplossingen, kan digitalisering ontmoedigend en riskant zijn. Het loont om een leverancier te vinden die dezelfde weg heeft afgelegd, uw papieren processen begrijpt en u door de digitale wereld leidt.
- Prioriteer en ontwikkel communicatie- en trainingsprogramma’s: uit genoemd onderzoek blijkt dat circa tachtig procent van de gegevensverwerkers een training heeft gevolgd om digitaal te werken, wat een uitstekende stap in de goede richting is, maar overweeg programma’s die verder gaan dan gegevensverwerking om succes te boeken.
Nu actie ondernemen
De digitalisering is mogelijk versneld door een eenmalige noodsituatie. Maar nu de barrières voor transformatie zijn weggenomen, is het van groot belang dat we de vooruitgang behouden om ons herstel op de lange termijn veilig te stellen.
(Auteur Jeroen Strik is directeur van Iron Mountain Nederland en België.)
Een recent rapport van Gartner lijkt me nietszeggend als er geen rekening gehouden wordt met lokale verplichtingen in de compliance want veel van de bedrijfsprocessen komen nog altijd voortkomen uit wet- en regelgeving. Lange verhaal is terug te brengen tot de simpele boodschap dat data als bewijslast vaak het digitale residu is van de processen want Sywert was niet de enige die probeerde te profiteren van ‘never waste a good crisis’ als we kijken naar de vloek van verantwoording achteraf nu de rook aan het optrekken is.
Van bonnetje van Teeven naar de boekhouding van Hugo hebben we het vooral over een ‘deugdelijke’ administratie aangaande de rechten en plichten van de rechtspersoon. Dat klinkt saai maar al voordat we door een pandemie getroffen werden waren de papierstromen al grotendeels gedigitaliseerd middels het gebruik van e-mail en een leuke hierin is de ‘legal hold’ waaraan niet voldaan wordt als je eigen mailsystemen gaat gebruiken.