Medewerkers in de zorg zijn doorgaans slecht op de hoogte van beschikbare digitale oplossingen en vragen er dan ook niet om bij het bestuur. Terwijl het bestuur dit wel verwacht. Gevolg is veel handwerk in de processen. Dit blijkt uit onderzoek in het kader van het project Digitale Versnelling Nederland (DVN), een initiatief van Cisco.
Meer dan vijftig organisaties werken samen om innovatie door digitalisering te realiseren. Het onderzoek naar digitalisering in de zorgsector is uitgevoerd door adviesbureau Effecta in opdracht van ict-dienstverlener Conscia
Naast dit onderzoek doen Lena Hoogstadt en Peter Kranendonk van Effecta verslag van de gesprekken die zij hadden met zorgmedewerkers. Dit mondde uit in het ‘Zorgrapport: De zorg op afstand’ uit 2021.
Een conclusie: de digitalisering in het operationele werk van de zorg is wel van de grond gekomen, maar bij de ondersteunende processen blijft dit achter.
Telefoonboek
‘Tijdens de coronapandemie blijkt meer dan ooit dat goede zorgverlening op afstand van groot belang is. Intensive-careafdelingen raken overbezet en reguliere zorg wordt afgeschaald. Meer doen met digitale mogelijkheden maakt de zorg efficiënter en beperkt reisbewegingen. Daarbij mag het maken van écht contact niet uit het oog worden verloren’, meldt het rapport.
Uit het onderzoek blijkt dat het geregeld hapert als het gaat om onderlinge communicatie tussen zorgmedewerkers en bij de organisatie van het werk. Contact met de patiënt digitaliseert al wel in hoog tempo. De ene zorginstelling is hierin al ver, de andere staat nog aan het begin.
Als voorbeeld gebruiken de onderzoekers het telefoonboek. Zorgafdelingen houden telefonische bereikbaarheid veelal op papier of planbord bij. Dit vergt veel handwerk en is vaak niet actueel. Ook is niet zichtbaar voor wie men wel of niet bereikbaar is en op welk moment. Vaak wordt nog gewerkt met pagers die niet direct te bellen zijn. De oplossing is een functioneel telefoonboek dat laat zien wie op welk moment beschikbaar is en hoe die persoon te bereiken is. In dit systeem staan alle gebruikers. Zo’n flexibel systeem voor de bereikbaarheid en het plannen van diensten kan via een eenvoudige web-interface worden gerealiseerd. Via een app zien medewerkers wanneer ze dienst hebben en kunnen ze diensten ruilen. Het systeem verbindt een beller automatisch door naar de dienst doende medewerker.
Knelpunten
De onderzoekers beschrijven 21 cases op het gebied van onderlinge communicatie, organisatie van de werkzaamheden en communicatie met de patiënt. Met name in de eerste twee categorieën is nog veel te verbeteren. Om knelpunten goed in beeld te krijgen, voerden de onderzoekers ongeveer vijftig gesprekken met zorgmedewerkers van vijftien ziekenhuizen, verpleeghuizen en huisartsenpraktijken.
Effecta stelt dat de meeste it-oplossingen van bovenaf worden opgelegd zonder duidelijk overleg met de gebruikers, waardoor gebruik en acceptatie minimaal zijn en ontwikkelingen worden geremd. De onderzoekers menen dat de it-afdeling de werkvloer op moet om te achterhalen waaraan behoefte bestaat. Niettemin kan het lastig zijn de wensen van de werkvloer te vertalen naar concrete it-oplossingen. Verbindende functieprofielen die over beide perspectieven beschikken, bevorderen die gewenste vertaling. Zo beschikken steeds meer ziekenhuizen over een zogenaamde chief nursing information officer.
Niet gebruiksvriendelijk
Online-vergaderen is sinds de pandemie in een stroomversnelling geraakt. De combinatie van werknemers en/of patiënten op locatie en online (hybride vergaderen) zorgt voor obstakels, ook in verbindingskwaliteit en vergaderetiquette. Dit vraagt om middelen en mogelijkheden. De oplossing is een systeem waarin hard- en software optimaal samenwerken voor een storingsvrije vergadering, inclusief hoogwaardige camera’s en microfoons.
Medewerkers met (piket)diensten beschikken vaak over toestellen die handmatig worden doorgegeven bij de wisseling van dienst. De overgang van pagers naar mobiel maakt het lastig voor elke dienst een apart toestel mee te nemen, zeker nu we meer thuiswerken.
Veel behandel- en statusgesprekken kunnen efficiënt op afstand via een videoconsult plaatsvinden. Veel van de gebruikte oplossingen zijn echter niet gebruiksvriendelijk. Patiënten moeten vaak nog veel handelingen verrichten voordat een gesprek plaats kan vinden. De oplossing is een kwalitatief goed, eenvoudig en gebruiksvriendelijk systeem, dat bovendien de integratie tussen agendasysteem, videotoepassing en Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) / Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) goed inricht. Momenteel vermindert koppeling van systemen de gebruiksvriendelijkheid nog te veel
Het plannen van visiterondes op verpleegafdelingen gebeurt doorgaans ad-hoc, op basis van de beschikbaarheid van specialisten. Hierbij kan het voorkomen dat er bij een visite meerdere specialismen fysiek aanwezig moeten zijn, terwijl zij op meerdere locaties werken. De oplossing is een systeem voor videovisites dat agenda’s integreert zodat direct zichtbaar is welke specialisten beschikbaar zijn. Deelname aan een videovisite bespaart veel (reis)tijd. Ook zijn verpleegkundigen daarmee minder afhankelijk van de planning van specialisten.
Digitale triage
Een knelpunt bij huisartspraktijken is de triage, waarbij assistentes vragen naar symptomen om te kunnen vaststellen welke hulp iemand nodig heeft en wie die zou moeten verlenen. Vooral tijdens corona is het takenpakket van assistenten van (huis)artsen toegenomen. De meeste tijd zit in het beantwoorden van vragen van patiënten en het bepalen van de zorgvraag door middel van triage. Ieder gesprek onderbreekt het werk en dit zorgt voor frustratie onder de assistenten. De oplossing is een systeem voor het verbeteren van digitale triage door een symptoomcheck door de patiënt zelf via specifieke websites. Deze sites dienen beschikbaar te zijn binnen de digitale omgeving van de huisarts. Dit voorkomt dat patiënten telefonisch contact opnemen.
Meer informatie is hier te vinden.
Het efficiënter maken van de zorg is van die typische management prietpraat als we kijken naar het beter maken van de zorg. En zo’n eerste zin is dan ook treffend voor het probleem want de hiërarchie in de zorg leidde tot een too many chiefs and not enough indians probleem. Misschien dat we
daarom eerst eens naar de organisatie van de zorg moeten kijken voordat we in de mogelijkheden van de techniek duiken. Tenslotte hebben we met de gezondheidscrisis geleerd dat een te groot digitaal optimisme niet alleen leidde tot een gegevensverlies.
Niet gebruiksvriendelijk is nog maar het kleinste probleem want vragenlijsten in de triage zijn onnodig lang door de interesse in de bijvangst door de beeldschermdokters die meer bezig zijn met de genezing van hun modellen dan het welzijn van de patiënt. Het verzamelen van data is één, deze rechtmatig verkrijgen en correct bewaren is twee want een ongeoorloofde nieuwsgierigheid is eerder regelmaat dan uitzondering. Vervelende bijwerking van al die digitalisering zijn dan ook de rap stijgende kosten aangaande de informatietoegang en informatiebescherming.
Meneer en mevrouw Effecta lijken me de klassieke fouten te maken als ik kijk naar de focus waardoor de sector welzijn en gezondheid nog altijd met stip op nummer één staat als het gaat om het lekken van (medische) gegevens. Maar misschien komt dat wel doordat de stakeholder patiënt nog altijd geen gesprekspartner is, het echte contact tussen de zorgvragende en de zorgverlener is tenslotte een vertrouwensrelatie waarin de regie op de gegevens weer terug gelegd moet worden bij de patiënt.