Basware blijft trouw aan e-facturatie

Basware levert ruim twintig jaar inkoop- en factureringssoftware. De laatste paar jaar maakte het Finse bedrijf een omslag naar de cloud. Ook verrijkte het zijn software met kunstmatige intelligentie en machine learning. 'Wij kunnen klanten daardoor meer datagedreven inzicht bieden in hun purchase- én source-to-pay-processen', stelt Basware-consultant Kris Vanhoutte. 'Er valt nog zo veel te winnen qua automatisering van facturen.'

In 2017 maakte Basware de ommezwaai naar software-as-a-service (saas). Die cloud-overgang werpt sindsdien zijn vruchten af. Op een dip na aan het begin van de pandemie is het bedrijf gegroeid. ‘De coronacrisis en het op afstand werken, deed organisaties meer investeren in online-oplossingen, zo ook bij ons’, zegt Kris Vanhoutte, presales consultant bij Basware. 

Niet dat er geen klanten meer zijn die de software on-premises draaien, maar volgens Vanhoutte zijn de meesten overtuigd van de voordelen van de cloud: geen lokale software-installatie nodig, geen volledige updates meer, altijd de meest recente versie, makkelijk op- en af te schalen en betaal naar gebruik in plaats licenties. ‘Zo’n saas-omgeving geeft klanten gemoedsrust.’ Inmiddels is zo’n tachtig procent van de omzet van Basware cloudgerelateerd: in het afgelopen derde kwartaal was dat 29,7 miljoen (een groei van een kleine tien procent) op een totale omzet van 37,1 miljoen euro, een groei van een procent.

Source-to-pay

Met de software van Basware kunnen klanten hun purchase-to-pay-proces (ook wel procure-to-pay genoemd) elektronisch afhandelen. Dat proces omvat het gehele proces van bestelling tot betaling, dat de activiteiten omvat van het aanvragen, aankopen, ontvangen, betalen en administreren van goederen en diensten. Ook beschikt Basware over een wereldwijd e-handelsnetwerk voor het afhandelen van bestel- en betaalprocessen tussen klanten en leveranciers. Orders en facturen worden daarbij omgezet naar databestanden in een formaat (zoals pdf, xml/ubl en edi) zoals de ontvangende partij die wenst. 

Maar, benadrukt Vanhoutte, ‘onze activiteiten behelzen meer dan elektronische factuurverwerking. Wij bieden een oplossing ontwikkeld voor source-to-pay: het proces van leveranciersselectie en contractmanagement tot aan inkoop, facturatie en eindgebruikerservaring. Samen met klanten brengen wij zo’n proces in kaart en bepalen we welke functionaliteit nodig is om alle workflows efficiënt te ondersteunen, barrières weg te nemen en inzicht te bieden in waar een bedrijf geld aan besteedt.’

Door hoepels springen

Want het voeren van een administratie is geen sinecure. Vanhoutte: ‘Een bedrijf is geen eiland; leveranciers zijn belangrijke schakels. Elke organisatie werkt op zijn eigen manier en ook intern is er vaak nog weinig standaardisatie rond inkoop en e-facturatie. In onze saas-omgeving is dat wel geregeld, ook met voorgeschreven standaarden voor toeleveranciers, en voorkomen we dat er door 27 hoepels moet worden gesprongen eer er uiteindelijk een orderbevestiging of factuur is te versturen.’

In het source-to-pay-stuk merkt hij dat de afdelingen inkoop en financiën nauwer met elkaar verwerven raken. ‘Uiteindelijk is facturatie een vorm van gegevensverwerking. Als je dan je source-to-pay goed hebt ingeregeld, krijg je beter zicht op inkoop- en betaalstromen, op directe én indirecte kosten. Vanhoutte wijst bijvoorbeeld op de inhuurkracht die vaak als indirecte kostenpost wordt aangezien maar vaak wel van strategisch belang is om de boel draaiende te houden. Of de bekende ad hoc-uitgaven van ‘om de hoek’. 

Doemscenario

Omdat facturen bedrijfsgevoelige informatie bevatten, is het dan wel een goed idee om de verwerking in de cloud te laten plaatsvinden? Of, nog een stap verder, door een derde partij als Basware dit te laten uitvoeren? Is het hackingrisico niet te groot bij klanten die hun it-beveiliging niet op orde hebben? En garandeert het bedrijf dat een medewerker er nooit met de bedrijfsgegevens van klanten vandoor gaat om die aan de concurrentie te verkopen?

Vanhoutte gelooft niet in dit soort doemscenario’s. ‘Wij hebben op it-vlak alle poorten dichtgetimmerd. Op gebruikersvlak doen we er alles aan om menselijke fouten te vermijden. Onze goedkeuringsprocessen zijn zo ingericht dat er telkens minstens twee medewerkers hun fiat moeten geven bij een factuurverwerking. En vanzelfsprekend wordt elke actie gelogd die een gebruiker doet en kan elke gebruiker die gegevens ook raadplegen. Vergeet niet, wij verwerken 130 miljoen elektronische facturen per jaar. We kunnen daarbij geen enkel risico lopen.’

Automatisering

Het elektronisch factureren, in de slipstream van het e-mailen ontstaan, gaat al even mee, maar is de laatste jaren aan een grote opmars bezig, stelt de Basware-consultant. Met name aangejaagd door overheden die het elektronisch factureren verplicht stellen. Hij verwacht de komende jaren veel van kunstmatige intelligentie (ai: artificiële intelligentie) en machine learning. Het bedrijf verrijkt sinds een paar jaar zijn software hiermee en het biedt volgens Basware vele voordelen in de gehele procure-to-pay-cyclus.

Vanhoutte voorziet op korte termijn onder meer een verdere automatisering van handelingen die nu nog handmatig plaatsvinden, het elimineren van fouten en een snellere verwerkingstijd. ‘Met ai kunnen bijvoorbeeld inkooporders die afwijken van de norm, automatisch worden aangemerkt voor een nadere inspectie. Dat gaat veel sneller dan dat een medewerker dit moet controleren. Of, een stap verder, met behulp van machine learning weet de software of een ingediende factuur automatisch is goed te keuren en te verewerken.’

Zombiefacturatie

Ondanks de verrijking van de software heeft Basware niet de ambitie om qua functionaliteit te verbreden, richting de (Europese) elektronische vrachtbrief of de enterprise resource planning (erp)-hoek. Vanhoutte: ‘Er valt nog zoveel te winnen qua automatisering van facturen.’ Uit cijfers van het Duitse onderzoeksbureau Billentis blijkt dat er wereldwijd jaarlijks nog zo’n vijfhonderd miljard papieren rekeningen worden verstuurd, tegenover 65 miljard e-facturen (87/13 procent). In de Benelux ligt dit elektronisch aantal rond de negenhonderd miljoen. 

Nog steeds worden er facturen via de fax verstuurd (‘die zie ik wel binnen nu en een paar jaar verdwijnen’) en ook edi – electronic data interchange – is immer in zwang. Vanhoutte: ‘Dat was eigenlijk de eerste manier om via een netwerk zakelijke gegevens te versturen. Edi is al een paar keer doodverklaard. Ik noem het weleens gekscherend het ‘jaren-tachtig-zombiefacturatiesysteem’. Maar Basware ondersteunt dit protocol nog steeds. Het geeft tevens aan dat er in de markt nog genoeg ruimte ligt voor innovatie.’

Peppol

Innovatie die overigens niet alleen bij Basware gebeurt. Zo is er Peppol, wat staat voor Pan-European Public Procurement On-Line. Het is een beveiligd netwerk waarover bestanden, zoals bijvoorbeeld een e-factuur in UBL-formaat, verstuurd moeten worden volgens een bepaald protocol voor elektronische gegevensuitwisseling. Peppol ontstond in de schoot van de Europese Commissie en heeft als doel om het purchase-to-pay-proces tussen overheidsinstanties en leveranciers te vereenvoudigen. Meer en meer landen, zelfs buiten Europa, verplichten het gebruik van het Peppol-netwerk voor het versturen van e-facturen.

Op de vraag of Peppol bedreigend is voor Basware reageert Vanhoutte ontkennend. In zijn ogen is juist een rol weggelegd voor Basware als ‘serviceprovider met een Peppol-aansluiting’. Die aansluiting is nodig om Peppol te koppelen aan een het erp-of boekhoudsysteem van de klant. Eenzelfde rol ziet hij voor zijn bedrijf weggelegd bij de opkomende e-marktplaatsen die voor mkb’ers een toegang bieden tot e-commerce en de administratie afhandelen. ‘Ook daar geldt dat er nog veel papieren facturen circuleren. Je hebt goede invoice-oplossingen nodig om die te kunnen verwerken en die service bieden wij al lange tijd.’