Overschakelen van het ene naar het andere bedrijfssysteem vergt geduld, maar brengt ook risico’s met zich mee. Maanden van planning en tests monden bij een systeemmigratie uiteindelijk uit in de lancering van een project dat bloed, zweet en hoogstwaarschijnlijk veel euro’s kostte. De inzet is hoog, de uitkomst onzeker.
Gartner zegt dat bedrijven zo’n zestig procent van hun erp-investeringen achteraf een mislukking noemt. Wat kunnen organisaties dan doen om hun systeemmigraties wél te laten slagen? Hieronder zes tips voor een succesvolle systeemmigratie voor jouw organisatie
Zes tips
- Migratie is verhuizen: welke aanpak kies je?
Zie systeemmigratie als een verhuizing, waarbij je in je nieuwe, luxe woning geen ruimte hebt voor oude meubels. Bovendien passen ze soms niet bij het nieuwe interieur. Bepaal daarom welke applicaties onmisbaar zijn voor je bedrijf, en van welke processen je afscheid moet nemen. Waar je afscheid van neemt en wat je meeneemt, bepaalt deels de wijze van migratie die je kiest (greenfield, brownfield of hybride). Daar moet je een keuze in maken, voordat je verder gaat met de migratie.
- Er is een standaard: hou je daaraan
Tijdens de verhuizing is de standaardisatie als het in dozen doen van je spullen. Dít is je selectieproces, hier neem je afscheid van je vijftien spijkerbroeken als je aan minder genoeg hebt. Voor de migratie bekijk je hier de processen die je nodig hebt, en waar je afscheid van neemt. De standaard is één manier van werken, één best practice. Gebruiken je afdelingen bepaalde applicaties niet? Gooi ze weg. Blijken verschillende afdelingen op andere manieren aan standaardtaken te werken? Kies er één, doe die in de denkbeeldige doos, en neem hem mee. Zonder deze strenge selectie neem je de wirwar van toepassingen en gewoonten mee naar je nieuwe situatie, terwijl die juist de reden waren voor je migratie.
- Kaart van je organisatie: stippel je route uit
Dat je hebt gekozen voor een x-aantal processen en afscheid neemt van andere geeft je nog geen organisatie die loopt als de bliksem. Zelfs de processen die je meeneemt hebben misschien hun gebreken: breng die in kaart. En: in je route van transformatie liggen vast gaten in het wegdek. Leg vast wáár je organisatie tekortschiet en waar je jouw energie en focus dus op moet richten. Het is hierin belangrijk niet, of niet alleen, op workshops en gebruikersenquêtes te leunen. Die zijn vaak subjectief en foutgevoelig. Probeer vooral ook aan data te komen die aantonen waar jouw organisatie nog moet verbeteren.
- Blik op de toekomst: waar gaat dit heen?
De implementatie van nieuwe systemen is geen eenmalige klus die je afvinkt en waar je vervolgens nooit meer naar omkijkt. Het is een verandering in benadering. Je gaat als organisatie van een ad-hoc benadering naar een missie met een toekomstvisie.
Systeemmigratie is dus geen quick fix, maar een aanpak die ook trends en doelen in de gaten houdt. Welke behoeften heeft jouw organisatie in de toekomst? Kunnen jouw nieuwe systemen die aan? Het is relatief gemakkelijk om te zien of nieuwe software jouw problemen – nu – oplost, maar helpt zo’n programma ook in de toekomst? Experts kunnen je daar een deel van het antwoord op geven, maar data kan je óók helpen met het voorspellen van jouw toekomstplaatje. Soms ligt de oorzaak van problemen die mensen rapporteren mijlenver bij de daadwerkelijke oorzaak vandaan. Het fout inrichten van nieuwe processen wordt op die manier een kostbare, tijdrovende, foutgevoelige klus. Baseer je beslissingen daarom zoveel mogelijk op cijfers.
- Mensen zijn gewoontedieren: help je personeel
Systeemmigratie vraagt niet alleen veel van je it’ers. Vrijwel iedereen binnen de organisatie krijgt met de nieuwe systemen te maken, en dat stuit soms op weerstand. Sommigen van je medewerkers zitten al jaren of zelfs decennia in een bepaalde flow. Soms is het overtuigen van zulke collega’s misschien wel het moeilijkste deel van de hele systeemmigratie. En dit deel is cruciaal: als niet iedereen aan boord is, kan het schip niet vertrekken. Volgens een rapport van McKinsey faalt maar liefst zeventig procent van de migratie initiatieven, grotendeels doordat medewerkers tegenstribbelen of het management de initiatieven niet genoeg ondersteunt. Hoe doe je dat dan wel? Door te zorgen dat wát je implementeert aan alle wensen van de stakeholders voldoet. Plan regelmatige gesprekken met alle belanghebbenden, zodat je van hun wensen op de hoogte bent en zij inzien dat ze gehoord worden. Op die manier creëer je draagvlak en krijgt je project een kans van slagen.
- De zaak loopt: hoe weet ik of het werkt?
Om het slagen van een procesomschakeling aan te tonen moet je aan kunnen tonen dat ze waarde creëren. Systeemmigratie initiatieven zijn te vaak een zwarte doos waar belanghebbenden geen inzicht in hebben. Om het gecreëerde draagvlak te behouden is het daarom noodzakelijk de besluitvormers in het bedrijf resultaten te blijven voeren. Je moet een directe correlatie aan kunnen tonen tussen geïmplementeerde processen en een positiever resultaat van je organisatie.
Dat is moeilijk: veel bedrijven kunnen kpi’s als manuele handelingen, vertragingen en on-time delivery niet in data vastleggen. En áls deze kpi’s veranderen, weten deze organisaties vaak niet hoe dat komt. Gebruik daarom software om al je bedrijfsprocessen te visualiseren. Op die manier wordt de impact van deelprocessen zichtbaar en begrijpelijk en is het gemakkelijk aan te tonen wáár in het proces je een interventie moet plegen voor een (nog) beter resultaat.
Door met data te werken en processen te monitoren zijn systeemmigraties in de toekomst geen grote operaties meer. In plaats daarvan kun je als organisatie proactief met al je bedrijfsprocessen bezig zijn, en ze verbeteren op microniveau. Verschillende nieuwe technologieën maken realistische simulaties van al je mogelijke beslissingen mogelijk, waardoor succes van aanpassingen haast gegarandeerd is, in plaats van schot in het donker. Een goed execution management system (ems) combineert alle relevante technologieën die waardevolle data uit je processen halen, om zo kansen te identificeren en een plan van aanpak voor te stellen. Vanaf die eerste stap is constante verbetering de norm, en om daar te komen heb je net een routekaart gekregen.
(Auteur Wilfred Flier is distinguished principle solution engineer bij Celonis.)
