Snel, eenvoudig en veilig een verbinding maken tussen een vergaderscherm en een smartphone. Geen tijdsverlies en gemakkelijk een presentatie delen. Een oplossing die dat mogelijk maakt, daar zitten velen op de wachten, denkend aan de vele keren dat het fout ging. Met de Synappx-producten van Sharp is een paar keer klikken voldoende om online te vergaderen en documenten met elkaar te delen.
“’Zo zou het toch moeten werken.’ Jaap Kloosterhuis, boswachter bij het Lauwersmeer, is bezig verbinding te maken tussen zijn laptop en een digitaal videoscherm, een operatie die bijna nooit in één keer lukt. Gedoe met stekkertjes. Kabeltjes en knopjes. Uit- en weer aanzetten. Het frustrerende no signal.” Een citaat uit NRC 28 oktober jl.
Beter kunnen wij de vele handelingen rondom het aansluiten van verschillende apparatuur niet beschrijven. De perikelen die haast iedereen herkent en waarmee veel kostbare vergadertijd verloren gaat. Onderzoek (Total Economic Impact Study, Forrester Consulting, februari 2016) heeft aangetoond dat het gemiddeld tien minuten kost om productief te zijn tijdens een vergadering. Tijd die verloren gaat aan verbinding maken, het vergadersysteem starten of de juiste bestanden op te zoeken. Technologiebedrijf Sharp heeft zich over het probleem gebogen en heeft met de nieuwe lijn Synappx een oplossing gevonden.
Op het hoofdkantoor van Sharp Benelux in Utrecht laat Marco van Vliet, Product Manager Document Solutions, zien hoe Synappx werkt. In de ruimte staat een groot scherm; linksonder op de rand van het scherm zit een NFC-tag, legt van Vliet uit. Hij tikt met zijn smartphone op de NFC-tag en op het scherm is de presentatie te zien die hij wil tonen. Dat doet hij met Synappx Go. “Die versie is ontworpen voor medewerkers die elkaar bijvoorbeeld bij het koffieapparaat tegenkomen en besluiten een onderwerp te bespreken. Als er een scherm vrij is, kunnen ze meteen aan de slag. In de nieuwe generatie printers en schermen zit de standaard NFC-chip geïntegreerd. ”
Printer
Het is niet alleen mogelijk op deze eenvoudige manier een scherm aan te sturen, maar ook een printer. Van Vliet loopt naar de printer, houdt zijn smartphone bij de NFC-tag die op het apparaat zit en geeft de opdracht een document af te drukken zonder de printer aan te raken. De machine komt uit de slaapstand en drukt even later het gewenste bestand af. Net zo eenvoudig is het om op dezelfde makkelijke manier een document te scannen.
“Het voordeel is”, zegt Van Vliet, “dat de prints er alleen uitkomen als je je smartphone bij de printer houdt. Dit is een extra beveiligslaag, waardoor vertrouwelijke documenten niet zomaar op de uitvoertrede van de printer blijven liggen. ”
Marco memoreert dat er verschillende generaties zijn binnen een organisatie. De jongeren zijn als het ware geboren met een smartphone en hebben minder moeite met het koppelen van apparatuur en het werken met apps. “Maar er zijn er ook andere generaties op de werkvloer die daar wel moeite mee hebben. Dankzij het intuïtieve gebruik van Synappx kunnen alle medewerkers eenvoudig gebruik maken van de beschikbare technologie.”
Synappx Meeting
Waar Synappx Go bedoeld is voor kleinere bijeenkomsten, bijvoorbeeld voor een brainstormsessie, van maximaal vier personen, is Synappx Meeting juist ontworpen voor groepen die een fysiek, hybride of juist online vergaderen. Eveneens een aanvulling op de verschillende applicaties en tools die een bedrijf toch al hanteert.
Marco benadrukt dat de Synappx-producten een aanvulling zijn op bestaande toepassingen voor cloudopslag en vergaderoplossingen zoals Microsoft 365, Google Workspaces, Microsoft Teams, GoToMeeting, Zoom, Cisco WebEx, Google Drive, Microsoft Drive en Dropbox. “Wij vervangen die platformen niet, we maken het alleen maar eenvoudiger om ze te gebruiken.”
Hij vergelijkt Synappx met de zenuwbanen in het menselijk lichaam; synapsen zijn de overspringplaatsen waar informatie van de ene zenuw naar de andere wordt doorgegeven. Daarmee is meteen de naam Synappx verklaard.
Inzage in gebruik
De IT-beheerder van een organisatie kan via een webbrowser alle configuraties instellen die passen bij het desbetreffende bedrijf. Dat geldt ook voor het gebruik van speaker phones, printers en displays op afdelingen en in vergaderruimtes. Agents op de laptops en pc’s zorgen voor de juiste verbindingen; daar hebben gebruikers geen omkijken naar.
“Bijkomend voordeel is dat de beheerder inzicht krijgt in hoe de vergaderruimtes, apparatuur en applicaties worden gebruikt door de medewerkers. Hij kan dan actie ondernemen als hij ziet dat er bijvoorbeeld te weinig vergaderruimtes zijn. Overigens is het, vanwege privacy, niet zichtbaar welke personen wat gebruiken”, legt Van Vliet uit.
Synappx Go is een abonnement per gebruiker; Synappx Meeting is een abonnement per vergaderruimte. Dit zijn overigens de eerste twee producten, Van Vliet verwacht dat er in de loop der tijd meer komen.
Bezoek Sharp.nl voor meer informatie over Sharp en haar werkplekoplossingen zoals Synappx.
