‘Digitale transformatie moet ‘Plan O’ krijgen’

Het grootste it-evenement van Nederland, op 3 en 4 november in Jaarbeurs, heeft de naam TBX gekregen. Maar eigenlijk zou het andersom moeten zijn, vindt adviseur Danny Mekić: ‘De huidige digitale transformatie is begonnen met de versnelling door de pandemie. Bedrijven hebben daarvan geprofiteerd, mogelijk gemaakt door technologie. Dus: Accelerate. Business. Tech: XBT.’ Mekić verzorgt een keynote over de digitale transformatie, waarin hij pleit voor een Plan O; een schema om te sturen op een digitale kink in de kabel.

Mekić (1987) verzorgt de openingskeynote van TBX. Deze serie-ondernemer is expert op het gebied van digitale transformatie, ondernemerschap, nieuwe businessmodellen, technologie en innovatie. Op vijftienjarige leeftijd richtte hij zijn eerste bedrijf op en werd al snel uitgeroepen tot meest succesvolle jonge ondernemer van Nederland. Met zijn diepgaande kennis van technologie, management en het recht is Mekić de afgelopen twee decennia uitgegroeid tot een van de meest invloedrijke adviseurs van diverse overheden en veertig van de honderd grootste organisaties in Nederland en daarbuiten. Als ondernemer, investeerder en opiniemaker, maar ook als boardroomadviseur daagt hij talloze grote multinationals, overheden, mkb en non-profitorganisaties uit om toekomstbestendig te zijn.

Hij ziet dat bestuurders en it-managers adequaat hebben gereageerd op de plotselinge ‘thuiswerkmodus’ en op veranderingen in de logistieke ketens. Hoewel er wat dat laatste betreft nog wel wat werk aan de winkel is. ‘Maar over het algemeen zijn bedrijven er goed van afgekomen en hebben zij gezien wat it vermag. Zij zien nu ook dat er meer mogelijk is. De toepassing van it is versneld doorgevoerd als gevolg van de pandemie. Nu is het zaak even pas op de plaats te maken; te inventariseren wat er is gebeurd en na te denken over hoe dit verder is uit te bouwen om bedrijfsdoelstellingen sneller of eenvoudiger te halen.’

Minder is beter

Een onderwerp waar it-managers zich nu het hoofd over zouden moeten breken, is de omvang van hun datacollectie. ‘Organisaties hebben enorme hoeveelheden data en dat groeit nog dagelijks’, meent Mekić. ‘Velen verzamelen al die gegevens om ze in elk geval paraat te hebben voor het geval er een technologie beschikbaar is om er iets mee te doen. Vorming van talloze datalakes is het gevolg. Maar deze ontwikkeling brengt een aantal prangende vragen met zich mee. Allereerst: hoe bescherm je al die data? Hoe meer je hebt, des te kwetsbaarder je bent. Ook moet je je afvragen hoe lang je welke data mag of moet bewaren. Voor sommige sectoren, zoals de gezondheidszorg, is geregeld hoe lang je persoonlijke data moet bewaren, maar voor de meeste gevallen is dat niet het geval. De Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) spreekt van zo lang als noodzakelijk is. Maar dat is natuurlijk een vaag begrip; want hoe lang is dat?’

Mekić vindt dat cio’s op een andere manier naar data moeten kijken. Niet de kwantiteit zou voorop moeten staan, maar de kwaliteit. Eigenlijk geldt hier het adagium ‘minder is beter’. ‘Bij veel projecten met kunstmatige intelligentie is de afgelopen periode wel gebleken dat de gegevens waarover een bedrijf beschikt, uitermate gebrekkig zijn. De nadruk moet liggen op verbetering van de kwaliteit. En natuurlijk vaststellen waarvoor je welke data in welke context wilt gebruiken. Als je dat helder hebt, kun je ervoor zorgen dat je over de juiste gegevens beschikt.’

Holistisch

Het woord is gevallen: beveiliging. Ransomware en digitale bedrijfsspionage zijn de gesel van deze tijd. Mekić: ‘Dit speelde al voor de coronacrisis, maar is toen verhevigd doorgezet. De kranten staan bol van geslaagde aanvallen. Die toename is er en blijft. Daar moet je wat mee. Zeker nu veel mensen plaats- en tijdsonafhankelijk werken.’

Mekić meent dat veel it-managers een ‘nostaligsche kijk’ hebben op de beveiliging van een digitale omgeving. Namelijk: zo veel mogelijk dichttimmeren. Maar daar gaat het niet echt om. Hij vindt dat de it-managers een holistische kijk op security moeten ontwikkelen. ‘Je moet het systeem zo inrichten dat bijvoorbeeld iemand na werktijd niet kan inloggen op het systeem; beperkingen opleggen aan welke handelingen iemand mag verrichten. Om in termen van waterveiligheid te spreken: eerst zorgen voor een dijkversterking en dan dijkbewaking toepassen. Weten wat er gebeurt binnen jouw netwerk. Besef ook dat afhankelijkheid van digitale processen je kwetsbaar maakt; dus maak een plan om haperingen op te vangen.’

Dikke laag stof

Het is zaak een ‘Plan O’ op te stellen. Een schema waarin staat wat je moet doen als organisatie mocht er een kink in de digitale kabel komen. En vooral ook wie wat moet doen en wanneer. Natuurlijk moet je van tijd tot tijd testen of het werkt in de praktijk.

‘Hopelijk komt dat Plan O onder een dikke laag stof te liggen, maar eigenlijk gaat het niet zozeer om dit plan zelf, maar om de visie op de organisatie’, vervolgt Mekić. ‘Om eens gedetailleerd te kijken naar hoe je alles hebt georganiseerd. Je kunt bijvoorbeeld niet in een paar minuten een back-up inladen. Dat zou je moeten opsplitsen. Je zou ook een stand alone-systeem achter de hand moeten hebben. Het gaat erom dat je nadenkt over hoe je in business blijft als er van alles mis gaat in jouw digitale bedrijfsvoering. Ben je in staat om het bij wijze van spreken op papier en via de telefoon af te handelen? Staat er nog ergens een faxapparaat? Je kunt meestal namelijk niet zomaar een fabriek stil leggen. Daar gaat tijd overheen; wat kun je in de tussentijd doen? In 2019 is het energie- en aluminiumbedrijf Norsk Hydro getroffen door een grootschalige ransomware-aanval. 170 Fabrieken moesten worden stil gelegd. Gelukkig hebben ze dat kunnen doen door een beroep te doen op mensen van de oude garde; vroegere werknemers die nog wisten hoe je dat handmatig kunt doen. Die kennis moet je vastleggen op paper; je moet het er niet op laten aankomen of je nog oude werknemers met een goed geheugen kunt vinden.’

Overigens vindt Mekić dat organisaties geen losgeld moeten betalen. ‘Je houdt daarmee namelijk een lucratieve, criminele praktijk in stand. Bovendien weet je nooit zeker of ze na betaling inderdaad alle (meta)data weer vrijgeven. Maar ja, soms sta je echt met de rug tegen de muur.’

Keten

Organisaties raken steeds meer met elkaar verweven. De automotive-industrie is daar een goed voorbeeld van. Een autofabrikant is een samensteller van onderdelen die van over de hele wereld naar hem toe komen; tevens zijn de automakers meer en meer een softwarehuis.

‘Die verwevenheid betekent dat je bij jouw Plan O ook de partners en toeleveranciers moet betrekken’, meent Mekić. ‘Je ziet het nu bij de autofabrikanten gebeuren. Zij moeten noodgedwongen de productie afremmen, omdat ze niet aan voldoende chips kunnen komen. Je bent onderdeel van een keten. Dus de andere spelers in die keten moeten ook een Plan O opstellen, waarin ze aangeven hoe ze toch kunnen leveren als zich problemen voordoen.’

Problemen waren er genoeg de afgelopen corona-jaren. Daar kwam ook nog eens bij dat een schip in het Suez-kanaal dwars kwam te liggen. Bedrijven hebben hun logistieke ketens nog eens nauwlettend onder de loep genomen.

Entrepeneurship

De onderliggende gedachte bij Mekić is dat cio’s een brede kijk op de inzet van informatietechnologie moeten hebben. Het begint met bedrijfsdoeleinden en bedrijfsprocessen; de technologie is daar een afgeleide van. ‘Dit werkt trouwens ook de andere kant op’, stelt hij. ‘Zo is security niet alleen het pakkie-an van de it-manager. Dat raakt bijvoorbeeld ook de hr-afdeling. Die moet er mede voor zorgen dat er een beveiligingscultuur binnen de organisatie ontstaat.’

De cio moet dus een ondernemende geest hebben, met kennis van it. In dit licht roemt hij de Tilburg Universiteit die vorig jaar als enige in Nederland en een van de weinige in Europa een BSc Entrepreneurship and Business Innovation heeft ingevoerd. Bedoeld voor studenten die zich willen ontwikkelen tot een innovatieve entrepreneur of intrapreneur: klaar om een eigen onderneming te starten óf de aanjager van verandering binnen een bestaande organisatie te worden. Mekić: ‘En dat op academisch niveau. Precies de bagage die een cio tegenwoordig zou moeten hebben.’

Leemtes opgevuld

Tijdens zijn openingsrede op TBX zal Danny Mekić ingaan op het huidige gebruik van informatietechnologie door organisaties. Hij zal vertellen over de grootste versnelling sinds decennia, veroorzaakt door de pandemie. ‘Doordat mensen gedwongen waren zo veel mogelijk thuis te werken om onderlinge contacten te beperken, zijn heel veel it-projecten die al op stapel stonden versneld doorgevoerd. De belangrijkste bedrijfsprocessen zijn gedigitaliseerd; waar dat nog niet mogelijk was, is gesleuteld aan omwegen. Ondanks de coronacrisis moest het werk immers gewoon door blijven gaan. Dankzij een enorme inspanning is het gelukt; de Nederlandse economie heeft in zijn geheel nauwelijks hinder ondervonden, ook al zijn er natuurlijk wel sectoren die zwaar getroffen zijn. Cio’s vragen zich nu af wat er precies is gebeurd en of het huidige, technologische platform een goede basis is om op voort te bouwen. Wat valt er nog te verwachten aan maatregelen om corona in te dammen en kunnen bedrijven daaraan voldoen?’

Mekić  ziet dat er in de afgelopen twee jaar leemtes zijn ingevuld. ‘Er wordt al jaren gepraat over digitalisering van het onderwijs, maar het is eigenlijk nooit goed van de grond gekomen. De scholen werden gesloten; plotseling bleek onderwijs op afstand een must. Ook dat is gelukt en stevenen we af op hybride onderwijsvormen na de pandemie.’ Hetzelfde geldt voor het e-consult waar in de gezondheidszorg ook al jaren discussie over worden gevoerd. Ineens kan het nu wel. ‘Zo zijn er noodgedwongen heel veel dingen in gang gezet die zich eerder in de schaduw al hadden ontwikkeld.’

Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #05/21.