De prioriteiten voor it-uitgaven liggen continu onder een vergrootglas. Immers, degenen verantwoordelijk voor het toewijzen van die budgetten worden geacht dat zo effectief mogelijk te doen. De vraag is dus: hoe kom je tot de beste besluitvorming?
We hoorden het afgelopen jaar steeds hetzelfde verhaal: elk bedrijf en elke organisatie voelt een (noodgedwongen) behoefte om versneld initiatieven en implementaties op het gebied van digitale transformatie door te voeren. Maar er is een grote onderliggende remmende factor voor die versnelling: het budget.
Digitale transformatie
Vroeger was digitale transformatie een langdurig en strategisch proces van maanden (zo niet jaren) van planning en implementatie, vaak geleid door cio’s en technische teams. De leiding bepaalde zorgvuldig een budget en zorgde ervoor dat alle geplande hardware, softwareabonnementen en diensten de organisatie niet te veel zouden belasten.
Tegenwoordig is digitale transformatie een kwestie van overleven. De focus ligt minder op infrastructuren die de interne dagelijkse activiteiten ondersteunen en het aantal helpdesk-calls verminderen, en veel meer op het verhogen van de efficiëntie en het leveren van de beste klantervaring. Dit zou organisaties ertoe moeten aanzetten om hun traditionele it-budgettoewijzingen te verplaatsen naar nieuwe digitale initiatieven. Maar is dat wel zo?
In april 2020 voorspelden analisten dat de it-budgetten in 2021 een daling zouden zien van vijf procent. It-services hebben zichzelf echter bewezen juist heel solide en flexibel te zijn, waardoor ze efficiënt konden omgaan met de toegenomen eisen en met complexe situaties, zoals bijvoorbeeld de plotselinge transitie naar grote aantallen thuiswerkers.
Die grote flexibiliteit en schaalbaarheid is opgevallen bij leidinggevenden van organisaties, en zij hebben de verwachte reductie van hun it-budgetten daarom bijgesteld. Sterker nog, begin 2021 werd een rapport over de it-uitgaven uitgebracht dat juist een stijging van zes procent laat zien. Inderdaad, het tegenovergestelde van wat analisten hadden verwacht.
Uitgaven verantwoorden
Nu zijn de vooruitzichten weliswaar beter dan verwacht, maar dat betekent niet dat de budgetten ook op dezelfde manier worden toegewezen als vóór de coronapandemie.
Het is belangrijk om in gedachten te houden dat IT-services nog steeds onder een vergrootglas liggen en dat ze steeds herzien moeten worden in het licht van gedecentraliseerde IT-functies. En ook leidinggevenden moeten nog steeds hun IT-uitgaven rechtvaardigen, vooral omdat de druk door de pandemie blijft bestaan.
Maar waar moet je beginnen het definiëren van de juiste IT-uitgaven? Hierna volgen een aantal suggesties.
- Optimaliseer it-uitgaven met schaalbare en duurzame prijsmodellen
Overweeg om een kostenanalyse uit te voeren voor alle huidige en toekomstige leveranciers om inzicht te krijgen in de verschillende prijsmodellen en opties. Ook al kan dit een tijdrovende klus zijn, het helpt organisaties beter te begrijpen hoe hun budget wordt uitgegeven, waar besparingen kunnen plaatsvinden en met uitgaven in de toekomst rekening moet worden gehouden. Een leverancier kan bijvoorbeeld een verouderd prijsmodel gebruiken, dat vanwege de lange looptijd van een contract niet wordt herzien.
Daarnaast moeten organisaties rekening houden met onverwachte uitgaven. Als de it-uitgaven van een organisatie niet voorspelbaar zijn, kunnen onverwachte zaken extra kosten met zich meebrengen. Met flexibel schaalbare oplossingen kan een organisatie duizenden euro’s besparen en de bedrijfsvoering zowel in- als extern beïnvloeden.
- Zoek strategische afstemming van de it-prioriteiten
Nu it-budgetten hoge prioriteit hebben, is elke organisatie op zoek naar een manier om meer te doen met minder. Neem de tijd om haarfijn uit te zoeken waar de technische tekorten zijn die vóór en tijdens Covid zijn ontstaan. Er zijn waarschijnlijk meer strategische, schaalbare, kostenbesparende oplossingen die geïmplementeerd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan geautomatiseerde workflows met een no-code-platform. Maak daarnaast een rangschikking van elke prioriteit, zoals risico’s, ontwikkelinspanningen en organisatorische impact. Daarmee kan een organisatie een data-gestuurd plan ontwikkelen dat de hele organisatie ondersteunt.
- Verlaag kosten met citizen developers en no-code-platformen
Met citizen developers en no-code-ontwikkel-tools kan je verschillende functies binnen een organisatie consolideren, tijd vrijmaken en de productiviteit van het it-team verbeteren. Verder kan het ook helpen om applicaties en taken te vereenvoudigen en tegelijkertijd digitale transformatie-initiatieven te versnellen.
Conclusie
Vooruitkijkend kunnen we stellen dat it-leiders en managementteams een duidelijk inzicht moeten hebben in hun budgetuitgaven en de mogelijkheden voor consolidatie. Investeer tijd om je te verdiepen in welke nieuwe technologische tools er beschikbaar zijn, de inhoud van leverancierscontracten en of er een mogelijke overlap is tussen huidige en toekomstige it-uitgaven en initiatieven voor digitale transformatie. Dit stelt organisaties in staat om ook in de toekomst flexibel en wendbaar te blijven en tegelijkertijd de snelheid richting digitale volwassenheid te vergroten.
