De manier en plaats van werken is drastisch veranderd. Wil de een dolgraag weer naar kantoor, de ander komt daar liever nooit meer. Er bestaat ook zoiets als hybride werken, waarbij medewerkers alleen naar kantoor komen als dat voor hen zinvol is. Wat voor bedrijven onveranderd blijft, is de belangrijke rol die documenten spelen in kritieke processen.
Sterk gereguleerde sectoren en sectoren zoals de financiële dienstverlening, gezondheidszorg en logistiek blijven allemaal afhankelijk van gedrukte documenten. Het is cruciaal voor de bedrijfscontinuïteit dat gebruikers vanaf elke locatie kunnen printen. Hierbij maakt het niet uit of een document moet worden geprint vanaf een applicatie die op een bedrijfsserver draait, of vanaf een laptop op het werk.
In de nieuwe wereld van hybride werken moeten werkgevers workflows voor printen en scannen instellen voor werknemers die op kantoor, thuis of hybride werken. Dit vraagt om slimme, simpele en veilige outputmanagement-strategieën die het beheer en printen van documenten in de nieuwe werkomgeving ondersteunen. Toegang is enorm belangrijk in het nieuwe bedrijfsklimaat. Inkomsten die door de pandemie zijn teruggelopen, moeten zo snel mogelijk weer worden terugverdiend. Het goede nieuws is dat er met de juiste aanpak ook kosten zijn te besparen.
Holistisch
De oplossing op het gebied van toegang is de cloud. Internet-gebaseerde printoplossingen zijn niet alleen een oplossing voor wanneer wordt gewerkt vanuit een thuiskantoor, een andere locatie of zelfs onderweg. Ze verlagen ook de kosten dankzij een holistische outputmanagement-strategie.
Allereerst moeten de it-dienstverlening en -infrastructuur worden vereenvoudigd om alle uitvoer, met name kritische documenten, succesvol te beheren. Met een cloud-gebaseerde oplossing voor afdrukbeheer hoeven organisaties de fysieke infrastructuur die nodig is om de afdrukomgeving te ondersteunen niet meer zelf te regelen. Daarnaast helpt een dergelijke oplossing om de it-afdeling te ontlasten en voor een stabiele, flexibele afdrukomgeving te zorgen. Documenten worden in dit geval niet meer via een printserver naar een bepaalde printer gestuurd – waar de pagina’s voor iedereen zichtbaar zijn tot ze worden opgehaald. In plaats daarvan worden ze naar de cloud overgebracht. Hier worden ze in een persoonlijke wachtrij bewaard tot de gebruiker inlogt of een badge bij de printer gebruikt, waarmee hij zich authenticeert als de eigenaar van dat stuk output. Hierdoor kunnen gebruikers documenten vrijgeven vanaf elk geautoriseerd apparaat in het gehele printerpark, waar zij zich ook bevinden. Voor maximale flexibiliteit kiest u een cloud-gebaseerde oplossing voor afdrukbeheer die volledige ondersteuning biedt voor printen vanaf Mac-, Windows- en Chromebook-apparaten. Zo kunnen werknemers eenvoudig printen vanaf een iPhone, iPad of Android-smartphone of -tablet
Toegang tot de output via de cloud geeft bedrijven meer controle en maakt ook data-analyse van organisatorische en individuele printgewoonten mogelijk. Dit betekent dat datagedreven inzichten zijn te gebruiken om apparaten en output te verbeteren, evenals de impact op het milieu, zonder de noodzaak van extra hardware of personeel.
Het verminderen van afval is belangrijk. Papieren die zich opstapelen op een printer en uiteindelijk worden weggegooid, is niet alleen slecht voor het milieu. Ze kunnen ook een veiligheidsrisico zijn als ze vertrouwelijke of persoonlijke informatie bevatten. Wanneer printen in de cloud wordt gehost, is er meer controle over de output, waardoor zowel de hoeveelheid afval als de veiligheidsrisico’s afnemen. Er zijn ook kostenbesparingen mogelijk door het instellen van gebruikers- en groepsquota’s of het beperken van de uitvoercapaciteit. Zo kan bijvoorbeeld het afdrukken in kleur worden uitgeschakeld, of kan het aantal medewerkers met toegang tot high-end-apparaten in het netwerk worden beperkt.
Procesbeheersing
Nu organisaties moeten inspelen op veranderende werkpatronen, hebben zij de kans om bedrijfsprocessen te verbeteren, wat op zijn beurt kan leiden tot kostenbesparingen. Cloudgebaseerd afdrukbeheer bespaart op hardware-uitgaven omdat er geen printservers meer nodig zijn. Opschalen is ook kostenefficiënter. Er hoeven namelijk alleen maar meer apparaten en gebruikers te worden toegevoegd zonder dat de fysieke servercapaciteit moet worden uitgebreid.
Een ander punt waarop kosten kunnen worden bespaard, is dat boetes wegens het niet naleven van de regelgeving kunnen worden voorkomen. Bij de beste oplossingen voor cloud-afdrukbeheer kunnen digitale handtekeningen, bedrijfsbrede zoekfuncties, authenticatie en auditing worden gebruikt om ervoor te zorgen dat de integriteit, vertrouwelijkheid en toegankelijkheid van data waarborgen, ongeacht de branche waarin een bedrijf actief is.
Integratie van applicaties
Er kunnen ook besparingen worden gerealiseerd via nuttige bedrijfsintegraties. Door bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit een applicatie, zoals een erp-oplossing, facturatie- of financiële beheersoftware te printen, bespaart u veel tijd. Als gebruikers de informatie op bonnetjes en afschriften rechtstreeks in een applicatie kunnen scannen en vastleggen, verloopt het proces aanzienlijk sneller
Als iets rendabel is, dan heeft het nut. In het huidige bedrijfsklimaat kunnen internetgebaseerde printoplossingen en een uitgebreide output management-strategie bedrijven en organisaties helpen een inhaalslag te maken door hun hybride personeelsbestand te ondersteunen en tegelijkertijd kosten te besparen.
