Het St. Antonius Ziekenhuis in Utrecht en Nieuwegein stapte kortgeleden over op Afas ERP. Omdat de saas-applicatie veel bedrijfsprocessen ondersteunt, werd het project bottom-up opgetuigd. Al met al nam het ruim een jaar in beslag, maar het resultaat mag er zijn. Dat vertellen cfo en ict-verantwoordelijke Dirk de Kruif en projectleider Marc Voncken. 'Het was een van de zachtere landingen.'
Waarom kiest het St. Antonius Ziekenhuis voor Afas ERP?
Ict-verantwoordelijke Dirk de Kruif: ‘Het vorige erp-systeem Avanade AX4Health hadden we al een jaar of zeven. Het was beperkter in functionaliteit en de leverancier stopte met de ondersteuning op de onderliggende software, waaronder Microsoft Dynamics. Dit was voor ons aanleiding om een nieuwe oplossing te zoeken. Na een marktverkenning, shortlist en een schoonheidswedstrijd tussen drie leveranciers, volgde uiteindelijk de preselectie van Afas.’
Projectleider Marc Voncken: ‘Met Afas hebben we een nulfase doorgelopen, waarin we veel aandacht besteedden aan onze bedrijfsprocessen en de integratie daarvan. Voordien hadden we, samen met de verschillende afdelingen van het ziekenhuis, van veel processen een blauwdruk gemaakt en getoetst. In de nulfase keken we welke oplossingen Afas voor onze processen had en of ze konden leveren wat ze beloofden. Veel onderdelen die de leverancier speciaal voor ons moest bouwen, hebben ze uiteindelijk opgenomen als generieke onderdelen in hun systeem. Het toont aan dat ze bereid zijn te investeren in erp en niet alleen in de hr-systemen waar Afas om bekendstaat.’
Waren jullie al bekend met Afas?
De Kruif: ‘We werkten al met Afas voor onze hr-activiteiten. Dit betekent dat we bekend waren met de interface en dat ze het nieuwe erp-systeem gemakkelijk konden koppelen met het hr-systeem. Dat waren twee belangrijke voordelen om voor Afas te kiezen. Het nieuwe systeem kon ook sterker worden gekoppeld met ons elektronisch patiëntendossier van leverancier Epic, iets wat voorheen niet zo was. Door deze koppeling komen bijvoorbeeld scanhandelingen in de operatiekamer direct in het erp-systeem terecht. Als tijdens een operatie een implantaat wordt gebruikt, kan daardoor eventueel direct en zonder een aanvullende handeling een nieuwe worden besteld om de voorraad aan te vullen.’
‘Het St. Antonius Ziekenhuis participeert in Santeon, een samenwerkingsverband van zeven Nederlandse topziekenhuizen. Daarin delen we onderling ervaringen, zowel op medisch gebied maar ook rond data-uitwisseling, sales, inkoop, facilitaire zaken en ict. Het Amsterdamse Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) was het eerste ziekenhuis dat overstapte op Afas ERP, gevolgd door Medisch Centrum Twente. Wij waren de derde en konden leren van hun ervaringen.’
Hoe verliep de implementatie?
Voncken: ‘Heel netjes. Er is geen uitval op de koppelingen geweest. Voordien verwerkten we dagelijks ongeveer 350 gecodeerde facturen en dat aantal bleef na de omschakeling gelijk. Het was een van de zachtere landingen die ik als externe projectleider heb begeleid. Dit komt vooral door de goede voorbereidingen, met veel aandacht voor de processen en de koppelingen. Het hele project is bottom-up opgetuigd, waardoor gebruikers enthousiast waren en hun gewenste verbeteringen terugzagen. Momenteel maken ongeveer 1500 ziekenhuismedewerkers gebruik van de software.’
De Kruif: ‘Het project nam meer dan een jaar in beslag. Er waren ongeveer 260 interne medewerkers bij betrokken, vooral uit de verschillende afdelingen en functionele gebieden van het ziekenhuis. Denk aan logistieke medewerkers in de laboratoria en operatiekamers, fijndistributie over afdelingen en de farmacie. Niet eens zo veel ict’ers. Die hadden we nodig voor het netwerkbeheer, de koppeling naar de saas-omgeving van Afas en voor het regelen van scanners en printers. Daarbovenop waren er maximaal veertig externen bezig met het project. Dat we niet te veel externen willen inzetten, hadden we wel geleerd tijdens de erp-implementatie van zes jaar geleden. Toen waren we te afhankelijk van externen. Bovendien gingen onze medewerkers er toen vanuit dat voor hen niets zou veranderen. Nu hebben we dat volledig omgedraaid.’
Hoe kijken jullie terug op dit project?
Voncken: ‘Het project is nog niet helemaal afgerond. Wel de eerste fase, waarin de basisfunctionaliteiten en belangrijke koppelingen met de hr-toepassing en met het elektronisch patiëntendossier zijn gerealiseerd. De komende maanden gaan we werken aan enkele optimalisaties voor specifieke onderdelen van de organisatie.’
De Kruif: ‘We zijn trots hoe alles is gegaan. En dat in de coronatijd. Je kunt je voorstellen dat ons ziekenhuis veel projecten tijdelijk stilzette, stuurde op projectportfolio-management. Maar het nieuwe erp-systeem was zo belangrijk dat dit kon doorgaan. Je hoort regelmatig verhalen over mislukte erp-implementaties, maar dit is echt een succes geworden. Gedurende het project heeft een externe auditor meegekeken en dat hielp om de risico’s goed in beeld te houden en om de kwaliteit te bewaken. Voor onze gebruikers ontwikkelden we 34 e-learnings met diverse modules en zo’n honderd werkinstructies.’
De Kruif: ‘In de eerste weken zetten we extra medewerkers in voor het technisch beheer en voor de helpdesk. We kwamen er al snel achter dat dit niet echt nodig was. Wat mij betreft is het succes te danken aan een combinatie van betrokkenheid van de eindgebruikers, onze bottom-up-benadering, een professionele projectorganisatie en een leverancier die op de juiste momenten een tandje wilde bijzetten.’
