HartKliniek telt twaalf vestigingen verspreid over het land, waarin één of meer echoapparaten voor het maken van cardiografieën. Omdat het de machines ontbrak aan een netwerkvoorziening was het voor cardiologen niet mogelijk een centraal archief te voeden met beelden uit alle vestigingen. Tot nu. Vier stakeholders aan het woord over het traject van het delen van echo’s in de cloud.
De wens voor een dergelijk centraal archief ontstond om twee redenen. Allereerst wilden de cardiologen de mogelijkheid hebben om vanuit een willekeurige vestiging een echostudie van een patiënt achteraf in te zien. Ten tweede maakt een centraal archief het versturen naar ziekenhuizen mogelijk. Uiteindelijk kiest HartKliniek voor SyngoShare, het schaalbaar klinisch datamanagementplatform van Siemens Healthineers. Meer specifiek gaat het om een vna (vendor neutral archive), oftewel een leveranciersonafhankelijk archief in saas-vorm waarin automatisch alle echostudies vanuit alle vestigingen worden opgeslagen.
Sibren Wilkeshuis, e-health en ict-manager, vertelt hoe het project verliep. ‘In de eerste fase werd de technische setup in kaart gebracht. Centraal stond de vraag hoe we alle echoapparaten op een veilige wijze konden verbinden en hoe we een en ander konden routeren naar het vna. Oftewel: welke netwerk-architectuur is daarvoor nodig, en wie speelt daarbij welke rol. We selecteerden HartKliniek in Almere als pilotvestiging, die vormde de blauwdruk voor de uitrol naar andere vestigingen. Daar is de eerste verbinding met de server gelegd, en is de koppeling met ons epd getest. Het betreft MC-EPD van het softwarebedrijf Medicore. Simultaan zijn op de achtergrond alle echoapparaten voorbereid op communicatie met het vna.’
Terugkijkend noemt Wilkeshuis het werken met vele partijen uitdagend qua onderlinge afstemming. Ook is er meer tijd gaan zitten in ‘de-bugging’ dan hij van tevoren had verwacht. ‘Er zijn vele variabelen aanwezig die voor een storing konden zorgen: internetstabiliteit, vpn-configuratie, de koppeling tussen epd en vna, SyngoShare, het hostingplatform, de echoapparatuur én de lan-adaptors van die apparaten. In het begin was het lastig om snel grip te krijgen waar de precieze oorzaak lag.’ Bovenstaande zaken leidden tot vertraging en hierdoor werd de deadline verschoven tot na de zomervakantie (september). Het volledige project liep uiteindelijk van februari 2020 tot en met september 2020.
De ict-manager heeft er een goed gevoel over. ‘Voor dit type projecten is geen standaardhandleiding of blauwdruk beschikbaar. Het project had een hoog dynamisch gehalte, iedereen heeft een enorme inspanning geleverd met een goed eindresultaat.’
‘We worden een serieuzere speler in het gezondheidslandschap’
Willem Baars, operationeel directeur HartKliniek
Willem Baars startte in 2014 samen met zijn broer HartKliniek. In zijn rol als operationeel directeur is hij continue op zoek naar verbetering op strategisch en organisatorisch vlak. ‘We hadden altijd al de wens om een state-of-the-art-beeldopslagsysteem aan te schaffen. Eerder werkten we met lokale opslag van echobeelden, maar we wilden een oplossing die geschikt was voor het delen van deze beelden.’
Baars was betrokken bij de keuze en de onderhandelingen met vier verschillende aanbieders. Uiteindelijk viel de keuze op Siemens, met name vanwege de flexibiliteit, de kwaliteit en hun positie in het zorglandschap. Nadat de contracten getekend waren, stapte Baars uit het project, al bleef hij wel zijdelings betrokken. De operationeel directeur benadrukt dat het bestaande ict-landschap eerst op orde moest worden gebracht, voor Siemens aan de slag kon. ‘Hier hadden we ook rekening mee gehouden. Immers, toen we begonnen hadden we één locatie en was het ict-landschap nog niet zo complex als nu met twaalf locaties in heel het land. Mede door de nieuwe AVG-wetgeving gingen de sensoren op scherp staan en wilden we alles up-to-date hebben voor we met de beeldopslag gingen starten.’
Baars is tevreden over de implementatie van Siemens en kijkt alweer vooruit. ‘Momenteel kijk ik naar het verder koppelen van de apparatuur. Meebewegen met de ontwikkelingen binnen het zorglandschap is belangrijk. Wij zijn ons op dit moment aan het oriënteren om onze beeldvormige diagnostiek uit te breiden, zoals ct- en mri-scans.’
Terugkijkend noemt de operationeel directeur het project complexer dan in eerste instantie verwacht. Voor toekomstige projecten is hij dan ook van plan om verder vooruit te kijken naar de mogelijkheden van de apparatuur en oplossingen die een partij als Siemens kan bieden. Een ander plan voor de toekomst is het uitbreiden van het personeelsbestand. ‘We zijn groeiende en het gaat hierbij niet alleen om het openen van nieuwe klinieken met de bijbehorende mankracht, maar je merkt ook dat de druk op het hoofdkantoor toeneemt. Daarom gaan we ook het operationele team, waaronder it en e-health en het medische secretariaat, uitbreiden.’ Het meest trots is Baars op het feit dat HartKliniek dankzij de nieuwe beeldopslagcapaciteit mee kan helpen om onnodige verrichtingen terug te dringen en de kosten in de zorg te verlagen. ‘Ik ben opgetogen over dat we beelden op ziekenhuisniveau kunnen delen, kosten besparen en zo een serieuzere speler worden in het gezondheidslandschap.’
‘Betrek medewerkers bij de nieuwe werkwijze’
Sibren Wilkeshuis, manager ict & e-health HartKliniek
Flexibel en dynamisch. Met deze woorden omschrijft Wilkeshuis de implementatie van SyngoShare bij HartKliniek. Wekelijks voerde hij overleg met de partijen en dit werkte bij iedereen betrokkenheid in de hand. ‘Er waren veel variabelen waar een issue zou kunnen liggen. Dat maakte dat we regelmatig moesten overleggen waar precies de oorzaak lag. Dit is zeker iets dat ik voor een volgend project weer zou doen, want het had een erg dynamisch karakter: snel schakelen en oplossen.
Voor er vervolgens met SyngoShare aan de slag was te gaan, moesten er aan drie voorwaarden voldaan worden. De belangrijkste was extra bandbreedte; er moest een degelijke glasvezelverbinding komen, want echobeelden zijn te zwaar om via adsl door te sturen. Daarom koos HartKliniek voor zakelijke premium glasvezel, waardoor iedereen sneller kon uploaden en downloaden. De tweede voorwaarde was een beveiligd netwerk. Dit was al aanwezig in alle vestigingen. Als laatste voorwaarde moesten alle achttien echoapparaten worden voorzien van een netwerkverbinding, eerder werkten ze standalone.
Toen SyngoShare uiteindelijk in gebruik werd genomen, was het schrijven en delen van een nieuwe werkwijze een belangrijke rol voor de it-manager. ‘We hebben twaalf locaties en ik kan natuurlijk maar op één vestiging tegelijk zijn. Daarom heb ik een soort EHBO-document gemaakt, waarin verschillende variabelen die voor een storing kunnen zorgen (epd, vpn, internetverbinding) benoemd worden en voorzien zijn van een oplossing.’ Wilkeshuis noemt het schrijven van zo’n document niet nieuw, maar wel complexer omdat hij voor de verschillende rollen in de klinieken (assistenten, cardiologen, echocardiografisten) een handleiding moest schrijven. Om zich in al deze rollen in te kunnen leven, voerde hij uitgebreide gesprekken met deze verschillende medewerkers. Hij benadrukt dat dit belangrijk is, zodat werknemers zich ook bij de nieuwe werkwijze betrokken voelen.
Wilkeshuis is nog steeds het aanspreekpunt wat betreft de interne ondersteuning. Verder speelt hij een rol in de volgende fase, waarbij SyngoShare mogelijk wordt uitgebreid met ct- en mri-beelden. ‘We willen daarnaast dat de meetgegevens en het verslag vanaf het echoapparaat automatisch worden doorgestuurd naar het epd. Een andere uitbreiding is dat we de beelden willen koppelen met het data-uitwisselingsprogramma Twiin.’
Terugkijkend noemt de it-manager het project uitdagend en dynamisch. ‘Het was geen standaard watervalproject en ook niet geheel agile/scrum, eerder een soort tussenvorm en dat was juist wel fris.’
‘We hebben onze zorg naar een hoger niveau getild’
Peter Kievit, cardioloog en voorzitter vakgroep Cardiologie HartKliniek
Toen Peter Kievit begon als cardioloog bij HartKliniek in augustus 2018 werden de echobeelden alleen lokaal opgeslagen. ‘Als we dan beelden wilden doorzenden naar het ziekenhuis moest het via een dvd of usb-stick. Dit was ingewikkeld en het was ook lastig om met collega’s op andere locaties van HartKliniek naar beelden te kijken.’
Samen met manager ict en e-health Sibren Wilkeshuis ging de cardioloog aan de slag om te kijken hoe een centraal opslagsysteem voor echobeelden gerealiseerd kon worden. ‘We hebben destijds verschillende bedrijven benaderd en gesprekken gevoerd, maar al snel werd duidelijk dat eerst onze algemene ict-infrastructuur op zo’n centraal opslagsysteem voorbereid moest zijn. Daar is Sibren dus eerst mee aan de slag gegaan. Sneller internet was bijvoorbeeld één van de voorwaarden, zodat vestigingen onderling goed en snel met elkaar konden communiceren.’
Via het Haga Ziekenhuis kwam Kievit in aanraking met Siemens. ‘Dit ziekenhuis werkte al met hen samen en ik was al snel van hun meerwaarde overtuigd, met name omdat ze een goede infrastructuur kunnen bieden die voor ons cardiologen goed werkbaar is.’ De cardioloog benadrukt dat de manager ict-hoofdverantwoordelijke was en dat hij met name betrokken was bij het in kaart brengen aan welke eisen het systeem moest voldoen. Zo wilde hij dat beelden onderling uitgewisseld kunnen worden en dat er nametingen op het werkstation plaats kunnen vinden. ‘We doen dit nu nog niet, maar we kunnen met SyngoShare wel nametingen doen en een verslag doorsturen naar ons epd, dit is bij ons het MCepd van softwarebedrijf Medicore.’
De cardiologen zetten de tool van Siemens met name in om beelden van elkaar te kunnen bekijken tijdens de tweewekelijkse patiëntbesprekingen. Kievit is ook enthousiast over door kunnen sturen van beelden naar de ziekenhuizen waar ze het beeldsysteem Evocs gebruiken. ‘Zo had ik een patiënt met een tumor in zijn hart. Dit wilde ik snel bespreken met de hartchirurg in het ziekenhuis en dankzij SyngoShare kon dit gesprek nog in het bijzijn van de patiënt plaatsvinden.’
Terugkijkend was voor Kievit de grootste les dat je bij het implementeren van een groot systeem moet zorgen dat de algemene ict-infrastructuur op orde is. ‘We zijn een snelgroeiend bedrijf met veel nieuwe locaties en het is daarom essentieel om de centrale ict up-to-date te houden.’ De cardioloog is tot slot trots op de snelle besluitvorming rond dit project. ‘Als zelfstandig behandelcentrum (zbc) ben je veel slagvaardiger dan een ziekenhuis en dankzij de nieuwe tools hebben we als nieuwe speler onze zorg naar een hoger niveau getild.’
‘Het is altijd fijn werken met gespecialiseerde klinieken, want de intrinsieke motivatie is groot’
Bas Idzenga, director digital health Siemens Healthineers
Vanaf het begin van het project was Bas Idzenga betrokken. ‘Ik had vooral contact met hoofd ict van HartKliniek Sibren Wilkeshuis en directeur Willem Baars. Zij gaven aan dat ze een voorziening wilden waarbij echobeelden op elke locatie te raadplegen waren. Ook wilden ze een cloudoplossing die ze niet zelf wilden beheren. Uiteindelijk viel de keuze op onze Health Cloud. De basis van deze cloud is onze archiveringsoplossing SyngoShare en draait in de KPN-cloud-omgeving.
Met de tool kunnen de cardiologen medische gegevens eenvoudig en veilig opslaan in de cloud en delen met andere HartKliniek-vestigingen en zorgprofessionals, zoals ziekenhuizen of huisartsen. Na het tekenen van het contract, droeg Idzenga een en ander over aan de projectmanagers en implementation engineers van zijn team. Wel had hij nog regelmatig overleg met Baars. ‘HartKliniek was onze eerste klant voor deze oplossing, dus moesten er nog verschillende zaken uitgezocht worden, zoals de koppeling met het epd. Deze koppeling is uiteindelijk goed verlopen, mede doordat we wekelijks een call hadden met de betrokken partijen.’ De directeur geeft aan dat er bewust gekozen is om een en ander eerst bij de hoofdlocatie van HartKliniek in Almere te realiseren om vervolgens de oplossing uit te rollen bij de andere locaties. Dit gebeurde overigens binnen enkele maanden via een beveiligde vpn-verbinding naar de cloudlocatie van KPN.
Terugkijkend vond Idzenga het een leuk project. ‘Het is altijd prettig werken met gespecialiseerde klinieken zoals HartKliniek, want je merkt dat de intrinsieke motivatie groot is. Ze hebben vanuit de kliniek het doel om de zorg dichter bij de patiënt te brengen. Ze hebben een duidelijk idee waar ze naartoe willen en ook wat ze niet willen. Ik vond het fijn dat er minder managementlagen waren dan in vergelijking met een regulier ziekenhuis, hierdoor kom je ook sneller tot beslissingen. Wat ik bovendien leuk vind is dat HartKliniek zich niet liet remmen doordat het voor ons ook de eerste keer was.’
Bij Siemens wordt deze case overigens gezien als een voorbeeld voor vergelijkbare situaties in landen als België en Duitsland, waarbij voor onze Zuiderburen bijvoorbeeld onderzocht wordt of Proximus een vergelijkbare ‘gezondheidscloud’ als die van KPN aan kan bieden. Tot slot kijkt Idzenga uit naar stap twee, waarbij Siemens HartKliniek wil ontsluiten naar andere ziekenhuizen. Dit is geen sinecure, want in tegenstelling tot landen als Duitsland, Spanje en Oostenrijk heeft ons land geen nationaal uitwisselingsnetwerk.
Dit artikel staat ook in Computable-magazine #02/2021.
