De noodzaak om bedrijfsprocessen te digitaliseren, wordt gevoeld door grote en kleinere bedrijven. Maar de weg ernaartoe is niet altijd helder. Denk groot, maar begin klein. Met deze vijf stappen is een succesvolle digitale omslag te maken.
De noodzaak om digitaal te transformeren, is algemeen bekend in het bedrijfsleven. Maar voordat een dergelijke transformatie gestart wordt, dient er gekeken te worden naar de juiste redenen deze stappen te maken.
Valkuilen zijn er genoeg bij digitale transformaties. Zomaar ergens willekeurig of te groot beginnen, leidt vaak tot teleurstelling. Ook worden werknemers niet altijd meegenomen in het proces, waarbij de top-downbenadering van een directie niet leidt tot acceptatie. De belangrijkste reden dat digitale transformaties mislukken is omdat organisaties niet duidelijk zijn over wat het voor hen en hun werknemers betekent.
Hoe slaagt een transformatie dan wel? Digitale transformatie draait om verschillende processen, waarbij cultuurverandering niet onderschat mag worden. De inzet van software is puur een middel om digitaler te worden, geen doel. Een transformatie heeft directe invloed op de werkprocessen, de werknemers in het bedrijf én de klanten en partners van het bedrijf. Volg deze vijf punten, en je bent klaar voor een succesvolle digitale transformatie.
1. Bepaal waarom je wilt veranderen
Om bedrijfsprocessen te verbeteren of te vernieuwen, is het voor een bedrijf niet alleen noodzakelijk te kijken naar de langetermijndoelen. Begin bij waar je nu staat; hoe ziet het bedrijf eruit, hoe bedient het z’n klanten en waaraan werken de personeelsleden? Ondernemingen zien vaak de noodzaak van verandering, ook omdat hun klanten erom vragen. Verandering komt alleen niet van de ene op de andere dag. Daarbij gaat het in eerste instantie ook niet om de keuze voor een bepaalde software, maar om de zaken die de cultuur van het bedrijf veranderen.
Kijk waar processen efficiënt zijn of te langzaam gaan, en breng dat in kaart. Zijn klanten ontevreden over de dienstverlening, of lopen ze zelfs weg? Waarover zijn ze dan ontevreden? Of klagen personeel en leveranciers over foutieve, langdurige of ondoorzichtige processen? Pas als de pijnpunten helder zijn geformuleerd, kan een onderneming bepalen waarop de transformatie gericht moet zijn.
2. Neem je mensen mee
Digitale transformatie gaat dus ook over cultuurverandering. Dat betekent dat mensen in de organisatie vooraan moeten staan. Hoe staat je organisatie tegenover innovatie en hoe wordt het ondersteund? Dat werknemers de mogelijkheid moeten krijgen om de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn in de nieuwe realiteit wordt daarbij nog te vaak over het hoofd gezien.
Start daarom klein. Zoek een persoon in de organisatie die enthousiast is over verandering. Medewerkers willen over het algemeen wel veranderen, maar niet veranderd worden. Als de directie oplegt dat de onderneming nieuwe systemen in gebruik neemt, dan zal dat niet altijd direct geaccepteerd worden. Ze kunnen zich gepasseerd voelen. Neem ze vanaf het begin mee, dat maakt het proces ook veel efficiënter. Stel eens de vraag: als we van de tien papieren formulieren die hier gebruikt worden er drie gaan digitaliseren, hoe zou je dat vinden? En welke zouden dat moeten zijn? Daarmee pas je het proces niet ingrijpend aan, maar de organisatie kan wel proefdraaien. Vervolgens vraag je feedback aan de medewerkers; hoe ging het? Zie je nog meer kansen?
Als medewerkers zien dat er processen kunnen veranderen, dan gaan ze meedenken en zelf ideeën pitchen. Een transformatie was jaren geleden vaak te technisch voor de niet-it’ers in het bedrijf, maar dankzij nieuwe technieken als low-code geldt dat niet langer. It is niet alleen meer begrijpelijk voor nerds; het is visueel geworden. Personeel op de werkvloer kijkt nu gewoon mee met softwareontwikkeling en doet suggesties.
3. Maak budget vrij
Ondernemingen kijken terecht naar de kosten die een transformatie met zich mee brengt. De investering is over het algemeen ook fors. Maar is iets duur, of kost het veel geld? Dat zijn twee hele verschillende vragen. Duur betekent dat de transformatie geen waarde zou opleveren. Als het veel geld kost, kan het ook veel opleveren. Soms is winst niet direct in geld uit te drukken, maar bijvoorbeeld wel in het aantal tevreden klanten of de verhoogde snelheid waarin een order kan worden afgehandeld. Die doelen kunnen van tevoren duidelijk vastgesteld worden en besproken worden met de technische partner die de transformatie begeleidt. Het kan ook betekenen dat taken overbodig worden, zodat werknemers andere werkzaamheden op zich kunnen nemen.
Maak budget vrij waarmee is te experimenteren. Daarbij gaat het om relatief kleine bedragen waarmee tests zijn te bouwen. Mocht daar iets uit voortkomen dat werkt, dan is het valideren van dat proces eenvoudig. In het slechtste geval verlies je een paar duizend euro, en ook daaruit zijn lessen te trekken, volgens het fail-fast-principe. Zet kleine stapjes, bewijs wat werkt en bouw daarop voort. Daarmee stel je prioriteiten en kun je verder.
4. Omarm de technologie
Geen transformatie wordt succesvol voltooid zonder de juiste technologie. Die vormt immers de basis van je digitale onderneming. Kijk goed welk it-landschap er al is en hoe die is te integreren met nieuwe software. Breng in kaart welke data al beschikbaar zijn en in te zetten.
Ook bij de inzet van software komt de cultuur van een onderneming om de hoek kijken. De nieuwe it-leverancier wordt nog wel eens als bedreiging gezien, omdat hij de bestaande situatie op de schop neemt. Daarom moet ook hier de tijd worden genomen om de personeel mee te nemen in het verhaal. Software is niet meer weg te denken en kan heel wat opleveren voor het bedrijf;. Als die gedachte is geland, dan is er ruimte voor een transformatie. Startups zijn er aan gewend zo te denken, maar oudere bedrijven moeten hier wel in worden meegenomen.
Een transformatie bestaat altijd uit een combinatie van standaard en maatwerksoftware. Een bedrijf heeft altijd standaard software, zoals boekhoudpakketten. Daar moet je niet aan willen sleutelen. Maatwerksoftware is heel geschikt voor procesverbetering. Denk aan een koppeling van een app met dat boekhoudpakket, zodat mensen onderweg orders kunnen invoeren. Ieder bedrijf is uniek, met specifieke eisen en wensen. Wat niet wil zeggen dat maatwerk altijd nodig is. Veel bedrijven kunnen prima uit de voeten met standaardsoftware.
5. Een transformatie is nooit afgelopen
Succesvolle digitale transformaties zijn niet in een week klaar. En daarbij, software is nooit af, processen zijn nooit optimaal. Soms veranderen klantwensen, en er is altijd ruimte voor verbetering door producten of diensten aan te passen. Blijf daarom kijken wat er nog meer verbeterd kan worden. Dat kan weliswaar in een lagere versnelling dan de initiële transformatie, maar nieuwe wensen en marktkansen zullen altijd blijven komen.
Een transformatie is geslaagd als medewerkers of klanten van klanten tevreden zijn met de oplossing. Digitale producten en software moeten zijn ingezet om sneller en efficiënter te kunnen opereren. Als werknemers meer tijd hebben om uitzonderingen op de regel te verwerken, of als ze meer aandacht kunnen besteden aan persoonlijk contact dan aan administratieve taken.
Tegenwoordig hoef je niet meer bang te zijn voor de beruchte vendor lock-in, waarbij ondernemingen in het verleden nooit meer los kwamen van de it-leverancier. Er wordt nu veel gebruikgemaakt van low-code-software. Mocht de samenwerking met je partij niet goed bevallen, dan stap je over naar een andere partner.
Zorg er in ieder geval ervoor dat je op de hoogte bent van de basisprincipes en best practices op digitaal gebied. Doorlopende professionele ontwikkeling heeft ook positieve invloed op de cultuur en het behoud van talent. Een digitale transformatie creëert zo een win-winsituatie.
Als er een noodzaak is om bedrijfsprocessen te digitaliseren dan gaat het om een doel, de prioriteit van noodzaak kan liggen in het verbeteren van processen door ze inzichtelijk te maken. Digitalisering van processen vergroot de meetbaarheid waarna je middels analyse de optimalisatie ervan kunt doen. Zo kun je de efficiëncy verbeteren door knelpunten weg te nemen. En volgens de Theory of Contraint kunnen er knelpunten liggen in de middelen, de organisatie en de mensen. Tenminste volgens het boek het Doel van Eliyahu Goldratt.
Betreffende de waarom vraag in punt 1 verleg ik dus even de focus van pijnpunt naar knelpunt want er zit verschil tussen intrinsieke en extrinsieke noodzaak als we kijken naar de inside-out benadering of de outside-in focus. En ik wil niet punt voor punt reageren maar dat mensen wel willen veranderen maar niet veranderd willen worden gaat om lijden (pijnpunt) en leiden (knelpunt) want het omarmen van de verandering gaat namelijk om het doel wat ermee beoogd wordt. Vraag wie er beter van wordt door een digitaal optimisme gaat niet om het middel maar het medicijn want digitale transformatie is een placebo voor een tekort aan middelen of mensen.