Defensie moet it-opdrachten beter doordenken

De Defensie-top moet bij de vernieuwing van de it-infrastructuur waarmee 1,3 miljard euro is gemoeid, niet al te lichtvaardig opdrachten geven. Voordat orders worden verstrekt, moet de krijgsmacht eerst goed nadenken over de consequenties.

Het Adviescollege ICT (AcICT), voorheen BIT geheten, adviseert Defensie om de volle draagwijdte van de initiële opdrachten te beseffen. Dit blijkt uit het BIT-advies voor het programma Grensverleggende IT (GrIT). Staatssecretaris Visser (ministerie van Defensie) meldt dit in een brief aan de Tweede Kamer. 

Om deze reeds jarenlang slepende operatie vlot te trekken is GriT in 42 blokken opgedeeld. Oplevering van de nieuwe it in kleine beheersbare blokken moet voorkomen dat het grootscheepse project opnieuw vastloopt zoals in 2019 gebeurde. Het AcICT houdt continu een vinger aan de pols om nieuwe uitglijders tegen te gaan. 

In een nieuw advies over de blokken Unified Communications, Operationele Compartimenten en Modules Ontplooid hamert het Adviescollege op het beter doordenken van opdrachten. Defensie moet opdrachtomschrijvingen scherp afbakenen. Bovendien moeten besluiten duidelijk in een document worden opgeschreven. Het is zaak daarin alle verwachte kosten, wat Defensie gaat doen en de volledige context en kritieke-padplanning mee te nemen.

Bovendien moet Defensie bij de voorbereiding de kwaliteitscontrolemechanismen invullen. Deze dienen de besluitvorming en ook de opdrachtverstrekking te ondersteunen. Belangrijk ook is dat iedereen snapt hoe de overeenkomst met het marktconsortium Athena (IBM/Atos/Unica) in de praktijk werkt. Al het betrokken Defensie-personeel krijgt daartoe een masterclass. Na de zomer wordt daarmee begonnen.

Uniformiteit

Het tweede advies is tekortkomingen in de opdrachtverstrekking vóór de acceptatie van het projectplan te herstellen. Derde aanbeveling is de besluitvorming voor gerelateerde blokken tijdig op te starten. 

Defensie is inmiddels overtuigd geraakt van de noodzaak meer duidelijkheid te scheppen over de besluitvorming. De kwaliteitscontrolemechanismen zijn verbeterd. Het hele proces rond de besluitvorming is aangescherpt. Voordat Defensie een projectplan van Athena accepteert, voert zij een review uit. De manier van reviewen gaat voortaan meer uniform.

Ook in de besluitvorming is meer uniformiteit aangebracht. De initiatiedocumenten, het Defensie- activiteitenplan en het projectplan van het consortium hebben een vaste structuur gekregen. Ze omvatten de volledige scope en tijdsplanning. Ook bieden ze meer inzicht in de financiële consequenties van de opdrachtverstrekking. Afhankelijkheden naar andere projectonderdelen én het werk dat Defensie zelf doet, zijn hierin uitdrukkelijk meegenomen.