Bij Microsoft zijn opnames van vergaderingen het snelst groeiende type content. Op elk gewenst moment willen werknemers die content bij de hand hebben, of dat nu opnames, transcripties of hoogtepunten zijn.
Dit zegt Microsoft-topman Satya Nadella in een LinkedIn-post. Hij juicht die hausse in vergader-video’s toe omdat daarmee de cultuur in de hele organisatie wordt behouden. Hij vertelt in zijn post hoe Microsoft zich voorbereidt op het hybride werken na de pandemie: een combinatie van thuiswerken en weer naar kantoor gaan. Volgens Nadella betekent hybride werken de grootste verschuiving in de manier van werken die onze generatie meemaakt. ‘Het vereist een nieuw bedrijfsmodel dat mensen, plaatsen en processen omvat.’
Drie soorten kapitaal
De Microsoft-topman doet uitgebreid uit de doeken hoe zijn bedrijf de medewerkers voorbereidt op hybride werk. Hij onderscheidt drie soorten kapitaal: sociale kapitaal, kenniskapitaal en menselijk kapitaal. Om het sociale kapitaal te bevorderen, moedigt Microsoft allerlei vormen van synchrone en asynchrone communicatie aan. De ‘videotheek’ van vergaderingen is daar een exponent van. Nadella roept op dagelijkse contacten te onderhouden tussen werknemers onderling, maar ook tussen medewerkers, hun managers en het bedrijf.
Met dat doel voor ogen is Microsoft Viva opgezet, een ‘experience platform’ voor medewerkers. Om iedereen betrokken en op de hoogte te houden wordt allerlei communicatie in de cloud gezet. Ook kennis, lesmateriaal, hulpbronnen en inzichten staan op dat platform.
Daarnaast hamert Nadella op continu leren; het kenniskapitaal. Het derde punt van aandacht is het menselijk kapitaal. Microsoft volgt een datagedreven aanpak om dat kapitaal te laten groeien. Zo blijken korte pauzes tussen vergaderingen de effectiviteit te vergroten. Gevolg is dat Outlook nu een instelling kent die automatisch korte pauzes tussen vergaderingen inlast. Ook wordt meer gelet op het welzijn van werknemers omdat daarmee de productiviteit op langere termijn wordt vergroot.
Nadella vertelt ook hoe het hybride werken baat heeft bij een betere kantoorinrichting. Zo zet Microsoft speciale Teams Rooms op. Hoogwaardige audio en video moeten ervoor zorgen dat ook werknemers op afstand het gevoel krijgen dat ze persoonlijk bij een vergadering aanwezig zijn. Ook virtual reality moet de betrokkenheid vergroten.
Draaiboek
Microsoft publiceert ook een ‘draaiboek’ waarin leerervaringen die de laatste tijd zijn opgedaan. Daar zijn resultaten van onderzoeken en praktische tips aan toegevoegd. Uit onderzoek van Microsoft blijkt dat de overgrote meerderheid van zijn werknemers flexibelere opties wenst voor het werken op afstand. Tegelijkertijd willen ze ook een meer persoonlijke samenwerking als straks Covid-19 onder controle is. Nadella spreekt van een hybride werkparadox.
Opvallend ook zijn de verschillen in de manier waarop het werk wordt opgepakt. In China verschijnt tachtig procent van de Microsoft-werknemers meer dan drie dagen per week weer op de ‘oude’ werkplek. In Australië zit daarentegen nog lang niet op het niveau van vóór de pandemie. Slechts twintig procent van het aantal mensen dat vroeger op het werk verscheen, is fysiek weer aanwezig.
Volgens Nadella is er niet één standaard of blauwdruk voor hybride werk. De aanpak van elke organisatie zal anders moeten zijn. Want overal hebben werknemers weer unieke behoeften.
Microsoft telt wereldwijd 160.000 werknemers. Het is de bedoeling dat elke medewerker straks de helft van de tijd op afstand kan werken.
