Enterprise content management (ecm) bestaat niet meer. Dat wil niet zeggen dat er geen ecm of documentmanagement-systemen meer verkocht worden. Nog steeds worden er documenten geschreven en bewerkt, opgeslagen en gedeeld, bewaard en weggegooid. Maar als concept is ecm verouderd. De taken en verantwoordelijkheden die hier vroeger onder vielen, scharen we nu onder information management of information governance.
Al lang voor de opkomst van data-gedreven systemen was het al duidelijk dat documenten op zich niet zo belangrijk zijn. Het gaat om de informatie die erop is vastgelegd. Soms zijn deze data gestructureerd, zoals op een formulier, en soms ongestructureerd, zoals in een e-mail. Ongestructureerde data binnen documentmanagement wil zoveel zeggen dat de betekenis van data-elementen niet direct op basis van positie of opmaak is af te leiden. Je moet eerst de tekst interpreteren en ‘begrijpen’ voordat je de gegevens ervan af kan halen.
Vanuit datamanagement zijn er nu technieken ontwikkeld die het mogelijk maken ongestructureerde informatie als elk ander data-element op te slaan en te behandelen. Waarom zou je documenten anders behandelen en in een apart systeem opslaan?
Eigenlijk zijn daarvoor nog maar twee redenen over. Wettelijke verplichtingen over het bewaren en archiveren van documenten en dossiers. En de manier waarop medewerkers documenten verwerken is anders dan het verwerken van gestructureerde data. Een tekstverwerker werkt nu eenmaal anders dan een formulier-gebaseerde frontend van een database.
Verder zijn alle andere functies, die vroeger typisch ecm werden beschouwd, in een data-gedreven omgeving voor alle datatypes van toepassing. Procesmanagement, samenwerking, informatiemanagement, wet- en regelgeving en versiemanagement hebben betrekking op alle vormen van data. Dat ecm-pakketten traditioneel meer faciliteiten hebben om data te beheren dan andere datasystemen, doet daar verder niets van af.
Insteek
Informatiemanagement is een holistische methode om alle informatie in de organisatie te beheren. Of zoals Wikipedia het omschrijft: ‘Informatiemanagement is een proces dat ervoor zorgt dat de informatiebehoeften die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan worden vertaald in informatievoorziening.’ Informatie-governance neemt wet- en regelgeving zoals privacy, beveiligings- en archiefbepalingen de belangrijkste insteek.
Publicist en dr. Ulrich Kampffmeyer zegt daarover: ‘Information governance is een van de basisprincipes van informatiemanagement, ook al vinden anderen dat informatiemanagement een noodzakelijke functionaliteit van Information Governance is.’
Expertorganisaties, zoals AIIM, hebben de focus van ecm allang gelegd op informatie-governance. Maar dat heeft de situatie rondom ecm er niet eenvoudiger op gemaakt. Terwijl leveranciers hun ecm-pakketten eenvoudiger en goedkoper te implementeren hebben gemaakt, is de theorie en organisatie eromheen veel ingewikkelder geworden. Ecm is dus niet langer een it-technisch probleem, zeker wanneer een cloud-oplossing wordt gekozen. Ecm en documentafhandeling is vooral een organisatorische uitdaging geworden. De hamvraag is: kan u het management van uw informatie en data in uw organisatie wel volledig inrichten? Heeft u daarvoor de middelen, kennis en mogelijkheden? Dat zijn belangrijke vragen om beantwoord te hebben voordat u aan informatiemanagement kan beginnen.
Pakketsoftware en cloud-oplossingen
Moet ik dan wel aan ecm of documentmanagement beginnen? Waarom niet? Informatiemanagement is een complex en allesomvattend concept, dat binnen veel organisaties weleens een ‘maatje te groot’ kan zijn. De organisatie moet wel de informatiebehoeften en -stromen doorgronden en waarderen om informatiemanagement te kunnen doorvoeren in alle geledingen van de organisatie. En veel organisaties zijn nog niet zo ver.
Daarnaast zijn veel organisaties nog verkokerd. Het it-landschap kent dan veel silo’s, die een integraal informatiemanagement in de weg zitten. Of het is bedrijfseconomisch gewoon niet haalbaar deze verkokering op te heffen. Dan kan het gebruik van een ecm- of documentmanagement-pakket nuttig en zinvol zijn. Zeker met de opkomst van cloud-gebaseerde documentmanagement zoals Office 365 of Google Documenten kan snel al een significante verbetering in de documentafhandeling worden bereikt.
Wanneer u informatiemanagement of -governance in uw organisatie wilt implementeren, zal documentafhandeling daar een integraal onderdeel van zijn. Informatie-governance vergt nu eenmaal een top-down-benadering. Of een documentmanagement-pakket daarbinnen voldoet, is niet gegarandeerd. Ga er in elk geval niet meteen van uit.
Wanneer u een acuut probleem heeft met de afhandeling van documenten in uw organisatie, kunt u met een gerust hart een documentmanagement-oplossing gaan gebruiken. Bijvoorbeeld wanneer u thuiswerken goed wilt ondersteunen. Maar wat is af te raden is om op basis van een ecm- of documentmanagement-pakket uw informatiemanagement in te richten. Want dan blijkt al gauw, dat zo’n pakket net niet doet wat u nodig heeft om alle soorten data en informatie in beheer te nemen.
