Het heeft niet de glamour van de nieuwste smartphone of een slimme app. En het wordt ook zelden gezien als een systeem met de x-factor, met dat beetje extra dat gebruikers verrast en de waarde van innovaties aantoont. Toch zijn enterprise resource planning (erp)-systemen als de ruggengraat van moderne bedrijven belangrijker dan ooit. Meer, we bevinden ons op een kantelpunt. We gaan, mede dankzij de pandemie, van een grotendeels lineair progressieve wereld naar een van constante disruptie.
Dat wil niet zeggen dat er eerder geen disrupties waren: handelsoorlogen hebben altijd naschokken veroorzaakt en de startup-cultuur van de afgelopen 25 jaar heeft ervoor gezorgd dat gevestigde bedrijven hun sterke positie hebben moeten opgeven. Neem bijvoorbeeld Nokia, Blockbuster of recent nog Arcadia Group: slachtoffers van overmoed, die met achterhaalde bedrijfsmodellen bleven werken. Hun processen en go-to-market-principes werden genadeloos van de kaart geveegd toen er betere kwamen.
De nieuwe erp
Om als organisatie te overleven, is aanpassingsvermogen belangrijk. Veel bedrijven hebben hun digitale transformatie dan ook het afgelopen jaar versneld. Dat heeft gevolgen voor bedrijfsculturen gehad. De pandemie betekent ook dat de back-end- en front-end-processen in optimale conditie moeten zijn. Daardoor staat erp nu meer dan ooit in de schijnwerpers.
De vraag is: hoe kunnen organisaties vol vertrouwen plannen maken in een tijd waarin zekerheid ver te zoeken is? Wat kunnen zij doen om hun potentieel te maximaliseren, om uit deze crisis te komen met een robuust bedrijf dat in staat is de volgende disruptie het hoofd te bieden?
Om hier zelfs maar een begin mee te maken, moet een erp-systeem een emotionele context hebben. Wij noemen dat de ‘people experience’. Het klinkt gek om te suggereren dat gebruikers een emotionele band met een erp-systeem hebben. Maar in de tijden van smartphone-apps, waar de gebruikerservaring van het grootste belang is, wordt een erp-systeem sinds kort anders bekeken. Uit de studie People-Led Transformation bleek dat ‘het in staat te stellen van gebruikers om met het erp-systeem te communiceren via een applicatie die ze zelf willen, zoals Slack of Whatsapp’ in de top drie stond van prioriteiten voor toekomstige applicatiestrategieën.
Erp-systeem als digitale assistent
Het erp-systeem wordt meer dan een digitale opslagplaats. In de nieuwe wereld van slimme software wordt het een digitale assistent die jouw activiteiten noteert en proactief suggesties doet om je te helpen efficiënter te werken. De gebruiker wordt niet langer belast met het zware werk en kan doen waar hij het beste in is: creatief zijn en belangrijke beslissingen nemen. Machines doen waar machines het beste in zijn: zaken snel en accuraat analyseren en berekenen. De gebruiker kan vragen stellen en nuttige antwoorden verwachten: bijvoorbeeld de assistent vragen om urenbriefjes in te vullen op basis van agendanotities. Of de facturatie foutloos laten verlopen door naar eerdere boekingen te kijken en patronen te herkennen.
Zoals Ray Wang van Constellation Research heeft gezegd: ‘Middelgrote ondernemingen zullen de sleutel zijn tot ons herstel na de crisis. Tot nu toe hield erp deze organisaties vaak tegen, maar we zien de opkomst van bedrijfskritische systemen die worden geleverd op de manier die hun mensen nodig hebben om effectief te zijn.’
Dat is waar. Na decennia waarin erp niet op de gebruiker gericht was en waarin we er bijna moesten vechten om de productiviteit te verbeteren, staan we nu aan de vooravond van een generatieverschuiving naar een nieuwe, uiterst veerkrachtige architectuur. Deze is flexibel, speciaal gebouwd voor de sector en bedrijfsgrootte, cloud-gebaseerd en ai-powered. Eindelijk wordt het erp-systeem echt gebruiksvriendelijk en heeft het ‘net dat beetje extra’.
