Onderhandelen met Microsoft, Oracle of SAP? Zo doe je dat!

In de huidige tijd is het werken op afstand niet meer weg te denken. Maar tegelijk staan budgetten onder druk en is kostenbesparing meer dan ooit een belangrijk thema. Staat er een contractvernieuwing voor Microsoft, Oracle of SAP op het programma? Dan is dit de tijd om actie te ondernemen.

Het is niet heel lang geleden dat grote en middelgrote organisaties één keer in de drie jaar met  partijen als Microsoft, Oracle of SAP  om tafel zaten. Dan werd er stevig onderhandeld over een nieuw driejarig contract waar – met enig geluk – iedereen tevreden mee was.  

Vandaag de dag gaat dat anders. Steeds meer organisaties brengen bedrijfskritische data en processen naar de cloud en door onder andere COVID-19 zijn veel organisaties gedwongen sterk op de kosten te letten. Aan de andere kant willen organisaties graag investeren in technologie om sterk uit de crisis te komen en, bijvoorbeeld, het thuiswerken volledig te ondersteunen. Dus zitten die organisaties vandaag de dag vaker met de softwarefabrikanten aan tafel en willen dan het beste resultaat. Maar hoe realiseer je dat?  

Positieve houding

Wanneer jouw onderhandelingsteam zwaar bewapend ten strijde trekt zal het team van de softwarefabrikant de hakken in het zand zetten. En omgekeerd. Het gezegde luidt niet voor niets: met stroop vang je meer vliegen dan met azijn. Oftewel, positieve energie brengt een beter resultaat

Voorbereiding

‘Data is King’ en dat geldt ook bij de onderhandelingen voor een nieuw softwarecontract. Weet wat je gebruikt, maar weet ook wat je niet gebuikt. Daarbij geldt: meten is weten. Let daarbij goed op welke digitale gereedschappen je inzet. Zo is niet elke Software Asset Management-tool te gebruiken voor Oracle. Gebruik je niet het juiste gereedschap, dan zal Oracle de uitkomst van de meting op zijn minst betwisten. En dan nog …. De uitkomsten moeten ook door een deskundige geïnterpreteerd en vertaald worden naar de behoeftes voor een nieuw contract.  Insight kan je hierbij  op beide vlakken ondersteunen.

Nog een tip voor Oracle: Java (eigendom van Oracle) is nog steeds Open Source software. Dat betekent dat het ‘in principe’ kosteloos door iedereen te gebruiken is. Maar er zit wel een addertje onder het gras. Sommige commerciële toepassingen van Java vereisen wel een betaalde licentie. Het kennen van de gebruiksvoorwaarden en de voorwaarden in het contract zijn daarom essentieel. Tegelijk: verandert daar iets aan bij het toekomstige contract?

Naast weten wat je hebt, is weten wat je nodig hebt ook belangrijk. Staan er binnen de organisatie nieuwe projecten op stapel waarvoor nieuwe (cloud) technologie nodig is? Indien ja, kun je dit strategisch inzetten bij de onderhandelingen. Vooraf binnen de organisatie inventariseren is een stuk slimmer dan dat je ermee geconfronteerd wordt door de onderhandelaars bijvoorbeeld. Want ja – specialisten van de softwarefabrikanten praten ook met uw specialisten op IT-afdelingen, maar steeds vaker ook binnen de businessafdelingen zoal HR en Productie.

Maar je wilt ook weten wat je zeker niet nodig hebt. De onderhandelaars aan de andere kant van de tafel proberen je te laten geloven dat je echt niet om die mooie nieuwe technologie heen kunt. Vooraf in kaart brengen ‘wat wel en wat niet’ voorkomt dat je akkoord gaat met zaken die je eigenlijk niet wilt, hoe aantrekkelijk ze ook geprijsd zijn. Dat brengt ons gelijk bij de onderhandeling.

T-36

Dit is geen cryptische aanduiding voor een nieuw te lanceren maanlander. T staat voor een contractvervaldatum bij Microsoft en -36 staat voor het aantal maanden dat Microsoft vóór die vervaldatum begint met de vernieuwing. Correct, zo’n beetje direct na het afsluiten van de overeenkomst. Het is daarom belangrijk dat je ook op tijd begint. Zie ook bij de voorbereiding, wacht niet tot de laatste paar weken. Hoe minder tijd je hebt tot aan de vervaldatum, hoe relaxter de andere kant is.

Dan is het moment daar. Kijk voor het starten van de echte onderhandeling hoe de fabrikant het doet en waar ze zelf veel aandacht op leggen. Zo brengt SAP momenteel veel informatie naar buiten over de SAP-omgeving in de cloud. Dan kun je er vanuit gaan dat ze graag zien dat hun klanten dat gaan doen en zullen daar (mogelijk) kortingen tegenover zetten. Kijk daarbij alsjeblieft wel of jouw SAP ERP-omgeving naar de cloud kan en mag (wet- en regelgeving) en of de cloudvariant alles biedt wat je nodig hebt.

Terug naar Microsoft. Je kunt de digitale innovatiekrant niet openslaan of Microsoft Azure, Dynamics 365, Power Platform en allerhande Microsoft 365 Security en Compliance-oplossingen vliegen ons om de oren. Staan deze oplossingen op jouw verlanglijstje? Dan is het zeker zaak dat in de onderhandelingen goed te benutten, daar is geld te halen.

Support

Het is slim bij het onderhandelen voor een nieuw contract niet alleen naar licenties en cloud te kijken. Ondersteuning door de softwarefabrikant kan een mooie zijsprong zijn. Zowel Microsoft, Oracle als SAP bieden mogelijkheden voor ondersteuning binnen het softwarecontract.