De CO2-voetafdruk verkleinen: veel organisaties hebben er hun mond van vol maar in de praktijk komt er weinig van terecht. Technisch dienstverlener annex energieconcern Engie weet in Nederland wel stappen te maken. Het bedrijf kiest voor een flexibel mobiliteitsbeleid waarbij werknemers afwisselend kunnen kiezen voor de fiets, bus, trein of auto én inzicht krijgen in de bijbehorende CO2-uitstoot. Daarbij is een goede digitale ondersteuning en afwikkeling onontbeerlijk. Hiervoor koos Engie voor de it-partners Reisbalans en SAP-expert Superp.
Als services- en energiebedrijf is Engie in Nederland actief met het leveren van duurzame technische oplossingen en het opwekken en leveren van groene energie. Niet onlogisch dus dat intern de vraag kwam hoe het bedrijf eigenlijk de eigen CO2-voetafdruk kon verminderen, bijvoorbeeld op het gebied van het reizen naar kantoor en klanten, vertelt Robert Hoogendoorn, it-projectmanager bij Engie Services.
‘Je praat dan over zo’n zesduizend medewerkers met verschillende reisstromen. In pre-coronatijd betekende dat 300.000 reisbewegingen op maandbasis; in de maand september voor de lockdown was dat weliswaar teruggelopen tot 70.000, maar dat is ook nog steeds een behoorlijk aantal.’ En dan rekent Hoogendoorn het rondrijden van de monteursbussen van Engie niet mee. Voor monteurs geldt een aparte regeling en methodiek voor het registreren van ritten.
Reisbalans
Engie startte daarop een programma om een flexibel mobiliteitsbeleid in te voeren waarbij medewerkers steeds zelf een eigen keuze kunnen maken: werk ik thuis, pak ik de fiets – er bestaat een regeling voor bedrijfsfietsen – al dan niet in combinatie met bus of trein, neem ik de bus of trein of kies ik voor de auto? Bij elke keuze wordt de CO2-voetafdruk bepaald; medewerkers krijgen zo inzicht in hoe zij duurzamer kunnen reizen.
Het concern is om dit te concretiseren in zee gegaan met het onlineportaal Reisbalans. Daar kunnen Engie-medewerkers een mobiliteitskaart aanvragen en hun reisbewegingen vastleggen. De kaart biedt toegang tot bijna alle openbaar vervoer (ov)-diensten in Nederland, tot aan de ov-fiets toe, ook als ze die privé gebruiken. Het portaal biedt een overzicht van alle gemaakte ov-transacties én de mogelijkheid om de ritten met privévervoersmiddelen, zoals auto of fiets, in te voeren.
Toetsen en goedkeuren
Daarmee was Engie er nog niet. De gemaakte ritten moet je ook weer toetsen op juistheid, en dan goedkeuren. Immers, Engie vergoedt de gemaakte reiskosten en de juiste vergoeding moet op de loonstrook terecht komen. ‘Want, als iemand de mobiliteitskaart privé gebruikt, wat mag, dan moet er in plaats van een vergoeding een inhouding volgen. Die regels moet je wel goed toepassen’, stelt Hoogendoorn.
Voor leaserijders geldt dat zij ook gebruik mogen maken van de mobiliteitsdiensten naast de leaseauto. Omdat deze ritten al afgekocht zijn via een leasecontract, hoeven de leaserijders geen ritten te registreren. Medewerkers die rijden met een eigen auto kunnen de ritten declareren via de Reisbalans-app. In deze app komen de afgenomen mobiliteitsdiensten samen bij de ingevoerde ritten met privévervoer (lopen/fietsen/auto).
SAP Fiori en SAP Concur
Voor het controleren, goedkeuren en vergoeden van ritten ontwierp Engie Services Nederland met SAP-partner Superp een oplossing op basis van het app-framework SAP Fiori. Daarbij moest er een koppeling worden gelegd met de software-as-a-service (saas)-oplossing van Reisbalans. Daar zat tijdens dit project de crux, vervolgt Hoogendoorn. ‘Om dit op te lossen, was een interface met het SAP-landschap van Engie nodig, gecombineerd met de extra intelligentie die SAP Fiori te bieden heeft.’
Volgens de it-projectmanager is Fiori een goede oplossing om over de verschillende systemen heen te praten. In samenspraak met Superp bouwde Engie in SAP Fiori onder andere een goedkeurings- en een correctie-app plus een dynamische maandstaat.
Maar, was het niet logischer geweest wanneer Engie SAP Concur had gekozen? Deze kant-en-klare oplossing binnen het SAP-portfolio is toegesneden op het afhandelen van reisdeclaraties. ‘Nee’, zegt Hoogendoorn, ‘Wij hanteren geen ‘SAP-tenzij’-aanpak’. Engie kent een gefragmenteerd it-landschap met ook de nodige SAP-legacy, zoals ECC, HCM en wat Fiori-tools. Hadden wij voor SAP Concur gekozen dan moesten we alle drie de onderdelen opnemen in dat systeem.’
Hij wijst er verder op dat Concur meer is dan een systeem voor reistransacties en ook bedoeld is voor onder andere declaraties van buitenlandse reizen en het boeken van hotels. ‘Dat was bij ons niet in de picture. Wij wilden voor onze medewerkers één omgeving voor het nieuwe reisbeleid rond auto, openbaar vervoer en fiets.’
Versimpeling
Een in zijn ogen groot voordeel van de SAP Fiori-oplossing is het versimpelde declaratieproces. Waar het bijvoorbeeld voorheen voor medewerkers best ingewikkeld was om een treinreis te declareren, met voorschieten en achteraf declareren, is dat nu makkelijker geworden. ‘We werken veel met studenten en jonge mensen. Die hebben vaak nog geen auto. Dan is zo’n versimpeling aan de hand van ‘fair use en directe uitbetaling’ een verademing.’
Het belangrijkste uitgangspunt, benadrukt hij, is dat medewerkers bij Engie voortaan keuzes kunnen maken. Zelfs leaseautorijders mogen besluiten om toch met het ov te gaan, als dat in een bepaalde situatie beter uitkomt. Waarmee het bedrijf met oog op de reisvergoeding duurder uit is. ‘Engie neemt dit soort extra kosten voor lief. Wij willen echt wat aan onze CO2-afdruk doen’, besluit Hoogendoorn. Om daaraan toe te voegen dat de nieuwe opzet hopelijk snel in de praktijk – lees wanneer de coronacrisis voorbij is – op piekmomenten kan worden getest.
Proces tot vergoeding
Het proces dat uiteindelijk leidt tot de vergoeding van gemaakte reiskosten aan de medewerkers van Engie begint in de SAP Human Capital Management (HCM)-module. Daar worden de arbeidsrechten vastgelegd, en dus ook het recht op de mobiliteitskaart.
Het onlineportaal Reisbalans nodigt werknemers met de juiste rechten uit om een account aan te maken en verstrekt de mobiliteitskaart. Via de portal kunnen medewerkers ritten en transacties inzien en indienen, die daarna worden overgehaald naar het SAP ECC-systeem. Het grootste deel gaat vervolgens naar het goedkeuringsproces in Fiori. Hier wordt bijvoorbeeld gecheckt of de urenadministratie overeenkomt met het reisgedrag. Via een koppeling met de ANWB-routeplanner volgt een toets of het opgegeven aantal kilometers waarschijnlijk is.
De correctie-app in combinatie met SAP-workflow zorgt ervoor dat afgekeurde ritten niet te lang blijven hangen. Goedgekeurde ritten en transacties worden verder in SAP ECC getoetst en verwerkt en in SAP Cross-Application Time Sheet (CATS) klaargezet voor verdere verwerking. Vanuit daar worden ze opgepakt en in SAP HCM verder verwerkt met de salarisrun.
