We hebben een jaar kunnen wennen aan werken op afstand. Hoewel het voor veel werknemer in onze sector geen nieuw fenomeen is, bleek de totale omschakeling behoorlijk wat aanpassingsvermogen te vragen. In mijn geval was het afgelopen jaar een jaar vol experimenten – en nieuwe inzichten.
De dynamiek die ik bij mezelf en bij collega’s ervaren heb, is dat we in eerste instantie de lopende activiteiten anders hebben geprobeerd in te richten. We zochten alternatieven om hetzelfde te doen met andere middelen. Mijn modus operandi is dat ik voorheen veel binnen het pand rondliep om te praten met collega’s en zo een goed beeld kreeg van de zaken die spelen. Toen dat door de maatregelen niet meer mogelijk was, ben ik gaan bellen of videoconferencen met verschillende collega’s binnen ons bedrijf. Dat is minder intuïtief en biedt mij niet hetzelfde als de meer spontane dialogen op de werkvloer.
Het is een voorbeeld van de beperkingen van online-interactie en de constatering van zo’n beperking is het moment om te zoeken naar andere manieren om je werk goed te blijven doen. In mijn geval betekende het dat ik meer naar overzichten en documentatie ben gaan kijken binnen onze systemen om toch feeling te houden met de afdelingen binnen ons bedrijf. Die omschakeling heb ik inmiddels gemaakt en het leidde tot het inzicht dat bepaalde processen veranderd moeten worden. Juist om ervoor te zorgen dat iedereen het overzicht houdt en tijdige bijsturing mogelijk wordt. Zo verandert de mindset over het nieuwe werken én de manier waarop een organisatie functioneert.
Een ander aspect waaruit dit blijkt, is de recrutering van nieuwe collega’s. Het is nu voor ons nog evidenter om over lands- en zelfs continentsgrenzen heen te werven. Wij zijn als hostingbedrijf al jaren kosmopolitisch ingesteld, maar zagen lang niet altijd onze collega’s in andere landen. De internationale samenwerking is verbeterd het afgelopen jaar – en als bonus krijgen we leuke introfilmpjes van nieuwe collega’s uit de regio’s.
Whiteboard
Voor mezelf heb ik een aantal aanpassingen gedaan, zodat ik het overzicht houd en ook projecten die voorheen veel fysieke bijeenkomsten ‘vereisten’, bijvoorbeeld met betrekking tot productontwikkeling, gewoon door kunnen lopen. We doen veel minder presentaties en in plaats daarvan delen we online documenten, waarin we samen werken. In het geval van online-vergaderingen gebruiken een aantal teams voor productontwikkeling sinds kort Miro, dat collaborative whiteboard biedt. Het werkt eenvoudig en biedt uitkomst om met grotere groepen effectief brainstormsessies te doen.
Een specifiek element dat me bezighoudt, is hoe je het sociale aspect van het samenwerken in één bedrijf waarborgt als je elkaar niet fysiek kan ontmoeten. We moeten nieuwe manieren vinden om fun in te bouwen en te zorgen voor een persoonlijke noot bij online-communicatie. Ook dat is deels een experiment, dat fout én goed kan gaan. Het zit in subtiele zaken, zoals achtergronden bij meetings. Toon je je échte thuiswerkplek of kies je voor een kantoorachtergrond waarin je af en toe half verdwijnt? Ik prefereer de eerste optie, omdat deze persoonlijk is. Een andere fun factor zijn de online-borrels, die er al bij veel organisaties een beetje bij lijken te horen. Daarbij loop je wel het risico dat het geforceerd overkomt en de technologie niet helemaal meewerkt. De geijkte videoconferencing-platformen hebben niet de juiste functies om spontaniteit te bevorderen en een dj op een online-borrel is per se een succesgarantie. Dan geef ik toch de voorkeur aan Gather.town, dat veel interactiever is en uitnodigt om lekker te wandelen en te spelen. Voor de veteranen onder ons: het lijkt een beetje op De Digitale Stad vroeger.
Niet alles werkt hetzelfde als binnen een normale kantoorzetting en het afgelopen jaar was een experiment in hoe je goed samen kunt blijven functioneren. Dat biedt kansen om de samenwerking en bedrijfsprocessen te verbeteren én kan ook nog eens leuk zijn.
(Nog een oproep. Als er iemand is die een écht goed online-alternatief heeft voor een flipchart en markeerstiften, houd ik me aanbevolen.)
Kijk eens naar BigBlueButton, er bestaan voorgekonfigureerde servers die vanaf €45 per maand te huren zijn.
Kombineert goed met Moodle.
Een persoonlijke inkijkje aangaande organisatie ervaringen waarin ik me verbaas over het feit dat als kosmopolitisch ingesteld bedrijf er zo weinig contact met collega’s in andere landen is. Juist van een Technical Evangelist bij een ‘netwerkbedrijf’ zou je deze synergie verwachten om zo ideeën te importeren want andere samenwerkingen bieden de mogelijkheid om via een bottom-up innovatie wat bedrijfsprocessen te verbeteren via een ‘kennissen’ organisatie.