Wie handel wil drijven met het Verenigd Koninkrijk, kan niet om it- en logistiek dienstverlener Portbase uit Rotterdam heen. Zonder digitaal voorgemeld douanedocument in het zogeheten Port Community System gaat een zending het land niet in of uit. Portbase startte ruim twee jaar geleden met de voorbereidingen op de Brexit. De eerste indruk: Nederland heeft zijn zaakjes op orde, aan de Engelse kant loopt het stroef.
Portbase, een joint venture van Havenbedrijf Rotterdam en Havenbedrijf Amsterdam, verbindt alle partijen in de logistieke ketens van Nederlandse havens via het zogeheten Port Community System. Hierin worden gegevens tussen bedrijven gedeeld en vindt informatie-uitwisseling met overheden plaats. Bas van Amsterdam, manager corporate affairs van Portbase, vertelt dat de it- en logistiek dienstverlener twee jaar geleden, samen met havenpartijen en andere ketenpartners, startte met een programma om de gevolgen van de Brexit op te vangen. ‘We wisten toen al dat de situatie waarin een vervoerder moeiteloos een ferry kon op rijden, zou veranderen door het vertrek van het Verenigd Koninkrijk uit de Europese Unie. Hier was een rol voor Portbase weggelegd.’
Alleen, Portbase bood op dat moment diensten aan voor het zogeheten ‘deep sea’-containervervoer (over oceanen), het ‘short sea’-containervervoer (de korte vaart of moderne kustvaart) en bulkterminals (denk aan kolen, ijzer, olie), maar niet voor het ferry-vervoer. Van Amsterdam: ‘Dat gaat via trailers, dat is een ander soort keten, met een ander soort vervoer: vrachtwagens.’
Tweaken
Portbase moest dus om Brexit-ready te worden zijn haveninformatiesysteem aanpassen, onder meer in de melding van de import- en exportdocumentatie. Normaliter volstond bijvoorbeeld een containernummer, maar nu kwamen er trailers met andere identificatiekenmerken bij. Ook het doorvoeren van veranderingen voor softwareleveranciers was nodig, zodat na de Brexit hun klanten via de software in staat zijn te koppelen met het Portbase-systeem. Verder moesten de terminals via edi (electronic data interchange) of webservices kunnen koppelen aan het Portbase Community System.
In de periode oktober 2018 – maart 2019 waren de eerste aanpassingen klaar. Bijvoorbeeld, het uploaden en zelf controleren van export- en importdocumenten en het zonodig realtime volgen ervan. Maar omdat de Brexit werd uitgesteld, lag er ruimte voor logistieke verbeteringen, zoals het kunnen indienen van opvolgende douaneaangiftes en het geschikt maken van aangiftes van een veterinaire lading voor trailers. Van Amsterdam: ‘Onze oplossing voor deep sea shipping vormde de blauwdruk; die hebben we getweakt voor de Nederlandse ferryhavens. Qua belasting van ons systeem maakten we ons weinig zorgen. Het systeem draait in de cloud en is schaalbaar. Uit een test bleek dat een grotere belasting goed op te vangen is met extra cloudcapaciteit.’
Spin in het web
De zegsman schat in dat Portbase circa 25 procent van de bestaande digitale dienstverlening (inclusief het systeem) heeft moeten aanpassen voor de Brexit. Het systeem was immers ingericht op containers. Met de Brexit komen er ook trailers in beeld. Van Amsterdam noemt dat ‘ander equipment’ met voor bijvoorbeeld de import ook een andere methodiek. ‘Daar moet met een zendingsnummer worden gewerkt in plaats van met een containernummer omdat er op de verschillende soorten trailers variërende equipment-id’s staan aangegeven, zoals een kenteken, een trailernummer of zelfs een ander id. Ik vergelijk deze gehele operatie met het aanpassen van bankrekeningnummers, die in de wortels van de bankenwereld én daarbuiten genesteld zitten.’
Uiteindelijk vormt de basis van de Nederlandse Brexit-oplossing het via Portbase digitaal voormelden van de douanedocumenten bij de terminals. Alle ferry- en shortsea-terminals stellen dit verplicht. Portbase-zegsman Van Amsterdam vult hier op aan: de aangever van een transport – een importeur, exporteur of tussenpersoon – dient een zogeheten invoer- of uitvoeraangifte in bij de douane. Na goedkeuring moet er vervolgens een voormelding met informatie over de boeking en de wagen (trailer) in Portbase worden geplaatst.
Daarna worden de data vanuit het Portbase-systeem naar de terminal (ferrymaatschappij) verzonden en kan het transport zijn weg richting of vanuit Engeland vervolgen. Portbase kan op basis van al deze informatie ook de douanemanifesten opstellen (hergebruik van data) en er is met deze oplossing een centrale digitale werkwijze in alle Nederlandse havens voor alle vervoerders, verladers en hun tussenpersonen.
Aanpassingen Portbase en douane
Een greep uit de Brexit-aanpassingen aan het Portbase Community System:
- Melding Export Documentatie en Melding Import Documentatie
- Ontwikkeling nieuwe service Import Status (voor het real time volgen van de inkomende lading)
- Track & trace-dienstverlening geschikt maken voor lading in trailers die via ferry’s verscheept worden
- Melding lading van dierlijke oorsprong (was alleen in containers, nu ook beschikbaar voor trailers)
- Melding Lading Import en Melding Lading Export
- Cargo Tracker en Cargo Controller
- Veterinair inspectieproces
Daarnaast waren er procedurewijzingen bij de douane die doorgevoerd moesten worden, bijvoorbeeld de doorgaande transit. Toelichting: Noord-Ierland heeft een eigen landcode (XI) gekregen. Die was er voorheen niet in de douanewetgeving en de systemen van de douane omdat het land een onderdeel van de EU was. Die wijziging moest dus in alle procedures voor onder meer transit worden doorgevoerd.
Op stoom komen
Normaliter gaat er jaarlijks vijftig miljoen ton op en neer tussen Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Maar in januari, de eerste volle maand na de Brexit, viel het met het handelsverkeer nog mee, zegt Van Amsterdam. ‘In het begin was er een minimum aan afvaarten; langzaam is het op stoom gekomen. Ik schat in dat we nu op zo’n zeventig procent van het normale volume zitten.’
Het Portbase-systeem functioneert daarbij goed. Als er problemen ontstaan hebben die vooral te maken met gewenning. ‘Het gaat erom dat de werkwijze die we in de gehele keten met elkaar hebben afgesproken, dus of iedereen doet wat hij behoort te doen, beklijft. Een grote groep verladers en vervoerders krijgt niet alleen te maken met nieuwe systemen, maar ook met nieuwe douaneprocedures. Die zijn ruim veertig jaar gewend geweest om zonder formaliteiten de boot op te rijden, zowel hier als in Engeland. Dat is veranderd.’
In de beginfase van het veranderprogramma is er contact geweest tussen Portbase en de Britse Port Community Systems om te kijken of een samenwerking mogelijk was. Maar omdat er in het Verenigd Koninkrijk geen centraal systeem bestaat voor alle havens en er nog veel onduidelijkheid bestond, ook door de politieke discussies in het VK, is er in Nederland besloten de voorbereidingen aan Nederlandse in gang te zetten om op tijd klaar te zijn. Een verstandige beslissing want de Engelse overheid (Department of Transport) is pas veel later met een ‘border operating model’ aan de gang gegaan.
Proof of the pudding
Inmiddels wordt uit de verhalen in landelijke media duidelijk dat de logistieke aanpassingen aan de Brexit in Engeland chaotisch verlopen. Onder meer De Volkskrant concludeerde dat de Britse voorbereidingen op de Brexit zo robuust zijn als een kaartenhuis. Omdat de douanesystemen van de verschillende EU-landen en die van de Britse havens niet goed met elkaar communiceren tikken bijvoorbeeld in de Britse havens elke nacht honderden mensen handmatig EU-exportformulieren over, voordat schepen de ochtend er op aanmeren.
Daarnaast is er sprake van een tekort aan douaniers, blijkt er voor Engelse exporteurs van dierlijke producten naar EU-lidstaten een dure dierenartsverklaring nodig te zijn per zending en brengt de Brexit een ingewikkeld stelsel van regels, vergunningen en procedures met zich mee die Engeland – gelukkigerwijs – gefaseerd in werking laat treden.
Volgens ondernemersvereniging voor handel en logistiek Evofenedex zijn problemen die bij transporten ontstaan, nu nog ter plekke op te lossen, omdat de handelsvolumes nog laag zijn. ‘Maar wij houden ons hart vast als straks de volumes en regels toenemen,’ zegt een woordvoerster tegen De Volkskrant. ‘Dan kan er toch een sneeuwbaleffect optreden waardoor we hier ook forse problemen krijgen.’
De echte ‘proof of the pudding’ volgt na 1 juli: dan is het handelsvolume aangezwollen en loopt de afkoelperiode af. Daarna is het volledige stelsel aan regels ook aan Britse kant van kracht.
Lees ook: Software vangt explosie aangiften na Brexit-deal op
