Bedrijven besteden jaarlijks gemiddeld 2,3 miljoen euro aan onnodige software en licenties, bleek kortgeleden uit Europees onderzoek. Veel software wordt aangeschaft buiten de it-afdeling om, waardoor kosten en governance ontsporen. Een echte desinvestering in tijden van besparing, vindt country manager Rogier Stolk van systeemintegrator en softwarelicentiespecialist Insight.
Na ondervraging van honderden Europese it-beslissers concludeerde Insight onlangs dat organisaties miljoenen euro’s laten liggen op het beheer van software en licenties. Ongebruikte licenties en ondoorzichtige ict-aanschaffingen zijn aan de orde van de dag en de meeste ondervraagden vinden investeringen op dit vlak minder strategisch dan ze zouden moeten zijn. Aan Rogier Stolk, sinds begin 2019 landendirecteur bij het it-bedrijf, de vraag hoe dit komt en hoe je het voorkomt.
Ongebruikt
Stolk: ‘Uit ons onderzoek blijkt dat meer dan twintig procent van de gekochte softwarelicenties niet wordt gebruikt. Dit speelt vooral bij organisaties met meer dan vijfhonderd medewerkers. De business beschouwt ict zó strategisch dat men onder druk van medewerkers software aanschaft zonder overleg met de it- en inkoopafdelingen. Het helpt bovendien niet dat er door corona een grotere afstand is tussen business en deze afdelingen.’
‘Het gevolg is dat twee derde van de organisaties dubbele software heeft en bedrijven jaarlijks gemiddeld 2,3 miljoen euro aan onnodige licenties besteden. Van dat geld kun je het loon van 45 ervaren it’ers betalen. En dat in een tijd waarin veel bedrijven hun personeelsbestand moeten afslanken en noodgedwongen kiezen voor minder vernieuwing van de ict-omgeving. Onnodige kosten voor software en licenties zijn een desinvestering. Je raakt zo kennis en budget kwijt.’
Hoe voorkom je zo’n desinvestering?
‘Door beter beheer van software en hardware bespaar je kosten zonder dat de bedrijfsvoering eronder lijdt. Organisaties hoeven hun personeel minder in te krimpen en kunnen beschikbare budgetten gebruiken voor strategische initiatieven die de veerkracht van de onderneming versterken.’
‘De belangrijkste uitdagingen daarbij zijn consolidatie en rationalisatie van de ict-omgeving. Consolidatie betekent dat je kiest voor één bepaald softwareproduct, in plaats van meerdere vergelijkbare. Met rationalisatie voorkom je vervolgens onnodig gebruik van de gekozen oplossing. Het onderzoek toont dat ruim de helft van de bedrijven dit de afgelopen maanden wel heeft geprobeerd, maar zonder het gewenste resultaat. Ze weten niet waar de hoge licentie-uitgaven vandaan komen, hoe ze deze kunnen schalen naar daadwerkelijk aantal gebruikers en hoe ze effectief heronderhandelen met leveranciers.’
‘Een relatief eenvoudige oplossing is het gebruik van softwarebeheertools. Diverse leveranciers, klein en groot, bieden die. Met zo’n tool wordt het licentiegebruik inzichtelijk en zet je snel stappen naar consolidatie en rationalisatie. Je kunt ermee besparen door je it-omgeving anders in te richten en zo optimaal mogelijk te gebruiken.’
Welke andere trends dan kostenbeheersing spelen in 2021?
‘We zien dat ict-investeringen weliswaar onder de loep worden genomen, maar komend jaar blijven groeien. Ict kan het verschil maken waarmee je je concurrentiepositie verstevigt en versnelt. Cloud computing is daarbij the way to go. Onlangs bleek uit onderzoek dat een cloudinvestering voor negentig procent van de cio’s hoog op de agenda staat. Vaak zoeken ze een hybride oplossing, dus met een deel in de cloud en een deel lokaal.’
‘Verder verwacht ik dat thuiswerken voor de meeste organisaties in 2021 de norm blijft, net als nu in verband met corona. In deze nieuwe werkelijkheid doemen allerlei nieuwe uitdagingen op. Welke eisen moet je bijvoorbeeld stellen aan de it-infrastructuur als iedereen op afstand blijft werken? Is consolidatie van de infrastructuur in de cloud logisch en wat komt daar dan bij kijken?’
Beveiliging
‘Ook komend jaar is een van de belangrijkste eisen dat de ict goed beveiligd is. Hoe zorgen we ervoor dat dit het geval blijft, als mensen voornamelijk thuiswerken? Eerst werkten mensen op kantoor achter een firewall en nu doen ze dat thuis, met alle risico’s van dien. Wij hebben een portal ontwikkeld waarop de recentste security patches voor Microsoft-werkplekken als download beschikbaar zijn. Dit helpt organisaties om misbruik te voorkomen.’
‘Daarnaast verwacht ik dat de komende tijd meer ondernemingen ict als strategische asset gaan beschouwen. Informatietechnologie krijgt echt een plaats in de boardroom. Daar gaan dan ook keuzes vallen tussen personeel en automatisering van bedrijfsprocessen. Op de werkvloer zelf wordt al gekeken hoe ze zaken kunnen automatiseren, bijvoorbeeld met PowerBI en Power Automate. Aan de hand van Devops worden verschillende applicaties met elkaar gekoppeld zodat één werkende flow ontstaat. Dit zal de komende tijd alleen maar toenemen.’
Welke rol ziet u hierbij weggelegd voor Insight?
‘Wij zijn oorspronkelijk een dienstverlener voor licentiemanagement, maar werken steeds vaker als systeemintegrator. Zo ondersteunen onze consultants klantorganisaties bij de migratie van werkplekken en de hele backend naar de cloud. Daarnaast adviseren we ze over een geschikte dataplatformstrategie: waar zet je je data het beste neer en hoe maak je deze optimaal beschikbaar voor de business?’
‘Dat is ons uiteindelijke doel: bedrijven verlichten bij hun werkzaamheden. We maken het met ict mogelijk om te besparen en werkprocessen te optimaliseren, zodat het bijvoorbeeld korter duurt om nieuwe producten of diensten in de markt te zetten. Besparing lukt niet zonder optimalisatie. Het is gewoon zonde om ongemerkt miljoenen euro’s te besteden aan iets wat je niet of nauwelijks gebruikt.’
Rogier Stolk
Rogier Stolk kwam in 2011 als salesmanager in dienst bij Insight Nederland en werd in januari 2019 aangesteld als country manager. In deze rol moet hij de propositie en cultuur van de Nederlandse organisatie verder professionaliseren en vormgeven. Voordat hij bij Insight begon, werkte Stolk bij HP en CSS.
Eerder deze maand koos provincie Friesland Insight Nederland samen met Protinus IT als voorkeurleverancier voor bestaande en nieuwe softwarelicenties en de ondersteuning in licentieadvies.
Insight is een Amerikaanse softwarespecialist en systeemintegrator. Het bedrijf is in de Benelux actief vanuit kantoren in Amsterdam, Apeldoorn, Enschede en het Belgische Grimbergen. De organisatie heeft wereldwijd ruim elfduizend medewerkers in dienst.
‘Onnodige softwarekosten zijn een desinvestering’
zo is dat, met een gestrekt been eringaan.
je zou ook 2.3 miljoen aan it-ers kunnen uitgeven, maar dat moet afslanken.
In bedrijfstermen betekent dat dat ze snel weg moeten met zo min mogelijk extra kosten.
En zeg nou zelf wat je heb je aan it-ers. Ze vragen welk probleem iets oplost en wat de toegevoegde waarde is en kijken daarbij alsof ze iets slims hebben gezegd.
Vroeger (in it is dat een paar jaar geleden) moest je als bedrijf focussen op de core business, it was vervangbaar.
Nu is it core business en word je weggedisrupt als je niet mee doet. Dus staan we elke ochtend in het virtuele kringetje net te doen alsof de sprintdoelen echt af komen.
Verkopers roepen consolidatie, 1 software product. En rationalisatie, das dat je het bij hun koopt. Anders zijn het onnodige kosten.
En iets over cloud. “Cloud is the way to go”. Zeg er hybride bij en je bent specialist.
Bij reacties speelt ook zoiets.
Onnodige, of dubbele reacties zijn ook een desinvestering.
Maar wel leuk.
It als in La vita e bella, hoe vreselijk het ook is, je kunt er maar beste om lachten.
En zo krijgt Godwin toch weer gelijk.
Dino,
De business case rammelt inderdaad nogal want of je voor €2,3 miljoen één jaar lang 45 ervaren IT mensen op de loonlijst kunt hebben is door hoge loonkosten twijfelachtig, je kunt volgens mij net 35 junior IT-ers inhuren maar de goedkope indiaantjes en dure managers leveren een paradox in de productiviteit op. Want uiteindelijk moet je besparingen jaarlijks kunnen boeken want anders moet je kiezen voor de flexibele arbeidsschil en dat is aanzienlijk duurder. Seen that, been there and done IT want er zit een kern van waarheid in het verhaal alleen wijzigen leveranciers nog weleens hun licentiemodellen.