Waarom cio wakker moet liggen van hr

Corona heeft een compleet nieuwe manier van werken in een stroomversnelling gebracht. Wie nu geen werk maakt van een uniek samenwerkingsverbond met hr om een vlotte, veilige en engagerende relatie te verzekeren met medewerkers, degradeert zijn bedrijf tot een tweederangsspeler in the war for talent and engagement van morgen.

Voor een bedrijf wordt het van kapitaal belang om een optimale digitale connectie te bouwen met je medewerkers. Het is een illusie dat de vijf-op-vijf-dagen op kantoor terugkeren. En het is niet enkel meer de opgroeiende jeugd die digitalisatie vanzelfsprekend vindt op de werkvloer van morgen. It has happened. In een mum van tijd is je workforce homo digitalis geworden. Bedrijven met cio’s die dit ten volle beseffen én die nu hun hr-afdeling kunnen inspireren en overtuigen, zullen als winnaar uit deze crisis komen.

Vier cruciale hefbomen voor het nieuwe werken zijn:

• Mobiliseer je medewerker

Medewerkers willen werken zoals ze leven: veilige toegang tot informatie en dat anytime, anywhere and on any device. Gedaan met papieren loonbonnen uitdelen of via de post versturen, gedaan met afwezigheidsformulieren laten ondertekenen door de chef. Loonfiches bekijk je op je smartphone en een slimme digitale assistent boekt je verlof en ruimt ook nog eens feilloos je Outlook-agenda op als je een onverwachte snipperdag opneemt. Bedrijven die na de coronacrisis mee willen doen voor de war for talent moeten nú werk maken van moderne hr-systemen die op veilige manieren medewerkers vlot en efficiënt toegang geven tot hun hr.

• Automatiseer taken en processen

Elke minuut op een hr-afdeling moet time well spent zijn. Tot voor kort moest en zou iedere ietwat moeilijke vraag via een fysiek gesprek gebeuren. Vandaag weten we wel beter. Alles kan virtueel en het is o zo efficiënt. Meeting in, meeting uit in twee kliks. Hetzelfde geldt voor hr-processen. Durf vastgeroeste processen en taken in vraag stellen. Waarom blijven fungeren als doorgeefluik voor data-invoer op personeelsdiensten als medewerkers het zelf rechtstreeks kunnen ingeven in geavanceerde hr-software? Waarom een groep collega’s die elke dag dezelfde soort vragen beantwoordt als intelligente en goed getrainde 24/7-chatbots vier van de vijf vragen kunnen oplossen? Hr heeft geen tijd te verliezen; er staan mensen op het spel. Zorg dat hr tijd kan vrijmaken voor de personal touch in deze efficiënte maar ook steriele wereld. Zorg dat ze tijd hebben voor loopbaangesprekken die er toe doen en voor alle andere vragen waar medewerkers tussen hun vier muren mee blijven zitten.

• Integreer je applicaties

Kies voor totaaloplossingen, kies voor goed integrerende ecosystemen. Wat voor nut heeft het om een premium tijdsregistratiesysteem te hebben en een premium loonverwerking als je de gegevens van de ene in de andere moet overtypen? Wat voor nut heeft een applicatie waar een medewerker flexibele loonelementen kan in kiezen als er geen automatische koppeling is met het loonsysteem? Kies nooit een systeem in isolatie. Betrek je it-architecten. Nadenken over integraties en api’s levert een eenmalige lineaire vertraging in het begin en een exponentiële vermenigvuldiging van waarde op termijn. Kreeg je ooit als kind een kick van de tekening die ontstond als je punten met een vloeiende lijn met elkaar verbond? Gun je hr-afdeling en je medewerkers ook die beleving. Laat die seamless experience al beginnen van bij het allereerste begin van een sollicitatie en hou ze vol gedurende de hele loopbaan van je medewerkers.

• Neem kennis van technologische innovatie

Laat je door specialisten overtuigen van wat technologische innovatie de volgende jaren zal brengen in hr en leg het in mensentaal uit aan je hr-afdeling. Gedetailleerde voorspellingen van ontslag en verzuim via artifical intelligence in zeer grote ondernemingen, automatisaties van hr-processen door robotics en hyperveilige cloud-oplossingen voor dynamische hoeveelheden van data in verschillende graden van sensitiviteit. Die zaken zijn niet meer de toekomst, dat is het heden in de moderne hr-wereld. Cio’s moeten niet enkel deze trends op de voet volgen, ze moeten er ook voor zorgen dat ze elk departement – hr in het bijzonder – in mensentaal kunnen uitleggen welke voordelen deze technologieën kunnen en zullen hebben in het nieuwe normaal. Laat je daarvoor begeleiden door specialisten. Innovatie betekent dat je niet altijd start met lange behoefteanalyses en na zes maanden studie een tool selecteert die je behoefte zou kunnen oplossen. Het start ook vanuit technologische mogelijkheden die maar duidelijk worden als je de technologie ten volle kent en exploiteert.

Fysiek bastion

Uit recent onderzoek blijkt dat bijna de helft van de medewerkers in 2020 bij de hr-afdeling langsging voor antwoorden op hr-vragen. Maar maak niet de fout dat dit soort zaken een laatste fysiek bastion zullen blijven. Mensen willen werken zoals ze in sneltempo hebben leren leven: virtueel, efficiënt en veilig. We gaan allang niet meer langs de bank voor een overschrijving. Dat is voorbij, voltooid verleden tijd. Met het aanvragen van een afwezigheid, het ondertekenen van een contract en het simuleren van een voordeel alle aard zal het niet anders zijn.

Instant, veilig en digitaal, dat is hoe je medewerkers dit gaan doen. Het is jouw opdracht als cio om te zorgen dat je bedrijf voorbereid is om mee te spelen in de war for talent. Laat hr tijd spenderen aan mensen, niet aan paperassen.

Auteur: Ruben Smolders, information technology lead SD Worx