De oude Archiefwet wordt aangepast aan de eisen van het digitale tijdperk. Een modernisering was hard nodig gezien de meeste regels uit ‘de papieren tijd’ stammen. Rijksoverheid, gemeenten en andere overheidsinstanties hebben voortaan nog maar tien in plaats van twintig jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archief.
Hierdoor blijft het archief beter up-to-date en cultureel erfgoed beter bewaard. Bovendien worden overheden transparanter en krijgen bijvoorbeeld onderzoekers eerder toegang tot voor hen belangrijke gegevens.
De ministerraad heeft hiermee ingestemd op voorstel van minister Slob (Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media). De Archiefwet schrijft voor dat de overheid haar informatie op een goede manier bewaart. Maar de huidige regels houden nauwelijks rekening met informatie die tegenwoordig vooral digitaal wordt verwerkt. Digitale informatie versnippert makkelijk omdat deze op verschillende systemen gebruikt en bewaard wordt. Naarmate de jaren verstrijken, wordt het lastiger de informatie bij elkaar te brengen. Hoe langer het duurt voordat informatie wordt gearchiveerd, hoe groter de kans dat software en computers verouderen of beschadigd raken en informatie ontoegankelijk wordt. Minister Slob: ‘Ook toekomstige generaties moeten informatie over belangrijke onderwerpen kunnen terugvinden. Het is de hoogste tijd de Archiefwet te moderniseren.’
Archivaris
Naast het verkorten van de termijn om informatie over te brengen, regelt de nieuwe wet ook dat overheidsorganisaties duidelijker motiveren wanneer bepaalde informatie niet openbaar gemaakt mag worden. In een openbaar archief dienen documenten in principe voor iedereen toegankelijk te zijn. Deskundigen moeten ervoor zorgen dat de informatie voor iedereen leesbaar, bruikbaar en beschikbaar blijft. Overheden worden verplicht een archivaris aan te stellen. Hier is niet langer een specifiek diploma voor nodig.
Overheden moeten met de nieuwe wet van tevoren zelf bedenken en vastleggen wat voor soort informatie belangrijk genoeg is om te bewaren. Het gaat dan bijvoorbeeld om contracten, besluiten en om verslagen waarin is opgeschreven hoe bepaalde besluiten tot stand zijn gekomen. Dat kunnen documenten zijn maar ook websites en e-mails. De nieuwe wet gebruikt modernere taal en toelichtingen, zodat de wet beter te begrijpen is.
