Agrarische groothandel Kramp groeit als kool en heeft dringend behoefte aan een gestandaardiseerde finance- en inkoopomgeving. Het bedrijf kiest voor de stap naar de cloud. Vier betrokkenen van dat grote, meerjarige ict- en verandertraject vertellen hoe het Achterhoekse familiebedrijf de overstap maakt naar Oracle ERP Cloud. Ze delen welke uitdagingen die overstap met zich meebrengt en hoe de samenwerking verloopt.
Van aanzuigfilter tot zaagblad, Kramp Groep uit Varsseveld heeft ruim een half miljoen producten in het aanbod. Het bedrijf (opgericht in 1951) is uitgegroeid tot de grootste leverancier van onderdelen en accessoires voor de agrarische sector in Europa. Na verschillende overnames heeft het vestigingen in 22 landen met elf distributiecentra. Om nu en in de toekomst te blijven groeien en in te kunnen spelen op de wensen van klanten en leveranciers in een snel veranderende wereld, transformeert het bedrijf van een traditionele groothandel naar een e-business-speler. In 2021 hoopt het familiebedrijf ruim één miljard euro om te zetten.
Anno 2020 telt het bedrijf zo’n vierduizend medewerkers, waarvan tweehonderd ict’ers. Per dag worden in de systemen zo’n 95.000 orders verwerkt. Daarin is ict een belangrijke groeiversneller en staan schaalbaarheid, standaardisatie, efficiency en (internationale) compliance centraal. Vanaf 2022 moeten alle processen met een financiële component ‘landen’ in Oracle ERP Cloud.
Na een zorgvuldige selectiefase met demo’s van onder meer SAP, Microsoft en Netsuite, werd gekozen om het huidige achttien jaar oude on-premise erp-systeem ‘Oracle E-business Suite Finance’, te vervangen door de nieuwste cloudversie van dat pakket.
Om tot die financiële cloud te komen, moeten zowel bepaalde onderdelen van de bedrijfsvoering als het ict-landschap flink op de schop. Dat gebeurt in een draaiende ict-omgeving, waardoor allerlei systemen, onder meer warehousemanagement (wms), documentmanagementsystemen (dms), e-commerce, ordermanagement, hrm en crm een (soms tijdelijke) koppeling krijgen. Een behoorlijke kluif, waarin standaardisatie centraal staat.
Vier stakeholders vertellen over hun rol en ervaring en lichten het traject toe. Dat zijn Eric Vennix (partner Deloitte Consulting), Ebel Noorman (director it – operations & fulfilment, Kramp), Danny Westendorp (group finance director, Kramp) en Michel Jipping (strategisch projectmanager, Kramp).
Volgens de betrokkenen is de rolverhouding tussen softwareleverancier en klant sterk veranderd en is Oracle nauw betrokken bij het slagen van het project. In deze editie van Doorgelicht delen ze hoe ze samenwerken en komen tot een toekomstbestendige, gestandaardiseerde en efficiënte erp-cloud op basis van Oracle-technologie.
Eric Vennix, partner Deloitte Consulting en stuurgroeplid
Met de overstap naar Oracle ERP Cloud maakt Kramp een grote stap. Ze slaan Oracle ERP release 12 over en kiezen voor een cloudomgeving in plaats van on-premise. In het voortraject is ruimschoots de tijd genomen om meerdere enterprise resource planning (erp)-pakketten te bekijken. Onder meer van SAP, Microsoft en Netsuite. ‘Als consultant raad ik altijd aan om daar goed de tijd voor te nemen. Door gebruik te maken van van demo’s die specifiek zijn toegespitst op de bedrijfsvoering wordt getoetst of er een match is tussen de geboden functionaliteit en de bedrijfsvoering.’
Vennix roemt de nuchtere kijk van de stuurgroepleden van het Achterhoekse familiebedrijf. ‘Ik maak niet vaak mee dat een organisatie de aanpak voor een standaardpakket zo rigide doorvoert. Hun filosofie is dat de best practises in principe omarmd moeten worden ter voorkoming van maatwerk. Ze adopteren de standaard. Ook bij het oude erp-systeem (Oracle ERP release 11i) was dat het geval. Geen ingewikkelde upgrades en maatwerk en maar één systeembeheerder. Met Oracle ERP Cloud wordt die lijn doorgezet.’
Over het voortraject: ‘Sommige applicaties vielen tijdens de knock-out-fase af op capaciteit. Het hoge volume van 95.000 orders per dag was een te zware belasting’, blikt Vennix terug. Hij vertelt dat vóór de pakketselectie veel processen in kaart gebracht zijn en volgens Deloitte’s ‘fit to standard’-methode’ is ingezet. Daarbij wordt aan de hand van basale back-end-processen getoetst wat er precies gevraagd wordt van het systeem.
De scope van dat ‘fase-1-traject’ bestaat uit een aantal hoofdprocessen. Het eerste is ‘record to report’, dat gaat van de vastlegging in het grootboek (journalisering) tot rapportage. Het tweede proces gaat over ‘procure to pay’, dat loopt van inkoop tot de betaling van de factuur. Bij ‘order to cash’ draait het om de verwerking van binnenkomende orders en het innen van de bedragen. De vierde, ‘invest to capitalise’, bevat de activa-administratie. Vennix vertelt dat Oracle, op basis van die scope, als beste uit de bus rolde. Ook speelt mee dat Oracle een internationale oplossing biedt, waarmee ook de lokale wet- en regelgeving ondersteund wordt en daardoor dus schaalbaar is. ‘Bovendien is het ‘architectuurtechnisch-gezien’ een groot voordeel, omdat het bedrijf al Oracle-erp draaide en kon er een gunstig licentie-aanbod worden gedaan’, vertelt de consultant die ook betrokken was bij de selectie van het oude Oracle-pakket.
Ebel Noorman, director IT – Operations & Fulfilment bij Kramp en stuurgroeplid
‘Sommige bedrijven draaien hun hele bedrijfsvoering in één systeem, bijvoorbeeld in SAP. Kramp heeft een ‘best of breed ict-landschap’ (meest geschikte software van meerdere leveranciers, red.). Het gaat onder meer om warehousemanagement (wms), documentmanagementsystemen (dms), e-commerce, order management, hrm, crm, et cetera. Daarin speelt Oracle als leverancier in principe geen rol, afgezien van de koppelingen met Oracle ERP Cloud.’ Hij legt uit dat de Oracle-cloud de basis vormt voor alle processen met een financiële component. Bijvoorbeeld inkoop, facturatie, grootboek, debiteuren- en crediteurenbeheer. ‘Deze financiële processen moeten ‘landen’ in Oracle ERP Cloud en compliant zijn aan de financiële regels van de 22 landen waar Kramp actief is.’
‘Met Oracle ERP Cloud bouwen we vanuit de ict-architectuur bezien een belangrijk fundament voor de toekomst. Daarin moet het bedrijf schaalbaar zijn. Ook moeten overgenomen bedrijven snel kunnen aansluiten op ons ict-landschap. Kramp voert namelijk een strategie waarbij het bedrijf op eigen kracht en door overnames groeit’, verduidelijkt hij.
Noorman vertelt dat de implementatie plaatsvindt in een live-omgeving. ‘We kunnen de boel niet even stilzetten om een conversie te doen.’ Hij ziet de automatische upgrades die elke drie tot vier maanden vanuit de cloud worden doorgevoerd als een grote opsteker van het nieuwe systeem. ‘Er moet natuurlijk wel getest worden, maar omdat we naar een volledige saas-omgeving gaan, hoop ik dat dit voorlopig onze laatste grote implementatie is voor het financiële gedeelte. De komende vijf tot zes jaar zijn we gecommitteerd aan Oracle en is het een kwestie van bijblijven.’
Noorman ziet in de stuurgroep veel betrokkenheid van de leverancier. ‘Dat is een groot verschil met wat ik uit het verleden gewend was. Bij de vorige implementatie, achttien jaar geleden, was Oracle nog een partij die de licentie verkocht en daarna zag je ze pas weer na een jaar of drie bij de licentie-audit. Ze hebben een duidelijke omslag gemaakt. In vergelijking met de vorige implementatie is er nu veel meer betrokkenheid bij het project.’ Hij legt uit dat de leverancier onder meer een goed luisterend oor biedt voor suggesties van aanpassingen van de software en helpt met het faciliteren van documentatie en trainingsmaterialen.
Danny Westendorp, group finance director Kramp en business owner Oracle ERP Cloud
Danny Westendorp vertegenwoordigt als hoofdgebruiker van Oracle ERP Cloud de wensen van ‘de business’, ofwel in zijn geval de financiële afdeling. Hij ziet het project voor tachtig procent als verandermanagement en voor twintig procent vanuit een technische oogpunt. ‘We komen vanuit een situatie waarin de lokale finance-afdelingen veel vrijheid hadden, bijvoorbeeld voor het aanmaken van eigen grootboekrekeningen. Nu we steeds groter worden, is standaardiseren en centraliseren noodzakelijk geworden. We implementeren een uniform ‘system of accounts’, dat verbetert de datakwaliteit zodat we een uniform beeld van de werkelijkheid binnen de administratie van onze 22 vestigingen krijgen.’
Het bedrijf heeft twee jaar geleden een shared service center opgezet. Dat verricht voor heel het bedrijf het transsectionele werk: kostenfacturen, inkomende en uitgaande banktransacties, et cetera. Oracle sluit volgens Westendorp goed aan op de processen die daar plaatsvinden. ‘We hebben duidelijk gekozen voor standaardisatie. We passen de processen liever aan op de software dan andersom. Door best practises te omarmen kunnen we een efficiëntere bedrijfsvoering realiseren’, zegt Westendorp, die vanuit zijn financiële rol ook ‘kort op de kosten’ van het project zit en ‘korte lijnen’ heeft met de businesscontroller van zijn team om te zorgen dat alle functionele wensen goed worden vertaald.
Zijn belangrijkste lessen: ‘Voor het koppelen van oude en nieuwe applicaties en datafeeds, moet je goed de tijd nemen. Het bouwen van interfaces duurt langer dan verwacht. Wij waren af en toe iets te ambitieus in de planning.’ Ook is het belangrijk om dichtbij gebruikers te zijn tijdens de implementatie, trainingen en het testen. ‘Dit is door Covid-19 een uitdaging geworden en hierin hebben we creatief moeten zijn. Maar iedereen heeft zich snel aangepast, ook al blijft een combinatie van samenwerken in dezelfde ruimte en virtueel ‘ontmoeten’ mijn voorkeur houden.’
Nog een tip: ‘Bij een project dat zulke vergaande gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering, is het belangrijk om een aantal mensen uit de business volledig bij het project te betrekken. Stel ze vrij van hun dagelijkse werkzaamheden. Zo kon ik in de fase waarin het systeem werd ingericht, samen met belangrijke gebruikers zoals een financieel controller, een belastingdeskundige en compliance-specialisten, optimaal gebruikmaken van de kennis uit de eigen organisatie. Je kunt niet dezelfde kwaliteit verwachten als mensen dit naast hun reguliere werk erbij moeten doen.’
Michel Jipping, strategisch projectmanager bij Kramp
‘Het gaat om een traject van vier jaar. We willen in 2021 het eerste deel van het project afronden waarbij zo’n driehonderd mensen, in 22 landen, de software gaan gebruiken. Eind 2022 moet het tweede deel volgen. Dat zijn additioneel zo’n tweehonderd gebruikers.’
Jipping vertelt dat het project in verband met risicobeheersing is opgedeeld in twee delen. ‘Gevolg daarvan is dat daar tijdelijke koppelingen voor nodig zijn met de cloud. Ondanks dat we ons daar goed op hebben voorbereid, valt het koppelen van die datastromen met onze legacy-applicaties niet altijd mee. Dat zorgt voor enige vertraging in de doorlooptijd van het project.’
Over de keuze voor standaardisatie: ‘Als je intern van tevoren heel goed communiceert dat je met standaardprocessen voor Finance en Inkoop gaat werken, dan kun je prima uit de voeten met best practices.’
Er is volgens Jipping erg goed ingezet op een groep vertegenwoordigers vanuit de business. Hij noemt business owner Danny Westendorp. Ook is hij positief over Deloitte. ‘Zij zijn in het voortraject betrokken geweest en samen hebben we de implementatie ingezet.’
Jipping ziet de aloude verhouding tussen klant en leverancier flink veranderen. ‘Oracle levert ook, nadat het contract is getekend, continue support. Dat heb ik in het verleden anders gezien. In de stuurgroep zit nu ook een vertegenwoordiger van Oracle die het project op hoofdlijnen volgt.’ Daardoor is er volgens Jipping een directe lijn met de leverancier.
‘We misten een stuk functionaliteit in het onderdeel ‘collections’ dat wel in onze oude on-premise-versie zat. Het feit dat Kramp een early adopter is, maakt dat dat vervolgens is toegevoegd aan de cloudversie. Ook is vanuit Oracle een customer succesmanager toegewezen die ons helpt met het voorbereiden van het beheer en gebruik van de applicatie.’
Oracle komt namelijk elk kwartaal met updates en dat is nieuw voor Kramp. Jipping: ‘Oracle doet als cloudaanbieder echt zijn best om zich om te buigen naar een andere rol. In het verleden was, op het moment dat de software verkocht en geïnstalleerd was, dat contact er niet meer. Het siert ze dat ze dat nu echt anders doen. Dat gaat heus niet altijd vlekkeloos, maar de wil om te veranderen is er en wekt wederzijds vertrouwen voor de toekomst.’
Dit artikel verscheen eerder in Computable-magazine #04/2020.
