Weg vrij voor nieuwe it-infrastructuur Defensie

Defensie kan na een ‘gedwongen pauze’ van zestien maanden eindelijk weer doorgaan met het programma Grensverleggende IT (GrIT) voor een nieuwe it-infrastructuur. Het project dat uiterst moeizaam verliep en bijna helemaal van de baan was, wordt in sterk aangepaste vorm definitief gegund aan het consortium IBM/Atos.

Staatssecretaris Barbara Visser (Defensie) verwacht eind dit jaar met het consortium IBM/Atos een tienjarig contract te kunnen tekenen voor een nieuwe it-infrastructuur en de daaraan verbonden dienstverlening. Daarmee lijkt een einde te komen aan een lange periode van onzekerheid over het verdere verloop van dit ongeveer 1,3 miljard euro kostende programma.

In een vierde en laatste advies heeft het Bureau ICT Toetsing (BIT) alle puntjes op de i gezet. Defensie volgt deze aanbevelingen van de rijks-ict-waakhond in grote lijnen. Het ministerie is thans in de eindfase van onderhandelingen met IBM en Atos over langdurige samenwerking. De leveranciers moeten qua leveringsafspraken wel flink water bij de wijn doen.

Op aanwijzing van het BIT is een flink aantal waarborgen ingebouwd. Desondanks blijven er risico’s bestaan waardoor het alsnog kan misgaan. Volgens bewindsvrouw Visser is het belangrijkste risico dat Defensie onvoldoende in staat is om de regie te voeren over de gefaseerde it-vernieuwing. Het BIT wijst op een gebrek aan ervaring bij Defensie met hele grote it-projecten. Ook bestaat de kans dat contractuele geschillen ontstaan door verschillende interpretaties van de afspraken. Bij ruzie over de intenties kan de samenwerking op de tocht komen te staan.

Het BIT constateert tevreden dat de eerdere aanbevelingen in belangrijke mate zijn opgevolgd. De risico’s zijn daarmee beter beheersbaar, zo concludeert het bureau in een definitief advies. Het it-personeel van Defensie gaat werken in gemengde teams onder aansturing van IBM/Atos. De interne it-dienst van Defensie, Joint IV Commando (JIVC) voert de regie.

Aan de bak

Het BIT windt er geen doekjes om dat het departement flink aan de bak moet. Wil het infrastructuurproject een succes worden dan moet Defensie ‘de lat hoger leggen voor zichzelf.’ De omvang en complexiteit van de samenwerking met IBM/Atos stellen hoge eisen aan Defensie. Ook de ambitieuze blokkenplanning, de oplevering van de nieuwe it in kleine en beheersbare blokken, vormt een grote uitdaging.

Het kort na elkaar starten van negentien blokken maakt het er voor de opdrachtgever niet gemakkelijker op. Deze zal qua governance en regie van goeden huize moeten komen. De governance moet Defensiebreed zijn opgezet. De leiding van de krijgsmacht dient voor een centrale sturing op de uitvoering van GrIT te zorgen. Alle Defensie-onderdelen moeten hierbij betrokken zijn. Het is zaak deze op het hoogste niveau te betrekken. Een stuurgroep zoals ingericht voor contractering is niet voldoende.

Cruciaal

Cruciaal is de vraag of Defensie een it-contract van deze omvang, complexiteit en betekenis aan kan. Het BIT wijst erop dat de militairen daar geen ervaring mee hebben, ondanks dat bij JIVC een paar duizend ict’ers werken. Zo’n it-infrastructuur is andere koek dan de aankoop van bijvoorbeeld tanks, fregatten of straaljagers. Het BIT beschrijft uitvoerig wat Defensie allemaal moet doen om goed centraal regie te voeren op de gehele overeenkomst.

Staatssecretaris Visser denkt zeker in de eerste fase externe managers te moeten inhuren voor de regie. Maar ze wil die zo snel mogelijk vervangen door eigen medewerkers in vaste dienst die ervaring hebben met grootschalige outsourcing. Hier is een werving- en selectiebureau voor in de arm genomen. Ook is het nodig om het architectenteam te versterken met ‘landschapsdenkers’ en enterprise architecten’.

Resultaatgericht

Behalve op governance en regie komt het er op aan in de conceptovereenkomst en de prijsspecificatie een aantal zaken explicieter op te nemen. Gewerkt wordt in blokken. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen realisatie en exploitatie. Zo kan Defensie de blokken beter afstemmen op de migratie van clusters van te behouden applicaties. IBM/Atos krijgt alleen opdrachten voor nieuwe onderdelen na succesvolle oplevering van een eerder onderdeel. Defensie heeft de vrijheid blokken niet in uitvoering te geven.

Op advies van het BIT staan in het conceptcontract diverse waarborgen tegen oplopende kosten. Bij tegenvallende resultaten bestaat de mogelijkheid andere leveranciers te introduceren. Defensie kan het contract op elk moment opzeggen of gedeeltelijk beëindigen met een opzegtermijn van drie maanden. Eventueel kunnen ter vervanging ook onderaannemers worden ingeschakeld. Als het consortium voor een blok meer geld vraagt dan eerder is afgesproken, mag Defensie dit onderdeel aan een derde leverancier uitbesteden.

Tussenmijlpalen

Op één belangrijk punt wijkt Visser af van het BIT-advies. Het bureau had aanbevolen om alleen volledig te betalen als een blok door de gebruiker is opgeleverd en geaccepteerd. Volgens externe adviseurs van het ministerie is dit echter niet marktconform en ook niet haalbaar. Daarom laat Defensie in de contracten een beperkt aantal ’tussenmijlpalen’ opnemen. Daarbij is bepaald dat bij iedere betaling voor zo’n mijlpaal een toegevoegde waarde voor Defensie wordt geleverd. Zo zijn er volgens Visser toch voldoende prestatieprikkels voor het consortium.

Na het tekenen van het contract wordt als eerste begonnen met de bouw van nieuwe datacenters. Daarna volgt Titaan, een netwerkoplossing voor militaire bevelvoering. Ook de communicatie op de werkplek wordt snel verbeterd. Vervolgens wordt de private cloud beschikbaar gemaakt met daarop werkende applicaties. Daarnaast komt er een ‘private core network’ voor communicatie met de NAVO-partners.