Na het uitbreken van de coronacrisis werkte iedereen binnen de kortste keren vanuit huis. Maar dat dat technisch is gelukt, maakt het nog geen ideale oplossing. De nieuwe realiteit vraagt om een nieuwe werkplek, die de afstand tussen werknemers en hun organisatie zo klein mogelijk maakt. Waar moet zo’n werkomgeving aan voldoen?
Inmiddels naderen we het einde van een bewogen jaar en wordt steeds duidelijker dat hybride werken, deels thuis en deels op kantoor, een blijvertje is. Henk Volberda, hoogleraar strategisch management aan de Universiteit van Amsterdam (UvA), zei eind juli bij de NOS nog dat hij verwacht dat de trend doorzet. ‘Het kantoor zal veel meer een ontmoetingsplek worden.’
Door thuiswerken vervaagt de scheidslijn tussen werk en privé. Het is verleidelijk en het zal zeker vaker gaan gebeuren, maar er zijn ook valkuilen. De technologie die ons hierbij helpt, stelt ons voor nieuwe uitdagingen waar niet iedereen even goed mee om kan gaan. Voor werkgevers ligt daar een belangrijke taak: om die valkuilen te dichten, of er op z’n minst een plankje overheen te leggen. Werkgevers moeten niet alleen technisch faciliteren, maar ook nadenken over een aantal andere aspecten die met thuiswerken te maken hebben.
De vijf lagen
Alle aspecten van de werkplek kun je weergeven in een piramide, met een brede basis en spitse top, die als geheel een ideale hybride werkomgeving weergeeft. De basis van de piramide wordt daarin gevormd door de infrastructuur, de technische kant van de werkplek die altijd en overal beschikbaar moet zijn, met alles wat daarbij hoort.
Bovenop die infrastructuur ligt meteen een securitylaag. Je moet er immers niet alleen voor zorgen dat je data en je applicaties beschikbaar zijn, maar ook veilig. Dat is deels een technisch vraagstuk, maar het heeft ook te maken met gedrag. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zorgvuldig omgaan met privacygevoelige data? Hoe voorkom je dat data terechtkomt op devices die onvoldoende beveiligd zijn?
De derde laag gaat over toegankelijkheid. Je wilt dat iedereen altijd en overal toegang heeft tot alle informatie die nodig is om het werk te kunnen doen – op kantoor, thuis en onderweg. Maar hoe zorg je dat werknemers altijd moeiteloos alle tools en data kunnen vinden die ze nodig hebben en altijd tijdig op de hoogte zijn van de voor hen relevante informatie? Een goede werkplek stelt medewerkers in staat ‘s ochtends achter hun bureau hun werkdag te beginnen en bijvoorbeeld ’s middags in de trein op hun telefoon moeiteloos door te pakken in precies dezelfde omgeving. Op die manier maak je mobiliteit mogelijk zonder dat je inboet op productiviteit.
De vierde laag van de piramide is de sociale component. Dat gaat over je interactie en binding met collega’s, klanten en partners, maar ook over bijvoorbeeld sociale intelligentie. Gebruik je alleen audio of ook beeld? En als je beeld gebruikt, vervaag je dan de achtergrond of niet? Verbreek je na een online vergadering direct de verbinding, of is er nog tijd en ruimte voor wat informele interactie? Welke afspraken maak je hierover met elkaar?
De vijfde en laatste component is het culturele aspect. Bedrijfscultuur is uitermate belangrijk voor medewerkers. Het bepaalt of je je thuis voelt bij je organisatie, of je je wilt inzetten, en zelfs of je wilt blijven of vertrekken. Sociale interactie is heel belangrijk om het dna van het bedrijf met elkaar te delen. Als die sociale interactie niet meer zo vanzelfsprekend is, kun je dan nog wel spreken van binding met medewerkers, van loyaliteit?
Naar een goede oplossing
De hierboven beschreven piramide ziet er goed uit, maar om het in de praktijk te brengen is nog lang niet eenvoudig. Er waren aardig wat bedrijven die bij het uitbreken van de coronacrisis bijvoorbeeld al meteen bij de eerste laag in de problemen kwamen. Een klassieke it-omgeving gaat uit van een kantoor met vaste werkplekken, elk met een eigen vaste aansluiting. Die infrastructuur is niet zomaar even aan te passen aan een situatie waarin iedereen thuiswerkt.
Daar staat tegenover dat organisaties die al geheel of grotendeels in de cloud werkten, het een stuk makkelijker hadden. Voor de cloud maakt het in principe weinig uit of je op kantoor zit, in de trein, of aan de keukentafel. Ook op het gebied van security hadden bedrijven in de cloud opvallend genoeg een voordeel: een cloudomgeving is centraal te beheren, waardoor iedereen altijd met dezelfde bijgewerkte softwareversies werkt, en omdat de omgeving via de internetbrowser benaderd wordt, is de beveiliging niet fundamenteel anders voor een thuiswerkplek dan voor kantoor.
De ideale hybride werkomgeving is dus bij voorkeur een omgeving in de cloud: toegankelijk vanaf elk apparaat met een browser en een internetverbinding, en eenvoudig centraal te beheren en te beveiligen. Daarmee heb je de eerste drie lagen van de piramide al te pakken. Maar daarmee ben je er nog niet.
De sociale en culturele componenten worden helaas nog te vaak onderschat. Een goede hybride werkomgeving is niet alleen functioneel, maar ook prettig in de omgang. Het heeft een herkenbare interface, waar alle toepassingen en informatie die mensen nodig hebben eenvoudig zijn te vinden, zonder dat mensen door technologische hoepels moeten springen om hun werk gedaan te krijgen. Inloggen, bijvoorbeeld, zou je ’s ochtends hooguit eenmaal moeten doen, en niet om de haverklap voor iedere nieuwe applicatie.
En tot slot geeft de ideale omgeving iedereen toegang tot elkaar. Het vormt de centrale hub, het ‘marktplein’ van de organisatie, waar nieuws wordt uitgewisseld en feest wordt gevierd, en waar je op een prettige manier kunt samenwerken met collega’s. Als je al deze aspecten weet samen te brengen in één digitale werkomgeving, overstijg je de techniek en geef je je organisatie de vrijheid en flexibiliteit om ook onder moeilijke, veranderende omstandigheden gewoon met zijn allen het werk te blijven doen.
Danny Vosman, architect en product owner bij Solvinity
Ja, door thuiswerken vervaagt de scheidslijn tussen werk en privé en daarom zullen werkgevers na moeten denken over een tegemoetkoming in de ‘kantoorkosten’ aan huis want naast een goed netwerk moet je ook een goede stoel hebben. De pyramide is leuk maar in de basis missen wat Arboregels die wel op kantoor gelden maar niet thuis.
Juridisch zijn er wat obstakels van een baas die achter de voordeur van zijn werknemers kijkt, de scheidslijn die de auteur mist in zijn betoog omdat er alleen maar een focus is op de techniek. En leuke hierin is de vraag over het gebruik van beeld, ik heb hierdoor heel wat inkijkjes gehad in keukens. De keukentafels zijn veelal noodgedwongen het bureau en krukjes de bureaustoel. Ik durf hierin zelfs een statistische trend te geven als het gaat om de generaties, jongere collega’s zonder kinderen zaten vaak in de slaapkamer en oudere collega’s zonder kinderen in iets dat op een kantoor- logeerkamer leek maar ik wil geen analyse doen over de onroerend goed markt en de hypothecaire- of fiscale lasten hierin.
Oudlid … je legt de vinger hier op een vaak onbesproken zere plek inderdaad. Ik heb een aantal dingen van kantoor (o.a. extra scherm, laptop standaard, goede bureaustoel) mee mogen nemen van kantoor om thuis te kunnen werken, maar zit nog steeds aan mijn keuken annex eettafel te werken.
Met een twee-kamer appartement heb je uiteindelijk een beperkte keus: de eettafel of een bureautje in de slaapkamer.
In het gros van de artikelen die ik over thuiswerken lees, wordt er van uitgegaan dat mensen ruimte voor een goede thuiswerkplek hebben, maar dit is lang niet overal het geval (ik heb na mijn scheiding bewust gekozen voor een 2-kamer appartement met idee dat ik slechts incidenteel thuis zou werken, maar ik heb ook een aantal jongere collega’s die net hun eerste kleine appartementje of studio hebben)
Reken maar uit: werkplek (ruimte, bureau, stoel, extra scherm, …), verwarming, elektriciteit, koffie, thuiswerken kost geld! En als je geen geld uitgeeft aan je werkplek en je op een beroerde stoel aan de keukentafel zit te werken, dan kost het je rug. En dan hebben we het alleen nog maar gehad over de ergonomie. Het ongestoord thuiswerken als je met meerdere mensen woont (die thuis werken of studeren) is ook een uitdaging!
De techniek is maar een klein onderdeel bij het thuiswerken, wat overigens wel op orde moet zijn.
In de onze samenleving, waaronder de BV-Nederland, is de cultuur er niet naar om veel te doen met thuiswerken.
De rest is daar een afgeleide van:
– Binding creëren en in stand houden met baas en werkgever is gebaseerd op “iedereen in hetzelfde kantoor”
– Beperkte interesse in tools voor contactmomenten die ervaren worden als waardevol en binding-hebben-met.
– Veiligheid en beschikbaarheid van tools en techniek is ingestoken op incidenteel gebruik en daardoor minder/niet belangrijk: “je kunt beter naar kantoor komen”
– De indeling van woonruimtes voorziet niet in een passende thuiswerkruimte; hooguit “iets” voor incidenteel gebruik. Bijvoorbeeld in de vorm van een “verloren” hoek met een tafel en een stoel die enigszins past bij de rest van de inrichting
En aangezien een cultuuromslag tijdrovend is zal het nog wel enige tijd duren voordat deze afgeleides serieus aangepakt gaan worden. Tis te zeggen… in mijn omgeving hoor ik toch nog (te?) vaak “als straks alles weer normaal is”.
Thuiswerken… een groot pluspunt is dat je de reistijd naar kantoor en terug bespaart.
Ja, dat is zeker een voordeel als je niet dicht bij je werkt woont! Maar dat geldt niet voor iedereen, en er is een enorm verschil tussen soms op kantoor werken en nooit op kantoor werken. Het contact met je collega’s, de band met je werkgever, dat verloopt op afstand minder soepel.
Henri,
Ik heb lange tijd ’thuisgewerkt’ in internationale teams, dagelijks ‘invliegen’ was namelijk niet erg efficiënt. Uiteraard moet je dan niet een management cultuur hebben waarin afgerekend wordt op aanwezigheid want uiteindelijk telt het resultaat. Oja, ik kreeg toen een zak geld toe gegooid op basis van het BYO concept en had geen leaseauto maar de fiscaliteit van sommige constructies staat even buiten de discussie hoewel deze onder de streep natuurlijk wel meetelt in de scheiding tussen zakelijk en privé;-)
Betreffende de scheiding tussen zakelijk en privé, lange tijd was thuis een hotelkamer en had ik een weekend huwelijk. De heimwee begon pas na de geboorte van mijn eerste kind. Ik herken de opmerkingen van Frank en Will over contactmomenten voor binding, zakelijk de project kick-off aan het begin en het vieren van de mijlpalen gedurende het traject. Het ‘work hard, play hard’ principe krijgt echter een Calvanistische dreun door opgelegde beperkingen en uit ervaringen weet ik dat deze ‘stoompan’ een uitlaat moet hebben, stress is gevaarlijker dan COVID-19.
En oudlid, mijn zinnetje was alleen een stukje inbreng voor het positieve.
Als we het hebben over digitale transformatie mogen we wel stellen dat covid-19 de grootste driver daarachter ooit is.
Een oudlid had moeten zijn: Eens oudlid
Henri,
Zeker, elk nadeel heb z’n voordeel maar als we onveranderlijk thuis op dezelfde manier gaan werken als op kantoor dan geloof ik niet dat er sprake is van enige (organisatorische) transformatie. Ik wees dan ook op het feit dat een groot aantal ‘flexwerkers’ al langere tijd plaats- en tijdsonafhankelijk werken in teams die al lang niet meer aan een kantoor gebonden zijn. Volgens mij ken jij het concept dat ik beschreef in eerste deel van mijn tweede reactie want we’re all Indians als het om inhuur gaat.
Tweede deel van mijn tweede reactie gaat om de sociale binding, privé wordt deze tenslotte ook bepaalt door je kinderen. Betreffende een mobiliteit is er veel gedwongen mobiliteit doordat van baan wisselen makkelijker is dan verhuizen, 6 van de 10 werkende Nederlanders zijn forenzen. Als het plaats- en tijdsonafhankelijk werken straks de norm wordt dan is dat in elk geval een opsteker voor de huidige krimpgemeenten maar ik geloof dat er nog wel wat water door de Rijn is gegaan voordat je hier een andere curve ziet.