Kiezen van cloud erp-leverancier is niet zo moeilijk

De afgelopen tien jaar is er veel veranderd als het gaat om software voor productie- en logistieke bedrijven. De opkomst van software-as-a-service (saas), ook wel cloudsoftware genoemd, heeft softwareleveranciers gedwongen om na te denken over hun toekomst. Of het nu gaat om erp, wms of tms, anno 2020 biedt iedere zichzelf respecterende softwareleverancier wel een saas-dienst aan. Het mooie van dit model is: als de toekomstvisie van de leverancier past bij die van jouw bedrijf, dan krijg je in de loop der jaren steeds meer waar voor je geld. Want dan profiteer je maximaal van de updates en upgrades die de leverancier uitvoert.

Toch was dit voor veel productiebedrijven en logistieke dienstverleners in de begindagen van erp-as-a-service nauwelijks een argument. Zij stapten vooral over omdat het interessant was om geen hoge eenmalige investering te hoeven doen, maar een vast maandbedrag te betalen. Ook was het voor veel bedrijven gunstig om zelf geen omkijken meer te hebben naar zaken als technisch en functioneel beheer.

Geheel terecht verwachten bedrijven vandaag de dag echter steeds meer van saas-diensten: meer flexibiliteit, meer openheid en steeds makkelijker in gebruik. En niet alleen op saas-gebied verwachten ze dit, ook platform-a-as-service (paas) staat niet stil. In dat geval is de software nog wel in eigen beheer, maar neem je de hardware en het operating system af uit de cloud, vaak bij één van de drie grote spelers op dit gebied: Amazon, Google en Microsoft. Het voordeel: op technologisch gebied zijn deze bedrijven zo vooruitstrevend, dat kun je zelf nooit bijhouden. Zeker niet omdat de eigen it-afdeling moet letten op de kosten.

Selectiecriteria saas

Nu het aanbod van saas- en paas-diensten toeneemt, is het belangrijk om naast prijs en functionaliteit de lijst met selectiecriteria uit te breiden. Waar moet je op letten als je een erp, wms, tms of ander systeem afneemt uit de cloud?

• Prijsstelling

Is het in één oogopslag duidelijk welk product de softwareleverancier aanbiedt en hoe het geprijsd is? Te vaak zie je bij cloudsoftware prijsmodellen die niet duidelijk zijn, die regelmatig veranderen en die veel ruimte voor interpretatie overlaten. Zorg dat je precies weet waar je financieel aan toe bent; niet alleen dit jaar, maar ook in de toekomst.

• Toekomstgerichtheid

Is duidelijk welke nieuwe mogelijkheden de software in de toekomst te bieden heeft? Kies niet alleen voor een oplossing die nu geschikt is, maar verlang ook duidelijkheid welke verbeteringen er op langere termijn te verwachten zijn. Je leverancier moet jou tijdig op de hoogte brengen van nieuwe functionaliteit, zodat je je organisatie hier eventueel op kunt voorbereiden. Slechts heel weinig leveranciers communiceren tijdig over wijzigingen, terwijl dat standaardgedrag zou moeten zijn. Let daar dus ook op bij de selectie van een leverancier.

• Groeiscenario

Is een ‘grow-as-you-go’-scenario mogelijk? Je wilt mogelijk niet direct de hoofdprijs betalen, maar de introductie stap voor stap laten verlopen. Het kan interessant zijn om eerst met één afdeling of bedrijfsonderdeel over te stappen om zo te zien hoe het in de praktijk bevalt. Of je kunt eerst kiezen voor een uitgeklede variant van de software met weinig functionaliteit. Verloopt zo’n trial goed, dan kun je daarna stap voor stap ook andere afdelingen migreren of andere functionaliteit toevoegen.

• Service

Hoe snel reageert de leverancier in geval van problemen of vragen? Zorg dat je een vast aanspreekpunt krijgt waar je met al je vragen terecht kunt in plaats dat alles verloopt alles via een anonieme servicedesk die niet op de hoogte is van jouw specifieke situatie.

Kritisch zijn

Bedrijven hebben vaak de neiging om bij saas-diensten net wat minder kritisch te zijn als bij software die ze op eigen servers installeren. Het abonnement is immers per maand opzegbaar. Dus als je niet tevreden bent, dan stap je toch over naar een ander, zo is de gedachte. Dat overstappen ook veel tijd, energie en daarmee geld kost, blijft vaak onderbelicht

Trap dus niet in die valkuil, tenzij je met een paar gebruikers en een klein deel van je proces gaat schaduwdraaien bij wijze van test. In alle andere gevallen geldt: wees nog kritischer dan je in het verleden al was en let naast functionaliteit en prijs vooral ook op de toekomstvisie en service van de leverancier. Want als die aspecten aansluiten bij de jouw wensen, dan krijg je in de loop der jaren steeds meer waar voor je geld.

Iddo Rijsdijk, integratie architect MyBrand