Covid-19 en de onzekere economische vooruitzichten leiden ertoe dat organisaties hun prioriteiten herzien om hun activiteiten succesvol te kunnen voortzetten. Kost-efficiënt denken, risico’s in kaart brengen en het bepalen van een duidelijke strategie komen op dit moment op de eerste plaats. De vraag is welke rol een inkoopdirecteur (procurement director) speelt in het verbeteren van de winstmarges en hoe digitalisering hierbij kan helpen.
De financiële crisis van 2008 noodzaakten bedrijfsleiders om hun hele bedrijfsproces te herzien: hoe konden ze hun winstmarges verbeteren zonder de prijs van hun producten of diensten te doen stijgen? Welke maatregelen moesten ze nemen om het productieproces te verbeteren? Organisaties die op dat moment een sterke inkoopstrategie hanteerden, hadden uiteraard een streepje voor.
In de loop der jaren is de rol van een procurement director flink uitgebreid. Waar we vroeger zagen dat de hij en zijn team zich focusten sen op de aankoop van grondstoffen (direct spend), zien we nu dat hij een belangrijke rol speelt in het bepalen van de groeistrategie van de héle organisatie, en dit op lange termijn voor zowel directe als alle indirecte aankopen. Nagenoeg elk departement wordt onder de loep genomen om na te gaan waar kosten zijn terug te brengen en waar bespaard kan worden. Het kost-efficiënt nadenken en centraliseren van alle kosten in de organisatie maken dat de procurement director deze kan vertalen in een duidelijke strategie waarbij niet alleen contracten flink genegotieerd worden maar ook nieuwe en innovatieve processen ingevoerd worden.
Wanneer organisaties kosten onder controle willen houden en duurzaam besparen, is een goed inzicht in sourcing en inkoop dus cruciaal. In bepaalde sectoren gaat tot wel zeventig procent van de bedrijfskosten naar externe leveranciers. Tel daar de schaarste aan grondstoffen en de huidige hevige concurrentie bij op en het is duidelijk waarom de inkoopfunctie hoog op de strategische agenda komt te staan.
Strategisch partner
Heel wat organisaties voelen de gevolgen van de lockdown: productie-eenheden liggen tijdelijk stil en de globale supply chain is verstoord aangezien heel wat internationale bedrijven afhankelijk zijn van de productie in de Chinese provincie Wuhan, die in lockdown was. Bedrijven die steunden op basisproducten uit China hebben duidelijk een verstoring gehad van hun bevoorrading. Andere bedrijven hebben hun supply chain op een andere manier verstoord zien geraken door Covid-19. Denk aan de grote vraag naar voeding, medische en farmaceutische producten waar ineens een grote schaarste kwam aan grondstoffen en/of afgewerkte producten in deze sectoren. Het is dan ook prioritair voor organisaties om hun activiteiten snel weer op volle capaciteit te kunnen laten draaien.
Dat vergt natuurlijk een nauwe samenwerking tussen alle belanghebbenden. En hierbij speelt de procurement director dus opnieuw een belangrijke rol om alternatieve leveranciers te zoeken, zodat de productie en distributie kan blijven doorgaan. Hier spreekt men dan over strategisch sourcing. Meer dan ooit zal hij zich strategisch op één lijn moeten stellen met alle bedrijfsafdelingen. Het belang van het onderhouden van een goede relatie met leveranciers wordt nu bewezen, zodat de inkoopafdeling de bevoorrading kan blijven garanderen. In geval van tijdelijke schaarste is het dan ook noodzakelijk dat de bevoorradingsketen op een alerte, flexibele en creatieve manier benaderd kan worden om de leveringen veilig te stellen.
Een succesvol strategisch sourcing-programma leidt tot lagere uitgaven en betere operationele performantie en productkwaliteit. Het stelt de organisatie bovendien in staat sneller te anticiperen op wijzigende marktomstandigheden. Strategic sourcing vereist wel een continue inspanning en drastische wijzigingen in zowel de processen, de organisatie als de ondersteunende systemen. De procurement director zal de komende jaren dus verder evolueren van een operationele, administratieve naar een meer strategische rol binnen de organisatie. De strategische sourcing-methodologie legt de basis om deze nieuwe rol waar te maken.
Digitalisering als prioriteit
Om inkoopprocessen wendbaarder te maken en sneller te kunnen anticiperen op wijzigingen in de productiecapaciteiten, is het van groot belang dat organisaties de digitalisering als een prioriteit gaan zien. De digitale transformatie die aankoopafdelingen ondergaan, zal hun meerwaarde aan de organisatie dan ook drastisch verhogen. Denk bijvoorbeeld aan het automatiseren van bepaalde routineprocessen zoals orderverwerking en accounts payable data en geavanceerde analyses om de compliance te verbeteren en uitgaven te besparen. Dat geeft de procurement-afdeling een beter analytisch inzicht in de markt én stelt hen in staat zelfs voorspellende modellen te bouwen. Hetgeen dan op zijn beurt resulteert in een betere procesuitvoering en verbetering van de operationele prestaties.
Daarnaast heeft de procurement director en zijn team een strategische rol in het beslissen over it-investeringen om de digitalisering in de hele organisatie door te voeren. Ii-procurement is de voorbije jaren, en vooral de laatste maanden, de grote focus geweest waarbij de aankoop van hard- en software en het in huis halen van it-consultants, zodat de digitalisering zo snel en efficiënt mogelijk is uit te rollen, en dat in nauwe samenwerking met de it-directeur en zijn team. Daarbij wordt vaak tegelijkertijd een verschuiving van Capex-investeringen naar Opex-kosten doorgevoerd met onder andere cloud initiatieven en saas-oplossingen. Ook hier speelt de procurement director een essentiële rol om het it-team te ondersteunen bij onderhandelingen en selectie van nieuwe service providers.
Leiderschapsrol, ook post-Covid-19
Na jaren van gedreven focus op het besparen van kosten, komen procurement directors eindelijk tot hun recht als waardevolle partners voor de algemene strategische richting en groei van hun bedrijf.
Bedrijven zijn nu op zoek naar procurement professionals om op nieuwe manieren waarde te leveren. Door invoering van digitaliseren hebben procurement directors toegang tot meer geavanceerde analytische tools en opkomende technologieën, waardoor data-gestuurde besluitvorming naar een nieuw niveau wordt getild en samenwerking met alle betrokken departementen op grote schaal mogelijk wordt. Dit nieuwe leiderschap met strategische impact is nog belangrijker nu organisaties te maken hebben met toenemende markt volatiliteit en complexiteit.
Lionel Blondiau, principal engineering & supply chain bij Robert Walters
