Veel bedrijven zijn terughoudend met de terugkeer naar kantoor en lijken gewend te zijn aan het ‘nieuwe normaal’ van thuiswerken. Twitter was een van de eerste bedrijven dat zijn personeel toestemming gaf om voor onbepaalde tijd vanuit huis te werken.
Technologiebedrijf Fujitsu volgde kortgeleden in de voetsporen van de sociale-mediagigant met de aankondiging van een plan voor permanent thuiswerken dat zijn tachtigduizend werknemers in Japan ongekende flexibiliteit zal bieden. In Nederland geven zowel Unilever als KPN aan geen plannen te hebben om hun werknemers te laten terugkeren naar de ‘oude situatie’.
De belangrijkste redenen zijn de enorme logistieke inspanning en hoge kosten die gepaard gaan met het organiseren van een succesvolle terugkeer van het personeel naar een veilige en gezonde werkomgeving. Bovendien is de productiviteit van thuiswerkers bij de meeste organisaties hoog gebleken. Volgens een enquête door Willis Towers Watson was 85 procent van alle werknemers van mening dat ze over alle technologie, tools en middelen beschikten die nodig waren om geruime tijd productief te kunnen thuiswerken. De kans lijkt daarom groot dat bedrijven in de toekomst kiezen voor een combinatie van werken op kantoor en thuiswerken. Deze keuze is misschien nog wel het meest ingegeven door de noodzaak om met het oog op social distancing het aantal collega’s op kantoor te reduceren.
Maar waar moeten bedrijven die deze nieuwe hybride werkomgeving willen omarmen nu precies op letten? Hoe kunnen ze de zakelijke belangen en de gezondheid en het welzijn van het personeel met elkaar in evenwicht brengen?
Flexibele en ruime kantooromgeving
Voor facilitair beheerders en kantoormanagers is een goed uitgangspunt om na te gaan hoe het meubilair en de apparatuur in de verschillende werkomgevingen zijn in te richten voor even praktische als veilige werkprocessen.
Veel mobiele en tot beweging aanzettende kantooroplossingen bieden bedrijven de flexibiliteit om hun kantoorruimte herhaaldelijk opnieuw in te richten. Op die manier kunnen ze de beschikbare vierkante meters optimaal benutten en op veilige wijze ruimte bieden voor het juiste aantal medewerkers. Apparatuur zoals verstelbare monitorarmen en zit-sta-deskconverters stellen medewerkers in staat op een ergonomisch verantwoorde en productieve manier te werken, ongeacht de ruimte of het bureau dat op dat moment gebruiken. Deze flexibiliteit maakt het mogelijk werknemers op veilige wijze terug te laten keren naar kantoor zonder nadelige gevolgen voor hun productiviteit.
Het is ook mogelijk gebruik te maken van mobiele werkstations waarop medewerkers hun laptop of notebook plaatsen. Deze werkstations zijn in een geschikte positie te brengen om vergaderingen te houden in kantooromgevingen met een open inrichting, met inachtneming van een veilige afstand van anderhalve meter.
Investeren in wandbevestigde werkplekken kan eveneens uitkomst bieden. Medewerkers kunnen deze niet-elektrisch in de hoogte verstelbare werkplekken eenvoudig aan hun persoonlijke werkstijl aanpassen. En als ze niet worden gebruikt, zijn ze in te klappen. Dit maakt het mogelijk elke vierkante centimeter aan kantoorruimte optimaal te benutten.
Een ander voordeel van dit soort kantooroplossingen is dat ze werknemers de flexibiliteit bieden om hun directe omgeving optimaal aan te passen aan hun werktaken en lichaamslengte, zodat ze altijd comfortabel en productief kunnen werken.
Thuiswerkers optimaal ondersteunen
Het is belangrijk voor werkgevers om voor thuiswerkers dezelfde zorgplicht in acht te nemen als voor kantoormedewerkers. Zij moeten in staat zijn om hun hulpmiddelen voor werk op veilige en correcte wijze te gebruiken.
Banken, keukentafels, eetkamerbanken en bedden zijn nooit ontwikkeld met het oog op comfortabel en productief werk. Veel organisaties vragen hun thuiswerkers daarom om foto’s van hun werkomgeving op te sturen, zodat ze die op gezondheid en veiligheid kunnen evalueren. Vervolgens bieden ze thuiswerkers passende kantoorinrichting aan die aan hun welzijn bijdraagt, zoals ergonomische bureaustoelen en zit-stabureaus.
Plannen
Het succes van je onderneming staat of valt bij je werknemers. Het is verleidelijk voor organisaties om nu al plannen te maken voor de volledige terugkeer naar kantoor (hoe die er ook uit mag zien). Het is echter belangrijk om er rekening mee te houden dat iedereen tegenwoordig volgens ‘het nieuwe normaal’ werkt, van de stagiair tot en met de ceo. Door regelmatig enquêtes onder werknemers te houden voor het verzamelen van feedback over de inrichting van hun werkplek, de planning en alle overige zaken die verband houden met de coronamaatregelen, kun je nagaan wat wel en niet werkt.
Uiteindelijk is elk bedrijf en iedere medewerker uniek. Kies voor strategieën die bijdragen aan een werkcultuur die het comfort, de productiviteit en de gezondheid van medewerkers op peil houdt, waar ze ook maar werken.
Wilfred Noordam, country sales manager Benelux bij Ergotron
