Verlaag met gebruikersprofielen de kosten op je Microsoft-licenties

Het is je vast niet ontgaan dat Microsoft naast zijn Office 365 suites ook de bundel van Microsoft 365 suites biedt. Microsoft voert regelmatig wijzigingen door in het productaanbod, maar voor deze naamswijziging was behoorlijk wat media-aandacht. Wat Microsoft in april ook doorvoerde, was de keuze in het aantal aangeboden suites.

Er zijn namelijk opties bijgekomen voor grotere en kleinere suites en zijn er nieuwe suites voor eerstelijnswerkers toegevoegd. Door Microsoft gedefinieerd als personen die het eerste aanspreekpunt zijn voor het bedrijf met de buitenwereld. Die bevatten bijvoorbeeld een ‘read only’ Office-licentie, toegang tot Teams en SharePoint, want meer is soms niet nodig en daar hoef je dan ook niet voor te betalen. Prima, zul je wellicht denken. Hoe meer keuze, des te beter. En dat klopt, mits je de volgende valkuilen kunt vermijden.

One size

In een organisatie heb je mensen in verschillende functies. De directeur, manager, HR-medewerker, de secretaresse en ga zo maar door. Voor al die diverse personen in de organisatie heeft Microsoft suites samengesteld variërend in prijzen van ongeveer €4 tot €50 per persoon per maand. Als we vervolgens kijken naar de IT-wensen van een baliemedewerker en die van kantoorpersoneel, dan verbaasd het je wellicht niets dat zij allemaal andere behoeftes hebben als het aankomt op IT. Klopt! Toch zie ik bij onze opdrachtgevers maar al te vaak dat ze in het verleden hebben gekozen voor een ‘one size fits all’ oplossing en dat toegepast op een duurdere suite zodat ze in één keer klaar zijn.

Duur, nog duurder

Het bovenstaande zien we vaak terug bij bedrijven die snel groeien en geen tijd hebben genomen om eens goed te kijken naar de daadwerkelijke IT-behoefte binnen de groeiende organisatie. Maar ook bij bedrijven die dat wel doen, worden fouten gemaakt. Neem bijvoorbeeld de E5 suite, dit is de meest uitgebreide suite van allemaal. Hiermee heb je toegang tot echt bijna alles wat Microsoft je te bieden heeft. Toch zien we bij klanten terug, dat ze naast zo’n suite ook nog eens losse onderdelen erbij hebben genomen. Onderdelen die al in dat E5-pakket zaten. Dit heeft alles te maken met het gat dat zit tussen het moment van afsluiten van de suite en het moment van het daadwerkelijke gebruik van bepaalde toepassingen. Op het moment dat een applicatie nodig is, is het niet altijd even duidelijk of die wel of niet al in de suite zit. Het is gewoonweg niet altijd even eenvoudig terug te vinden in de beheerportal. Daar moet je actief naar zoeken en Microsoft wil nog wel eens wat dingen tussentijds aanpassen.  Gevolg, dubbele kosten.

Third party

Kiezen voor E5, dan kies je voor alles van Microsoft. Heb je nou al een beveiligingspakket via een andere partij, dan zou je prima af kunnen met een E3 suite. Dit is een suite met minder Microsoft security componenten. Heb je het plan om je third party beveiliging uit te faseren? Ook prima, maar benut eerst nog die lopende licentie optimaal en stap over op een hogere suite voor een bepaalde gebruiker, op het juiste moment. Dit vergt uiteraard de nodige planning van de IT-beheerder, maar het is de moeite. Afhankelijk van de grootte van je organisatie, kan het je flink wat geld besparen.

IT-focus

Het bovenstaande lukt vaak onvoldoende door gebrek aan tijd, gebrek aan kennis of het te druk zijn met de dagelijkse gang van zaken, waarbij IT gewoonweg minder prioriteit heeft. Dat laatste is echt ontzettend zonde, want bij Insight weten we als geen ander hoe belangrijk en goed IT de bedrijfsvoering en zelfs bedrijfsdoelstellingen kan ondersteunen. Niet alleen bij bedrijven met veel kantoormedewerkers. Ook bedrijven met meer eerstelijnswerkers hebben hier baat bij. Ik geef je dan ook graag nog wat tips mee om met je IT aan de slag te gaan:

1. Begin bij de basis. Maak een lijst met alle IT die je al hebt draaien en noteer de data van wanneer licentiecontracten aflopen en/of moeten worden verlengd.
2. Breng de IT-behoefte van jouw organisatie in kaart en wijs daar een verantwoordelijke voor aan. Dit kan iemand van de IT-afdeling zijn, maar ook van HR. Bedenk wie er het beste toe uitgerust is om de juiste vragen te stellen, om zo de gewenste informatie boven tafel te krijgen. Met die informatie kun je vervolgens een aantal persona’s creëren waar je IT-gebruikersprofielen aan kunt hangen. De gemiddelde organisatie heeft genoeg aan zo’n 3 tot 5 persona’s, waar vervolgens een van de vele Microsoft suites – of componenten daarvan – op te plotten zijn om tot een optimale aansluiting van behoefte en licenties te komen. 
3. Maak een roadmap voor de organisatie. Wat zijn jullie plannen voor de komende jaren en hoe kan IT jullie daarin ondersteunen? Denk aan dingen zoals de beveiliging, communicatie, compliancy en analytics. Opkomend is het bouwen van Low Code applicaties, zodat medewerkers zelf – buiten IT – applicaties kunnen bouwen. Hoe gaat uw organisatie hiermee om?  
4. Met bovenstaande in kaart gebracht kun je goed beslagen ten ijs komen bij de volgende contractonderhandelingen met Microsoft. Die keren, bij een Enterprise overeenkomst, iedere drie jaar terug. Begin er in alle gevallen op tijd aan, je bespaart al gauw zo’n 15% is mijn ervaring. Voor organisaties met 500 of meer medewerkers betekent dit zeker dat je 12 maanden vooraf start. Maar we zien het helaas maar al te vaak gebeuren dat men dit in vier tot vijf maanden probeert te stoppen. Doe dit niet, dan kom je zeker in de problemen en je loopt een hoop geld mis zo.

Belangrijke bijzaak

Het is niet om je te ontmoedigen, maar de bovenstaande genoemde suites zijn nog maar het topje van de ijsberg. Het betreffend de gestandaardiseerde suites, de basis, zoals Microsoft ze aanbiedt. Maar er zijn ook mogelijkheden waardoor je niet iedere drie jaar opnieuw om de tafel hoeft te gaan met Microsoft, maar waarbij je maandelijks je licenties kunt bijstellen. Begint het je al te duizelen? Ik kan me daar iets bij voorstellen! Hoewel het belang van IT bij bedrijven steeds duidelijker wordt, zeker nu, is slim omgaan met licenties nog vaak een bijzaak. Maar wel eentje die belangrijk en noodzakelijk is voor de toekomst van het bedrijf. Maak je in het bovenstaande de juiste keuzes, dan ben je al heel goed bezig. Weet echter dat er nog veel meer mogelijk is en dat er partijen zijn die zich dagelijks met veel plezier bezighouden met de belangrijke bijzaak van anderen.