Maak printen onderdeel van het continuïteitsplan

Allerlei onverwachte omstandigheden, van systeemuitval en storingen in de supply chain tot wereldwijde crises, kunnen een bedrijfscontinuïteitsplan in gang zetten. Nog voordat Covid-19 de werkomgeving op kantoor veranderde, keken velen al naar hoe ze hun bedrijfscontinuïteitsplan konden uitbreiden met een 'work-from-home-policy'. Dit om tegemoet te komen aan de behoeften en verwachtingen van de medewerkers.

Uit een onderzoek van de International Workplace Group in 2019 bleek dat 61 procent van de bedrijven wereldwijd zijn personeel al tot op zekere hoogte thuis liet werken. De plotselinge en lange duur van de pandemie heeft veel mensen echter verrast, wat de noodzaak voor een duidelijk en eenvoudig te activeren plan kristalhelder maakt.

Het is logisch dat sommige onderdelen van werkplekken makkelijker mee te nemen zijn naar een externe omgeving dan andere. Laptops en telefoons zijn eenvoudig, printers iets minder eenvoudig. De plotselinge overstap naar werken op afstand betekent echter niet dat werknemers opeens geen documenten meer hoeven te printen. Logistieke bedrijven, de supply chain en sterk gereguleerde industrieën die met producten in de echte (in plaats van virtuele) wereld werken, hebben allemaal behoefte aan fysieke documenten.

Wanneer men plannen maakt om een bedrijf door een crisis te leiden, staat de print- en scaninfrastructuur niet boven aan de lijst van zaken om te overwegen. Toch kan deze infrastructuur van vitaal belang zijn voor de bedrijfsactiviteiten.

Cloud-printen

Met een effectieve cloud-gebaseerde printoplossing kunnen gebruikers hun documenten vanaf bijna elke plaats printen en beheren. De cloud zorgt ervoor dat het niet nodig is om eerst een printer te vinden of te selecteren. De printopdracht kan worden uitgevoerd ongeacht de locatie van de gebruiker. Als de gebruiker zich eenmaal bij een apparaat bevindt, kan de printopdracht door hem of haar worden afgedrukt. Voor de eenvoud moet het printsysteem in staat zijn om printopdrachten via e-mail te ontvangen.

Het belangrijkste voordeel hiervan is dat elke printer met beveiligde printvrijgave, documenten op een veilige manier kan afdrukken wanneer het de gebruiker uitkomt. In de huidige situatie kan dit betekenen als er niemand op kantoor is, of wanneer de richtlijnen voor sociale afstand houden in acht zijn te nemen. Dit vermindert ook het papiergebruik, omdat gebruikers alleen afdrukken wat ze nodig hebben. Verder wordt er tijd bespaard en wordt voorkomen dat nieuwsgierige blikken worden geworpen op documenten die op een apparaat zijn achtergelaten. Hierdoor wordt de veiligheid verbeterd.

Door de printinfrastructuur naar de cloud te verplaatsen, kan er ook mobiel worden geprint. Werken op afstand betekent niet per se werken vanuit huis, maar kan (zeker na de pandemie) ook betekenen dat men werkt vanuit een café, op het vliegveld of in het buitenland op zakenreis. Mobiel printen kan net zo goed werken als printen vanaf een desktop. Het kan deel uitmaken van een stabiele en beproefde printinfrastructuur die klaar is voor elke onverwachte situatie die je bedrijfscontinuïteitsplan in werking stelt.

De beste leveranciers zullen sla’s hebben om ervoor te zorgen dat gebruikers op dezelfde manier kunnen printen via al hun mobiele apparaten.

Ondersteuning op afstand

Het lijkt vanzelfsprekend, maar wanneer een bedrijfscontinuïteitsplan wordt geactiveerd door een ramp, wereldwijde crisis of andere gebeurtenis, is dienstverlening ter plaatse vaak gewoonweg onmogelijk. Dit betekent dat een service- en ondersteuningspakket, dat is te leveren zonder fysiek contact, essentieel is.

Ondersteuning in de lokale taal via de telefoon is een goed begin. Met behulp van live-streaming op de smartphone kunnen werknemers op een veilige manier in realtime aan een supportmedewerker laten zien wat hun probleem is. Ondersteuning die echt een verschil maakt, blijft echter onopgemerkt of lost een fout op voordat die een probleem veroorzaakt. Met de beste cloud-gebaseerde printoplossingen kan de it-afdeling het gebruik van de printer op afstand monitoren. Daarbij kan tot op gebruikersniveau worden gerapporteerd, ongeacht waar de printopdracht vandaan komt. Het volgen van dergelijke onderliggende trends zorgt voor betere besluitvorming over de gehele printinfrastructuur en workflow. Wanneer er controles nodig zijn, kunnen er quota’s worden toegewezen per gebruiker of groep om het afdrukken in kleur of de totale uitvoeractiviteit te beperken.

Terug naar kantoor

Als het gaat om de (gedeeltelijke) terugkeer naar kantoor doen bedrijven er goed aan eerst de status van hun huidige apparatuur te beoordelen. Eigenlijk net als bij andere onderdelen van een netwerk. Dit is een verstandige voorzorgsmaatregel om ervoor te zorgen dat degenen die toegang moeten krijgen tot de printers, daar op een normale manier gebruik van kunnen maken. Als een bedrijfsomgeving voor de lange termijn is veranderd, zal een bedrijf met een cloud-gebaseerde infrastructuur in staat zijn om datagestuurde beslissingen te nemen. Op die manier worden kosten bespaard en kan het bedrijf zich beter voorbereiden op verdere automatisering en de digitale transformatie.

De recente pandemie heeft de noodzaak onderstreept van een sterke it-infrastructuur die net zo goed op afstand kan presteren als op locatie. Met een printinfrastructuur betekent dit dat we naar de cloud moet verhuizen, dat we op afstand inzicht verkrijgt en dat we gebruik moet kunnen maken van flexibele mogelijkheden om de uitvoer te beheren. Printen is een aspect dat in het verleden vaak buiten beschouwing is gelaten bij de belangrijkste investeringen voor digitale transformatie. Voor organisaties die niet volledig virtueel kunnen werken, zal investeren in innovatie als onderdeel van een breder continuïteitsplan helpen om veerkrachtiger te reageren op toekomstige ongeregeldheden.