Is je onderneming voorbereid op de volgende crisis? De coronacrisis was een wake-upcall voor organisaties die het belang van bedrijfscontinuïteit onderstreepte. Bedrijfscontinuïteit kent twee aspecten: mens en werk. Die balans moet elke organisatie bewaken en dat gaat in drie stappen.
Als corona ons iets geleerd heeft, dan is het dat de dagelijkse werkzaamheden van het een op het andere moment verstoord kunnen worden. Dat hoeft geen pandemie te zijn. Het kan zo simpel zijn als een grote treinverstoring die forenzen onmogelijk maakt. Elk bedrijf heeft daarom een continuïteitsstrategie nodig, zodat ongeacht de situatie de dagelijkse werkzaamheden zo goed mogelijk door kunnen gaan. De belangrijkste pijler van die strategie is het personeel. Vallen je medewerkers om, dan volgen je bedrijfsprocessen vanzelf. Vandaar dat bedrijfscontinuïteit een tweeledige aanpak heeft: hoe bewaak je het welzijn van je medewerkers terwijl je ze zo productief mogelijk houdt?
Gebruik kracht van de cloud
Crisisbestendige organisaties kunnen snel overschakelen op decentrale bedrijfsprocessen. Technische vereisten voor deze overstap zijn bijvoorbeeld redundante, gedistribueerde datacenters en het gebruik van clouddiensten waarmee de belangrijkste it-diensten altijd bruikbaar blijven.
De meest simpele oplossing is om medewerkers via een vpn toegang te geven tot het bedrijfsnetwerk. Geavanceerdere oplossingen maken gebruik van virtuele apps en desktops. Deze tools zijn veiliger, sneller en betrouwbaarder, en geven medewerkers niet alleen via hun werkcomputer maar via elk apparaat toegang tot het bedrijfsnetwerk. De meest geavanceerde oplossing bestaat uit digitale werkplekken in een public cloud, of als onderdeel van een hybride cloud-architectuur. Dit combineert alle voordelen van on-premises netwerken met de flexibiliteit en betrouwbaarheid van public clouds. Bijkomend zijn er serieuze voordelen wat betreft beveiliging tegen datalekken en cyberaanvallen. Denk daarnaast ook aan manieren om klantinteractie digitaal voort te zetten. Webcasts, webinar trainingen, zelfs dagvullende evenementen zijn online voort te zetten.
Welke keuze je ook maakt, de oplossingen moeten gebruiksvriendelijk zijn. Anders loop je het risico dat medewerkers consumentenoplossingen gaan gebruiken, of bijvoorbeeld buiten hun vpn om gaan browsen.
Geen continuïteit zonder communicatie
Technische vereisten zijn slechts een eerste stap. Zonder solide communicatieprocessen vallen gedistribueerde bedrijfsprocessen uit elkaar. Medewerkers moeten zich betrokken blijven voelen bij de organisatie om gemotiveerd te blijven. Hierbij is transparantie cruciaal: vooral in crisistijden is er veel behoefte aan statusupdates en informatie over toekomstige stappen en hoe deze hen raken. Daarnaast is er frequente communicatie nodig waarin enerzijds de doelen en verwachting helder worden gecommuniceerd, en waarin anderzijds wordt verwezen naar alle beschikbare hulpmiddelen en trainingen.
Een crisisteam – bestaande uit het leadershipteam, hr, it, het interne communicatieteam en eventuele andere stakeholders – kan hier ondersteuning in bieden. Naast het feit dat dit team medewerkers efficiënt op de hoogte kan houden van werkgerelateerde ontwikkelingen, biedt het ook ondersteuning voor niet-werkgerelateerde zaken. Het houdt dus niet op bij it-support. Denk ook bijvoorbeeld aan hotlines waar medewerkers met psychische of persoonlijke problemen terechtkunnen.
Human touch
Met bovenstaande technische functionaliteiten en communicatieprocessen zijn organisaties in staat om zich te richten op de sleutel tot succes van bedrijfscontinuïteit: de human touch.
Medewerkers zijn altijd het meest waardevolle en kwetsbare onderdeel van een organisatie. In crisistijden is het topprioriteit om een gevoel van verbondenheid te behouden en het digitale welzijn van de werknemers te bewaken. Processen en technologieën zijn nooit de enige focus – er zijn tevens grote uitdagingen op persoonlijk en sociaal niveau. Er is de stress als gevolg van een crisis, het gevaar dat medewerkers zich sneller overwerkt voelen, afleiding door kinderen of andere familieleden, ga zo maar door. Werknemers die niet gewend zijn aan thuiswerken kunnen zich daarnaast gemakkelijk geïsoleerd, buitengesloten of zelfs depressief voelen.
Beperk daarom bedrijfscommunicatie niet alleen maar tot formele gesprekken. Informele bila’s en teammeetings, online workout-sessies, quizzes, borrels – dit soort kleine dingen versterken een gevoel van saamhorigheid en betrokkenheid. Op lange termijn kunnen ze zelfs personeelsretentie verbeteren. Hoe groot de bedrijfsuitdagingen dan ook zijn, vergeet niet dat de happy hours, virtuele lunches en koffiepauzes net zo goed bijdragen aan bedrijfscontinuïteit!
Einde aanwezigheidscultuur
Met de juiste technologieën, communicatieprocessen én voldoende aandacht voor het menselijke aspect, zijn organisaties in staat een crisis het hoofd te bieden. Maar het is de vraag of deze omschakeling alleen nodig is in crisistijd. Wat belet organisaties flexibel werken permanent te ondersteunen?
Om niet alleen crisisbestendig maar simpelweg toekomstbestendig te zijn, is het hoog tijd om afscheid te nemen van de aanwezigheidscultuur. Uiteindelijk maakt het niet uit of je lang genoeg op kantoor bent. Waar het om draait is, dat er resultaten worden geleverd. De coronacrisis heeft aangetoond dat aanwezigheid op kantoor geen vereiste is voor productiviteit. De crisis heeft de aanwezigheidscultuur afgezwakt. Daar is meer vertrouwen in medewerkers voor in de plaats gekomen.
De hierboven beschreven manieren om bedrijfscontinuïteit te behouden zijn in dat opzicht niet alleen een manier om een crisis zoals de huidige te overleven, maar een fundament voor een andere manier van werken. Het nieuwe normaal?
