Crisis dwingt tot versnelde digitale transformatie

De coronacrisis heeft binnen korte tijd de complete samenleving op zijn kop gezet. Van de ene op de andere dag wordt massaal thuisgewerkt en draaien de bezorgdiensten van retailers overuren. Dit resulteert voor veel bedrijven in een versnelde digitale transformatie, die weliswaar noodgedwongen is, maar hen uiteindelijk gaat helpen weer beter uit de crisis te komen.

Het nieuwe kantoor van ons bedrijf werd eind juni 2019 nog feestelijk geopend, maar door de crisismaatregelen zijn alle fysieke werkplekken nu onbemand en is de voordeur gesloten. Toch zijn al onze medewerkers gewoon aan het werk, maar dan thuis via hun cloudgebaseerde software en online samenwerkingstools. Voor de coronacrisis hadden we nooit kunnen voorzien hoe drastisch onze manier van samenwerken en met elkaar omgaan zou veranderen.

Gelukkig waren wij er als bedrijf technisch gezien goed op voorbereid, maar dat geldt natuurlijk niet voor elke organisatie. Veel van hen moesten hals over kop hun hele werkproces omgooien en op zoek naar geschikte it-tools om dat te realiseren. Dat voelt nu misschien heel stressvol en gehaast, maar toch kunnen dit soort gedwongen transities heel goede inzichten opleveren voor de toekomst. Zoals ik bij veel organisaties heb gezien, dwingen dit soort moeilijke periodes ze om uit hun comfortzone te stappen en het roer op allerlei gebieden drastisch om te gooien.

Nieuwe inzichten, nieuwe werkwijzen

Iedere crisis van groot tot klein geeft bedrijven nieuwe inzichten en ideeën om zaken anders aan te pakken, te veranderen of te verbeteren. Het is van belang dat we niet bij de pakken neerzitten en concrete vernieuwingen doorvoeren die ervoor zorgen dat onze bedrijfsvoering nu en in de toekomst beter bestand is tegen een langdurige periode van quarantaine. Denk bijvoorbeeld aan de volgende zaken:

Traditionele erp-systemen beschikken vaak niet over een standaard web-client en zijn daardoor niet van afstand te benaderen door thuiswerkers. Onder normale omstandigheden zou dat geen probleem zijn, maar als al je medewerkers ineens niet meer naar kantoor mogen komen, staat je organisatie effectief stil. Dit maakt de migratie naar moderne web-based bedrijfssoftware een no-brainer.

Veel organisaties gebruiken een mengelmoes van applicaties die vaak op locatie in een eigen datacenter draaien. Los van de kopzorgen waar ze voor zorgen, zijn die applicaties doorgaans slecht geïntegreerd en slecht van buitenaf te benaderen. Overweeg daarom deze applicaties stapsgewijs te vervangen met een enterprise low-code platform. Daarmee creëer je een naadloos geïntegreerd geheel van applicaties, die vanuit één uniform platform van afstand te benaderen zijn.

Veel applicaties zijn ongeschikt voor thuiswerk, simpelweg omdat de performance te wensen overlaat of de architectuur ongeschikt is voor web-access. Natuurlijk zijn er allerlei omwegen mogelijk, zoals de inzet van VPN’s en virtuele desktops, maar daarmee los je het kernprobleem echter niet op, en bovendien verhoogt het de IT-kosten. Veel beter is om ervoor te zorgen dat de applicaties zelf web- en cloud-ready zijn, zodat ze de digitale infrastructuur niet overmatig belasten en werknemers er te allen tijde van afstand mee kunnen werken.

Vereenvoudig complexe processen

Door deze crisis worden veel bedrijven keihard geconfronteerd met de complexiteit van hun applicatielandschap en processen. Bij werken op afstand wordt bijvoorbeeld ineens duidelijk hoe vaak er van applicatie gewisseld moet worden en welke ingewikkelde processtappen er doorlopen moeten worden. Zeker als er cruciale proceskennis nodig is in het bedrijfsproces, is het bijzonder lastig om het werk van een zieke collega over te nemen. Is die proceskennis opgeslagen in de applicatie of in het hoofd van de zieke collega? Herzie daarom de procesmatige kant van je organisatie, zowel qua applicatie-infrastructuur als de logica, eenvoud en documentatie van je werkprocessen.

We bevinden ons momenteel in een verschrikkelijke crisis. Het is echter van belang om positief te blijven in de wetenschap dat we er uiteindelijk ook weer gezamenlijk uit moeten komen. We moeten dit moment aangrijpen om nieuwe inzichten op te doen, zoals op de hierboven beschreven gebieden. Digitale transformatie hoeft niet één groot project te zijn, maar kan ook klein beginnen. Binnen elke organisatie zijn immers wel verbeterpunten te vinden. Is het niet op het vlak van remote werken, dan wel aan de procesmatige kant. Als ik dan toch een lichtpuntje in deze periode moet noemen, dan is het wel dat we er slimmer door gaan werken. De digitale mogelijkheden waren er al, maar nu worden we door de situatie gedwongen om ze ook daadwerkelijk te gaan gebruiken.