Voor veel mensen is de werkplek verplaatst van kantoor naar huis. Technologie is daarbij de uitkomst. “Nederland is massaal aan het videobellen, chatten en samenwerken via een online platform”, zegt Erik Stiphout, Technisch Consultant Future Workplace bij SoftwareONE. “Ik merk dat die online werkplek echt wordt omarmd. Belangrijk is wel dat je die omgeving dan zo goed mogelijk inricht. Daar helpen wij je bij.”
“Je ziet dat de Digitale Transformatie sterk wordt gedreven door deze crisis”, geeft Erik aan. “Veel mensen werken nu gedwongen thuis, maar zullen toch moeten overleggen, vergaderen en samen aan documenten werken om het dagelijkse werk zoveel mogelijk door te laten gaan. Organisaties benaderen me massaal met de vraag hoe ze het beste online kunnen werken en communiceren. En daar is Microsoft Teams het best passende antwoord op. Want naast samenwerken, overleggen en documenten en schermen delen, kun je er zelfs add-ins integreren en creëer je de optimale werkplek. Toch is het belangrijk dat je die Teams omgeving zo goed en veilig mogelijk inricht en dat je een aantal basis- of spelregels opstelt zodat iedereen in je organisatie prettig en efficiënt kan werken. Hoe structureer je mappen, wat zet je waar neer en wat deel je wel en niet? Maar denk ook bijvoorbeeld aan de achterkant. Multi-factor authenticatie, de back-up en AVG en GDPR moeten goed zijn geregeld.”
Teams als ideale werkomgeving
De dagen van Erik zijn gevuld met het beantwoorden van hulpvragen én inrichten van Teams-omgevingen voor een scala aan klanten. “We geven organisaties een licentie voor zes maanden om deze crisis door te komen. Ik richt de basisomgeving in en pas die aan met de specifieke wensen van jouw organisatie. Elk bedrijf heeft zijn eigen uitdagingen en daardoor is de inrichting van de hardware en software dus telkens anders. Ik geef daar zo goed mogelijk een draai aan en voeg vervolgens zoveel mogelijk waarde toe. Na deze periode kijken we samen met opdrachtgevers hoe we het platform verder kunnen uitbouwen en integreren. Zodat je steeds effectiever en efficiënter kunt werken en alle mogelijkheden die Teams biedt kunt ontdekken”
COVID-19 portaal voor JBZ
Een van de organisaties die Erik hielp was het Jeroen Bosch Ziekenhuis. “Zij wilden een COVID-19 portaal laten inrichten in Teams voor de specialisten van hun ziekenhuis, 2 andere ziekenhuizen en huisartsen in de regio. Zo kunnen zij informatie en procedures rondom COVID-19 snel delen met de in totaal 900 specialisten en huisartsen. Ik zorgde voor de basisinrichting en de uitbouw. Samen met de IT’ers van het ziekenhuis heb ik alle vragen en verzoeken doorgelopen. We hebben functies toegevoegd, administratieve problemen opgelost en bedacht hoe we alle specialisten en met name huisartsen zo goed mogelijk konden bereiken. Wanneer iets niet mogelijk was, zochten we een andere manier om toch aan het verzoek te voldoen. Proefondervindelijk kwamen we met elkaar tot een succes. In nog geen 4 dagen was het platform gereed. Iedereen dacht goed mee. Toen bijvoorbeeld bleek dat sommige huisartsen hulp nodig hadden met de installatie, kregen ze ondersteuning van de co-assistenten-helpdesk in de ziekenhuizen. Heel mooi om die saamhorigheid te zien en dat alle specialisten en huisartsen nu in staat zijn om onderling en in groepsverband met elkaar te communiceren”.
Teams TIP van Erik
Echt alles uit Teams halen? Breng dan zoveel mogelijk naar de cloud. Want hoe meer je naar de cloud brengt, hoe meer mogelijkheden en integratie je hebt in Teams. Daarmee creëer je de perfecte online werkplek. Meer tips om succesvol thuis te werken met Microsoft 365 en Microsoft Teams? Bekijk dan onze recente webinars “Productief blijven terwijl je thuiswerkt”.
