E-commerce moet snel en simpel zijn, ook als die grenzen overschrijdt. Hoe valt dat te rijmen met exportcontroles die vaak veel tijd vergen? Een paar tips waarmee twee op het eerste gezicht onverenigbare zaken toch op efficiënte en effectieve wijze zijn te combineren.
De totale online-omzet in Nederland bedroeg in 2019 naar schatting 26 miljard euro: een stijging van 9 procent ten opzichte van het jaar ervoor. Wereldwijd is de omzet van webwinkels zelfs met 11 procent gegroeid tot circa twee biljoen euro. Opvallend is de verwachte groei in het aantal crossborder aankopen: van 15 procent in 2015 naar 25 procent in 2021.
Overigens doen Nederlandse consumenten relatief weinig aankopen over de grens: slechts 4 procent van de online-omzet gaat naar buitenlandse webwinkels als Amazon en Ali-express. Maar wat is weinig? Het gaat altijd nog om vijf miljoen Nederlanders die voor 880 miljoen euro over de grens kopen.
Grensoverschrijdende e-commerce is allesbehalve eenvoudig. Webshops en consumenten moeten zich bekommeren om logistieke uitdagingen, retouren, douanezaken en betaalprocessen. Als het gaat om b2b-e-commerce zijn de problemen voor bedrijven met ervaring in internationale handel minder groot. Niettemin moeten zij hun bestaande bedrijfsprocessen nog steeds aanpassen aan de eisen van het online-kanaal.
Tijd als bepalende factor
Dat het aanpassen van bedrijfsprocessen aan het online kanaal allesbehalve eenvoudig is, bewijst het voorbeeld van exportcontrole en sanctielijstcontrole. Veel bedrijven zijn ingesteld op de klassieke aanpak met lange onderhandelingsprocessen. Daarbij hebben ze normaal gesproken genoeg tijd om informatie over de (benodigdheden van de) klant te verzamelen. De controle op sanctielijsten, embargo’s en vergunningsplichten veroorzaakt normaal gesproken geen vertraging in de levering, mits er sprake is van enige softwareondersteuning. Dat kan allemaal parallel lopen met de handels- en logistieke processen.
In de snelle e-commerce-wereld is tijd echter een belangrijke factor. In theorie kan een tot dan toe onbekende klant in een b2b-webshop een dual-use-product zoals een frequentie-omvormer selecteren, een afleveradres in het buitenland opgeven en met creditcard betalen. Vooropgesteld dat hij kredietwaardig is, kan hij met slechts enkele klikken een rechtsgeldige koopovereenkomst tot stand brengen. Als dan later blijkt dat er sprake is van handelsrechtelijke beperkingen, kan de verkopende partij deze overeenkomst niet nakomen.
Focus of vier thema’s
Voor exportcontrole is tijd nodig. Ook in e-commerce dient een bedrijf zijn processen zo in te richten, dat er genoeg tijd voor de verplichte controles overblijft. De basis daarvoor is een intelligente interactie tussen de systemen die onderdeel uitmaken van de e-commerce oplossing. Dat zijn doorgaans de webshopsoftware en het erp-systeem en/of crm-systeem. In dit it-landschap kan software voor exportcontrole en sanctielijstcontrole eenvoudig worden ingepast. Desondanks moeten bedrijven nog steeds goed nadenken over de volgende vier thema’s:
Controle op sanctielijsten in de webshop
Om aan het EU-recht te voldoen, dient er een controle plaats te vinden ten opzichte van de Consolidated Financial Sanctions List – ook in e-commerce. Direct bij invoer van het adres kunnen deze data op de achtergrond worden vergeleken met de betreffende sanctielijsten.
Landen waaraan geleverd wordt
Veel webshops trekken een duidelijke grens als het gaat om de landen waaraan ze leveren. Meestal wordt die grens bepaald op basis van logistieke overwegingen. Maar het is te overwegen om ook landen waartegen handelssancties bestaan, uit te sluiten van levering.
Dual-use-producten in het webshop-aanbod?
Mogen goederen die aan exportcontrole onderhevig zijn, überhaupt worden opgenomen in een webshop? In principe mag dat, maar dan zijn wel uitgebreide organisatorische maatregelen nodig om navolging van de EG-Dual-Use-VO 428/2009 te waarborgen. Daartoe behoort ook de check of voor de export van dual-use-producten een vergunning nodig is.
Amerikaans re-export recht
Online geldt hetzelfde als offline: voor handel in Amerikaanse producten die onder ear-regelgeving (export administration regulations) vallen, geldt de relevante Amerikaanse regelgeving. (Een overzicht van de controles die verplicht zijn volgens de Amerikaanse exportcontrolewetgeving, heb ik eerder gepubliceerd.) Wees er altijd van bewust dat exportwetgeving aan veranderingen onderhevig is. Het is daarom belangrijk om ook de meest recente informatiebronnen te raadplegen voor een compleet beeld. Bovendien is het verstandig om de hulp in te schakelen van een juridisch specialist in exportcontrolewetgeving.
