De Nederlander Sytse Sijbrandij staat sinds 2012 aan het roer van het Amerikaanse Gitlab. Binnen die organisatie laat hij elke week een collega volledig met hem meedraaien. Deze ‘schaduw-ceo’ leert het bedrijf kennen en geeft de directeur waardevolle feedback over zijn functioneren. Hoe is het om elke week zo’n 'schaduwstudent' te hebben? Wij vragen het Sijbrandij.
Wat is het doel van het ceo-schaduwprogramma?
‘Tijdens het programma draaien medewerkers een week lang volledig met mij mee. Deze shadows nemen deel aan 90 procent van mijn afspraken, zoals board meetings en sollicitatiegesprekken. Het doel hiervan is om collega’s inzicht te geven in alle aspecten van het aansturen van een bedrijf. Anderzijds bouw ik een relatie op met mijn medewerkers, waardoor kansen en uitdagingen sneller tot mij komen.
Bovendien voorzien de shadows mij van feedback over mijn persoonlijk functioneren. Ik vind die feedback waardevol. Zo vertelde iemand mij dat ik niet voldoende context gaf tijdens een gesprek. En in een sollicitatiegesprek met een kandidaat stelde een shadow een expliciete vraag, waardoor we dieper op een onderwerp konden ingaan met de kandidaat.
Tot slot laat het ceo-schaduwprogramma ook externen zien dat wij bij Gitlab transparantie hoog in het vaandel hebben staan. Dit komt doordat de shadows dus ook aanwezig zijn bij meetings met externe partijen, zoals investeerders.’
In het ceo-handboek van Gitlab, dat openbaar is, heb je acht minder sterke kanten van jezelf opgeschreven, zodat je jezelf op deze punten kunt ontwikkelen. Aan welke zaken heb je het afgelopen jaar gewerkt?
‘De afgelopen maanden heb ik minder feedback gekregen dan de periode daarvoor. Wel heb ik onder andere hard gewerkt aan mijn Engelse uitspraak. Ik volgde via een videochat specifieke lessen waarbij ik heb geleerd mijn accent te verminderen.
Verder leer ik on the go op basis van directe feedback. Zo gaf ik onlangs zelf feedback aan een medewerker. De collega was dankbaar voor mijn feedback, maar vond het communicatiemiddel niet prettig. De persoon had dit liever via een ander kanaal ontvangen. Daarna gaf ik mijn feedback via het gevraagde kanaal en dat had meer impact.’
Gitlab werkt compleet op afstand. Wat zijn de grootste uitdagingen van een all remote-bedrijf?
‘Het is nog geen traditie om volledig op afstand te werken. En dat zorgt voor een aantal uitdagingen. Zo maakten investeerders zich twee jaar geleden nog zorgen over onze manier van werken. Om deze weg te nemen, zorgen we dat ze altijd goed geïnformeerd over de organisatie blijven.
Bovendien vraagt remote werken om een andere bedrijfscultuur. Medewerkers die onze waarden goed naleven, komen in aanmerking voor een aanvullende bonus. Het is onze doelstelling om maandelijks 10 procent van onze medewerkers deze bonus uit te keren. Dat motiveert andere collega’s om te investeren in onze cultuur.’
Werk jij als ceo ook volledig remote?
‘Ik werk de meeste tijd vanuit huis. Voor de uitbraak van het Covid-19-virus sprak ik alleen real live af met contacten die dat prettiger vinden dan videobellen. Hiervoor beschik ik over een vergadertafel in mijn huiskamer. Sinds de maatregelen rondom corona werk ik volledig thuis.’
Hoe zorg je voor een goede werk-privébalans?
‘Ik hanteer een strak schema. Zo begin ik mijn dag met een workout en stop ik om zes uur ’s avonds met werken. Verder zorg ik ervoor dat ik zeker 7.5 tot 8 uur per dag slaap. Bij Gitlab beoordelen we de medewerkers op hun resultaat en niet op het aantal gewerkte uren. Wanneer ze in dienst treden, worden de nieuwe collega’s aangemoedigd om hun werktijden via Google Calendar aan te geven. Zo ziet iedereen zien wanneer je wel of niet beschikbaar bent. Op die manier wordt het makkelijk gemaakt om een goede werk-privébalans te behouden.’
En hoe zit dat met vakantiedagen?
‘We stimuleren iedere collega om voldoende vakantiedagen op te nemen. Daarvoor hebben we een handboek opgesteld. Hierin beschrijven we de verlofstrategie, waarbij het gemakkelijk is om verlof op te nemen. Hiervoor hanteren wij namelijk een ‘no ask, must tell’-policy voor betaald verlof.
Daarnaast gebruiken we een tool in Slack, PTO Ninja, waarin medewerkers hun verlof kunnen aanvragen en bijhouden. Deze tool zorgt er ook voor dat onze mensen eraan herinnerd worden dat ze minstens vijfentwintig dagen verlof per jaar moeten nemen. Ook heeft deze tool de mogelijkheid om maandelijks reminders te sturen om verlof op te nemen.
Tot slot wordt van de managers verwacht dat zij het goede voorbeeld geven. Als collega’s zien dat ook hun manager op vakantie gaat, stimuleert dit hen om dit zelf ook te doen. Zo heb ik vorig jaar bijvoorbeeld meer dan zes weken vrij weken aangevraagd. Bovendien dragen managers de verantwoordelijkheid om het verlof van hun medewerkers te monitoren.’
Je hebt vier jaar in Thailand gewoond voor een vorige baan en nu woon je in San Francisco. Wat zijn de grootste lessen die je hebt geleerd van leven in deze landen?
‘In Thailand heb ik geleerd van hun cultuur. De Thaise mensen mogen geen ‘nee’ zeggen. Dit leerde mij om open vragen te stellen. Bijvoorbeeld: wanneer denk je dat het klaar is, in plaats van: is het volgende week klaar? Deze les uit Thailand pas ik nog steeds toe want ook in het zakenleven, waar ook ter wereld, werken open vragen het best.
Verder is het contact met vrienden en familie erg belangrijk. Dit doe ik onder andere door telefoontjes met familie en vrienden van tevoren in te plannen in mijn drukke werkweek. Het helpt mij om in contact te blijven en telefonisch samen te kunnen relaxen.’
Wat maakt de vegan sushibar Shizen in San Francisco tot je favoriete restaurant?
‘Allereerst is het eten heerlijk. Ik eet normaal altijd vlees, maar in dit restaurant mis ik mijn dagelijkse portie vlees niet. Bovendien is mijn vrouw vegan en kan zij in dit restaurant alles van het menu eten. Tot slot is het bij Shizen altijd spannend of je een tafel krijgt, want je kunt er niet reserveren. We wachten dan vaak in een bar iets verderop in de straat tot we bij Shizen aan tafel kunnen.’
Wat zijn je persoonlijke doelstellingen voor 2020?
‘Ik woon in San Francisco en ook daar moeten we momenteel wegens de coronacrisis binnenblijven. Ik wilde iets creatiefs doen en besloot daarom om het programmeren weer op te pakken. Dit heb ik sinds 2007 niet meer gedaan. Ik vond het leuk om het creatieve aspect van programmeren te her-ontdekken. Omdat ik hier zoveel plezier uit haal, mede doordat ik het live stream op Twitch en daardoor gelijk kan chatten met kijkers, wil ik hier af en toe weer mee aan de slag gaan. Bijvoorbeeld door nieuwe talen en concepten te leren.’
