En daar zit je dan, thuis achter je laptop. Voor velen wellicht een nieuwe werkelijkheid, voor anderen een gewoonte die nu een verplichting is geworden. Want werk je net als ik, normaal gesproken veel op kantoor in een dienstverlenende sector, dan is de kans groot dat je werk gewoon door kan gaan.
Hoe je situatie ook is, het vereist de nodige flexibiliteit en aanpassing. Persoonlijk heb ik mij, ondanks mijn drukke baan, in lange tijd niet zo goed gevoeld. Mijn familie en werknemers zijn allemaal gezond, de technologie om mij heen maakt het mogelijk dat ik kan blijven werken en omdat ik geen woon-werkverkeer meer heb of externe meetings om bij te wonen, hou ik meer tijd over voor mijn familie en mezelf. Ik prijs me op dit moment nog eens extra gelukkig dat we bij Insight al een aantal jaren geleden de switch naar een volledig digitale werkplek – in de cloud – hebben gemaakt.
Business as usual
Het feit dat we al lange tijd met Microsoft Teams en met Insight Digital Workspace werken, zorgt nu voor een relatief zachte landing voor mij en mijn team in deze gekke tijd. Met drie kantoren in het land, gedetacheerde medewerkers en de mogelijkheid om thuis te werken, hebben we door middel van deze applicaties er de afgelopen jaren voor kunnen zorgen dat medewerkers optimaal met elkaar kunnen samenwerken, ongeacht de fysieke locatie. Dus of ze nu thuis zijn, op kantoor, bij een klant of onderweg, ze kunnen altijd beschikken over de meest recente data, informatie en applicaties en ze kunnen teamgenoten heel eenvoudig vinden en bijschakelen in een videocall. Dat videobellen doen we nu net even wat vaker met elkaar. Hadden we voorheen bijvoorbeeld al een centrale weekstart, waarin het MT de week doorneemt met het team, nu doen we elke dag zo’n virtuele start om verbonden te blijven met elkaar en om elkaar scherp te houden. Trouwens niet alleen zakelijk, maar ook informeel. Zijn er zieken? Is iemand veel alleen? Wat doet men vanavond? Hier zijn ook virtuele koffiemomentjes voor in het leven geroepen door medewerkers en de vrijdagmiddagborrel is in ere hersteld, met wat te drinken, vanachter de laptop, puur voor de gezelligheid. Het is mooi om te zien hoe zoiets ‘gewoon’ ontstaat. Het vele thuiswerken maakt het team creatiever en brengt ons dichter bij elkaar dan ooit.
Slimme digitale werkplek
En zoiets gun ik alle thuiswerkers, maar ik snap dat dit (nog) niet voor iedereen is weggelegd. We horen het van onze klanten en we zien het terug in de nieuwe aanvragen om het thuiswerken beter te faciliteren. Sommigen hebben het gewoonweg technisch nog niet helemaal op orde, bij andere bedrijven is er intern een flinke cultuurverandering nodig. Het ad hoc thuis moeten werken zorgt hoe dan ook voor een versnelling. We zien dat terug in een stijgende vraag naar ons eigen digitale platform Insight Digital Workspace (IDW), waarmee je via single sign-on het samenwerken en de productiviteit van de medewerkers kunt vergroten door allemaal slimmigheden. En daarnaast zien we ook een stijgende vraag naar ons adoptieprogramma. Want de software implementeren is natuurlijk de eerste stap, maar je moet er vervolgens ook voor zorgen dat iedereen met de verandering overweg kan om zo het meeste uit de nieuwe situatie te kunnen halen.
Meer dan tijdwinst alleen
Zo hebben we nog geen week geleden een organisatie in ouderenzorg kunnen voorzien van de IDW. Lang verhaal kort, zij kunnen hierdoor veel sneller de activiteiten loggen die belangrijk zijn voor de verzekeraar. Zowel thuis als op het werk. Dit bespaart de medewerker ruim een uur per dag aan administratie. Een uur die ze nu weer gewoon kunnen besteden aan de zorg voor hun ouderen. Dat vind ik echt mooi om te horen. Zeker als je bedenkt dat techniek voor dit soort organisaties randvoorwaardelijk is. Het is een mooi voorbeeld van hoe techniek de wereld een beetje beter kan maken. De adoptietraining doen we meestal bij de klant zelf, maar dat ging nu niet. Met behulp van videoconferencing, waarbij onze specialisten hun uitleg ook visueel konden ondersteunen door te schetsen of door plaatjes toe te voegen, hebben we toch de nodige trainingen kunnen geven. Hierdoor kon de klant op tijd met de nieuwe applicaties uit de voeten. Op zulke momenten ben ik extra trots op mijn team.
Het videobellen spreekt tot de verbeelding en het is iets dat je nu veel terugziet op social media. Het maakt het thuiswerken voor veel mensen absoluut leuker, maar bedenk wel dat het ongeveer maar 5% is van de functionaliteit van een platform zoals IDW of applicatie zoals Microsoft Teams. Het samenwerken in groepen, samen werken in documenten en het verhogen van de betrokkenheid van de medewerkers, daar is natuurlijk meer voor nodig dan alleen maar in elkaars ogen kunnen kijken.
Meer weten?
Wil je daar meer over weten? Neem dan contact op met onze experts Remco van Vugt of Sander Oldenburg. Zij geven je graag advies en kunnen je toegang geven tot onze speciale webinars, whitepapers en trainingen over thuiswerken. Of kijk op onze website voor meer informatie over digitaal werken binnen uw organisatie. Liever laat dan nooit, in dit geval, want de kans is groot dat het straks bij meer bedrijven een plaats gaat krijgen in de gewone werkweek. Ook dan is het belangrijk dat er een optimale verbinding mogelijk is tussen medewerkers, waar ze ook zijn.
