Je werkt met SAP. Een vertrouwde applicatie, want daar werk je dagelijks mee. Je hebt al zoveel handigheid opgebouwd dat de meeste handelingen bijna vanzelf gaan. Bovendien zijn veel processen gestandaardiseerd. En als je het niet meer weet, dan kun je terecht bij je collega, die destijds in het projectteam zat dat verantwoordelijk was voor de implementatie. Die kent immers alle ins en outs.
Maar de ene dag is de andere niet. Soms loop je vast, bijvoorbeeld omdat je te maken hebt met een uitzondering op een standaardsituatie. Wat nu? Net op dat moment is er geen collega in de buurt die je kan helpen. En dus ga je op zoek naar de handleiding. Die was er toch? En hoe actueel is die eigenlijk nog? Zijn alle wijzigingen na de Go-live daarin wel verwerkt? Dan maar internet op. Een paar goede zoektermen leveren… 2,5 miljoen hits. Welke gaat jouw probleem oplossen? Je vertrouwt er op dat de meest relevante antwoorden op de eerste pagina staan. En je klikt op een link die je naar YouTube leidt.
Niet de hulp die je zocht
Wat je daar ziet lijkt verdacht veel op jouw situatie. Het scherm in het filmpje komt precies overeen met jouw scherm. Wat je echter nog niet weet is dat het filmpje de standaardwerkwijze in SAP beschrijft. Jammer genoeg wordt dat ene veld dat bij jullie kritisch is, niet genoemd in de instructie.
Het lijkt nu alsof je geholpen bent. Aan de hand van de instructie lukt het je om die factuur te boeken, het adres in de verkooporder te wijzigen of de stuklijst van dat materiaal aan te passen. En toch ga je de mist in. Omdat je dat ene (sturende!) veld niet hebt ingevuld, lopen alle vervolgstappen in het proces één voor één vast. En voordat je dat ontdekt hebt, ben je niet alleen twee weken verder, maar heb je vol trots ook je collega’s verteld dat dit dé manier is.
Clippy 2.0
Hoe had je dit kunnen voorkomen? Je vertrouwt op een instructie die gemaakt is door een wildvreemde. Iemand die jouw bedrijf en jouw proces niet kent. Dat is niet erg als je wil weten hoe je bij het bewerken van je vakantiefoto’s twee lagen samenvoegt in Photoshop. Of hoe je een macro bouwt in het Excel-werkblad waarin je de competitie van het hockeyteam organiseert. Maar voor een bedrijfskritische applicatie als SAP is dit niet wenselijk. En daarmee weet je ook wat de oplossing is. Een instructie – gekscherend Clippy 2.0 genoemd – over jouw proces die rekening houdt met jouw configuratie en jouw bijzonderheden.
Er komen steeds meer van deze oplossingen op de markt, maar in dit geval is SAP Enable Now de voor de hand liggende keuze. Zelfgemaakte SAP-content, op te vragen buiten kantoortijden, rolgebaseerd, in de context van jouw proces en in jouw taal. En het vinden ervan kost minder tijd dan met de zoekmachine op internet. Bovendien is de content herkenbaar, omdat je hem al eerder hebt gezien in de training, oefensessie of als onderdeel van een e-learningmodule. Zo komen kennisopbouw en kennisborging samen.
Denk groot, begin klein
Lastig te implementeren zo’n oplossing? Niet met de juiste aanpak. Een aanpak waarin je zorgt voor goed onderbouwde keuzes, een duidelijke scoping en een realistische planning. Breng afhankelijkheden in kaart en kijk goed welke resources je op welk moment nodig hebt. Begin klein, oogst succes en bouw het vervolgens verder uit. Ondersteun eerst die processen of afdelingen die kritisch zijn. Kritisch voor het succesvol implementeren van SAP, maar vooral kritisch voor de continuïteit van je bedrijf. En maak gebruik van de ervaringen en best practices die er zijn.
Op deze manier word je niet afhankelijk van die ene collega die bij de implementatie betrokken was, kan die oude handleiding definitief de prullenbak in en is de adoptie van je SAP-applicatie weer een stap dichterbij gekomen.
