Veel organisaties houden nog steeds vast aan de papieren uitwisseling van informatie. Dit is echter een geld- en tijdrovende zaak en bovendien erg foutgevoelig. Dat kan beter. En duurzamer.
Hoe kan het dat we met zijn allen druk bezig zijn met digitale transformatie, robots ons werk laten overnemen en onze it-infrastructuur naar de cloud migreren, maar dat we nog steeds een envelop met een factuur op de deurmat vinden? Vreemd. En bovendien totaal onnodig, want dit kan eenvoudiger en goedkoper.
Om meteen maar met de deur in huis te vallen: digitale factuurverwerking, ook wel e-invoicing of e-factureren genoemd, is de oplossing. Het is snel, efficiënt, kostenbesparend en vele male minder foutgevoelig dat de handmatige verwerking van papieren facturen. Hieronder vertel ik meer over de technologie, hoe die werkt en hoe het u kan helpen om uw business efficiënter in te richten.
Voor wie en wat is het?
E-invoicing is een technologie die facturatie automatiseert. Binnenkomende e-facturen worden automatisch geregistreerd, geclassificeerd en direct verwerkt, of doorgezet naar de juiste partij of softwareoplossing om dat te doen. E-invoicing maakt papieren documenten vrijwel overbodig. En dat niet alleen. Menselijke tussenkomst is overbodig. En de tijd die u hiermee wint, is te besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.
Zowel de facturerende als de ontvangende partij is gebaat bij deze digitaliseringsslag. Het proces van het maken en verzenden van de factuur enerzijds en de verwerking tot de archivering anderzijds wordt enorm versneld. Als gevolg hiervan worden facturen sneller betaald en verbetert de liquiditeit van de afzender. Bovendien verminderen organisaties het papierverbruik en de verzendkosten aanzienlijk. Het bespaart immers torenhoge stapels papier.
Dat wil echter niet zeggen dat elk bedrijf per direct volledig moet overstappen op e-invoicing. Men moet namelijk ook nog ‘normale’ facturen kunnen verwerken, oftewel facturen op papier of gescand als pdf. Alvorens over te stappen op e-invoicing is het dus belangrijk de behoeften van vandaag te realiseren. Kan de huidige software bijvoorbeeld onafhankelijk van documentformaten werken? Ligt er een basis om in de toekomst naar volledige digitale factuurverwerking te gaan? Wanneer dit zo is, is het tijd om de volgende stap te zetten.
Geen flinke klus
E-invoicingsoftware installeren klinkt misschien als een flinke klus, maar is dit niet. Plug-and-play is misschien wat overdreven, maar e-invoicing-oplossingen zijn eenvoudig te integreren in de bestaande it-infrastructuur (binnen of buiten de cloud). Ook kunt u de oplossing toevoegen aan het bestaande documentmanagementsysteem (dms). Door de software ook nog eens te koppelen aan de e-mailaccounts van financiële medewerkers kunnen alle inkomende facturen direct herkend en doorgezet worden naar de e-invoice-oplossing. Daarnaast worden alle facturen opgeslagen op één centrale plaats.
Als we papier buiten beschouwing laten, zijn pdf’s nog steeds de meest voorkomende vorm van facturen. Het is natuurlijk ook een gemakkelijke manier om documenten over en weer te e-mailen. Maar vergis u niet, pdf’jes zijn geen e-facturen. Eigenlijk zijn het enkel gedigitaliseerde (lees: gescande) facturen.
Het verwerken van deze informatie dient vaak nog steeds handmatig te gebeuren, waardoor het tijdrovend blijft. E-invoicing neemt (ook) dit werk uit handen, door pdf-document te interpreteren en de informatie digitaal beschikbaar te maken voor bijvoorbeeld een erp of financieel systeem.
De handmatige verwerking van een factuur in pdf-formaat is niet zo gemakkelijk. Dat komt omdat een ‘gescande’ factuur semi-gestructureerde data bevat. Dit in tegenstelling tot een e-factuur, die enkel gestructureerde gegevens bevat. De ontvanger van een pdf moet de semi-gestructureerde informatie converteren naar gestructureerde metadata in zijn tool. Wanneer u dit handmatig naar een erp-systeem overbrengt, is er een grote kans op fouten. De e-invoiceoplossing neemt de kans op fouten weg.
Gebruik e-factuur
In een ideale wereld zou dit inderdaad het geval zijn, maar de werkelijkheid is nog weerbarstiger. Gelukkig wordt digitale factuurverwerking (e-invoicing) wel steeds meer ingezet. Per 18 april 2019 mogen (semi-)overheidsinstanties wettelijk alleen nog maar digitale facturen ontvangen en verwerken. Het betreft de Europese richtlijn 2014/55/EU. Deze richtlijn is van toepassing op alle aanbestedende diensten. Zij zijn verplicht om digitale facturen die aan de Europese norm voldoen, als dusdanig te ontvangen en verwerken. Als u met een overheidsinstantie zaken doet of wilt doen, zult u er dus aan moeten geloven. Het lijkt dan ook slechts een kwestie van tijd voordat deze fase van de digitale transformatie van toepassing is op de rest van de zakenwereld.
Kortom, gebruik van e-invoicing-oplossingen is een innovatieve stap in het verwerken van facturen op een moderne en effectieve manier. Processen voor de verwerking van inkomende facturen kunnen eenvoudig worden gestandaardiseerd, geautomatiseerd en geoptimaliseerd. De software vervangt geen dms- of erp-systeem, maar het is een nuttige aanvulling om facturen automatisch te lezen, te interpreteren en te verwerken. Van geautomatiseerde overboekingen tot digitale archivering, alle stappen van de factuurverwerking worden gedigitaliseerd. Het resultaat: kortere verwerkings- en boekingsprocessen, lagere kosten en een hogere kwaliteit. Dus, laten we elkaar een plezier doen en het briefpapier en pdf’jes vaarwel zeggen. Ik stem voor.
