Tips voor tijdig en binnen budget opleveren van projecten

Hoeveel tijd heb jij over op een gemiddelde werkdag? Ga je aan het einde van de dag naar huis wetende dat je to-do lijst leeg is? Gefeliciteerd, stop gerust met lezen en blader door. Behoor je tot de mensen die zich bij het verlaten van het kantoor al schrapzetten voor de taken die je hebt doorgeschoven naar morgen? Neem dan deze woorden in je op: Slimme automatisering leidt tot meer tijd. Dat stelt Remco Kroes, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van projectmanagementsoftware bij Exact.

15% projecten te laat opgeleverd

Uit onderzoek blijkt dat 15% van de projecten niet op tijd en buiten budget worden opgeleverd. We zien dat een gebrekkige projectadministratie hieraan dikwijls ten grondslag ligt. Zo doet 11% van de zakelijke dienstverleners de projectadministratie uit het hoofd, 15% vooral op papier en 25% werkt met losse spreadsheets. Bij elkaar is dat dus 51% van de zakelijke dienstverleners die een zeer inefficiënte werkwijze hanteert. Terwijl de overstap van analoge en niet geïntegreerde administratie eenvoudiger is dan het lijkt én een berg geld en papier bespaart.

Drukte en tijdgebrek

Dat ervaart ook Annalise Market Intelligence, dat bedrijven helpt bij hun strategie, business development, en marketing & sales. Toen Sander Notenboom vijf jaar geleden aantrad als directeur, streefde hij vooral naar het professionaliseren van de interne bedrijfsvoering. Hij vertelde me dat hij moeite had om ‘in control’ te zijn. Declarabele uren van consultants werden bijgehouden in Excel. Het maken van rapportages was niet te doen en dat lieten we dan vaak achterwege door drukte en tijdgebrek.

Overzicht met 1 druk op de knop

Destijds maakte Annalise gebruik van een CRM voor klantinformatie, Excel voor de tijdregistratie en een oplossing voor de boekhouding. Sander besloot alle informatie in een enkel systeem te consolideren, omdat hij graag met 1 druk op de knop wilde weten waar hij stond zodat hij tijdig kon bijsturen. Ik adviseerde om met de projectmanagementtool van Exact te gaan werken. Dat deed Sander en hij ervaard nu grip op declarabele uren en winstgevendheid. Opdrachtgevers – vooral corporates en groot-MKB-bedrijven – zijn tevreden over de kwaliteit. Dit heeft ertoe geleid dat Annalise meer complexere projecten met ‘high impact’ krijgt toebedeeld.

Meer spreadsheets, minder controle

Nu spreek ik regelmatig IT-adviesbedrijven die zich herkennen in de problematiek van Annalise Market Intelligence. Door groei stijgt de omvang en complexiteit van de projecten. Dat betekent nog meer spreadsheets waardoor de controle steeds verder uit zicht raakt. Velen hebben wel een losse vaak gratis urenregistratietool die gebruiken ze als basis voor hun projecten. De projectadministratie zelf gaat in Excel en de planning in Outlook, want een projectmanagementtool is te duur, zo zei Dave me, drie jaar na oprichting van zijn ERP-advies en implementatiebureau.

Geen tijd meer voor voetbal op zaterdag

Dave werkte als consultant bij een ERP-leverancier maar was voor zichzelf begonnen. De corporate cultuur knelde hem en hij zette de stap naar het ondernemerschap. Zijn aanpak sloeg aan. Binnen twee jaar had hij 5 mensen in dienst en een veelvoud van projecten die bovendien steeds complexer werden. Dave is goed met Excel, hij maakte producttemplates en wist dat zijn formules klopte. Maar toen er meerdere mensen toegang tot de projectadministratie moesten krijgen: zijn collega’s maar ook opdrachtgevers, begonnen de formules te kraken. Wie heeft wat gewijzigd? Dat was niet duidelijk, want track changes werd niet consequent gebruikt. Hij raakte het overzicht kwijt en daardoor helaas ook een opdracht vanwege onenigheid over de kosten. Bovendien had hij geen tijd meer om met zijn zoon zaterdag te coachen tijdens het voetbal. Op een gegeven moment was Dave elke zaterdag bezig om de planning samen te stellen, gewerkte uren in het boekhoudprogramma te krijgen en facturen aan te maken.

Grip op projecten

Toen ik de project managementtool van Exact aanraadde, aarzelde Dave. Dat is toch een flinke maandelijkse investering, sputterde hij tegen maar ging toch overstag. Hij wilde de weekenden vrij zijn en dat was nu onmogelijk. Na een twee maanden vroeg ik hoe het ging. Heel goed, zei hij, ik heb het weekend vrij terwijl mijn bedrijf goed gaat. Vooral de Work Breakdown Structure (WBS) is fijn. Daarmee zie ik in welke fase van een bepaald project ik meer energie moet steken. Per project maak ik eenvoudig een WBS aan met een standaardtemplate in Exact. Mocht een project veranderen, dan is dit eenvoudig door te voeren in de software.”

Heldere afspraken

WBS biedt als het ware een leidraad voor je project. Je legt in een zogenoemde scope helder vast wat je gaat doen, wat de kosten, de risico’s en afhankelijkheden zijn. Maar ook wat jouw verantwoordelijkheden en die van de opdrachtgever zijn. Je specificeert de (eventuele) meerkosten die kunnen voortvloeien uit onvoorziene werkzaamheden. Daarnaast ondersteunt WBS met het onderbouwen van investeringen in tijd, geld, mensen en materiaal richting je leidinggevende. Bij eventuele onenigheid over de verantwoordelijkheden biedt WBS dus opheldering.

Geen instant wondermiddel

“En Dave, terug naar Excel?”, vroeg ik hem na een tijdje. “Niet voor het projectbeheer”, antwoordde hij. “Projecten lopen lekker en er is inzicht.” Toch waarschuwt Dave om te lichtzinnig te denken over de start met een projectmanagementtool. Het is geen instant wondermiddel. “Neem de tijd voor de inrichting en licht dan je collega’s en opdrachtgevers in. Niets is zo lastig als je achteraf je uur- en kostensoorten moet aanpassen. Dat kan wel, maar door verkeerde uur- en kostensoorten kan je niet factureren. Het pakket ondersteunt het beste als de hele organisatie op dezelfde manier werkt.”