Het ministerie van Defensie moet zelf ook van cultuur veranderen om verdere problemen bij het stilgelegde ict-programma GrIT te voorkomen. Er is namelijk veel mis bij het departement. Dit blijkt uit een rapport van ADB Topconsult dat is gevoegd bij de brief die staatssecretaris Barbara Visser (Defensie) heeft gestuurd aan de Tweede Kamer. Het adviesbureau uit pittige kritiek op de cultuur van geheimhouding.
Het programma Grensverleggende IT (GrIT) beoogt de vernieuwing van de gehele it-infrastructuur van Defensie. Een consortium van IBM en Atos bleef als enige over bij de aanbesteding voor dat project. Maar de opdracht is nog steeds niet gegund, mede omdat tijdens de voorbereiding tussen het consortium en ambtenaren van Defensie spanningen ontstonden. Het ministerie is daar ook mede debet aan.
ADB Topconsult dat lid is van de Top Management Groep (TMG) die onder de Algemene Bestuursdienst valt, komt met pittige aanbevelingen ten aanzien van de cultuur bij Defensie. Kritiek is er op de cultuur van geheimhouding en het weinig open karakter. Organisatorisch is er veel mis bij het ministerie.
Aanbevelingen
Eerste aanbeveling is om een systeem van start- en exitgesprekken in te voeren en daar ook iets mee te doen. Doe dat ook bij de start van het vervolg van GrIT. Maak ieders rol expliciet duidelijk. En beloof elkaar daarop professioneel aan te spreken. Tweede advies is alle bij GrIT betrokkenen van alle (besturings)niveaus goed te organiseren. Laat ieder voor zichzelf opschrijven wat ze beter hadden kunnen doen tegen de achtergrond van de kernwaarden van Rijk en Defensie. En bespreek dat met elkaar.
Derde advies is het leiderschap te versterken in het bespreekbaar maken van interpersoonlijke verhoudingen en het oplossen van slechte verhoudingen.
Meer expertise nodig
Ook is het nodig om in de toezichtrollen expertise te krijgen. Dit om soft control te versterken en daarover zonodig op een hoger niveau te rapporteren. Veel betekenend is ook het advies de juiste medewerkers te selecteren qua expertise en qua samenwerkhouding.
In de besluitvorming moet, zoals de consultants dat noemen, hygiëne worden aangebracht. Zorg voor een breed gedragen opvatting over resultaat. En stel eisen aan rapportages en nodig uit om dilemma’s met de leiding te bespreken.
Rollen zijn bij Defensie onvoldoende goed doordacht en belegd. In de loop van het programma zijn ze diffuser geworden en vergleden, zo luidt de kritiek. Veel rollen lopen door elkaar heen en zijn verschoven. Die rollen zijn onvoldoende uitgewerkt in mandaten.
Als je over de hele linie van de top van de Nederlandse overheid kijkt zie je personen die veelal op die plek zitten omdat ze aansluiten bij de rest en niet omdat ze competent zijn. De hele bovenlaag is dus een monocultuur van mensen die hun gang willen gaan zonder rekenschap af te geven en als het moet rapporten laten vervalsen en bikkelhard liegen.
Dat er nu een kritisch rapport ligt betekend voor hen dat dit zo snel mogelijk onder in een lade dient te verdwijnen en men weer over kan gaan tot de orde van de dag. Dat daarbij het project wat men zou willen uitvoeren daarbij gierend uit de klauwen gaat lopen maakt ze niet uit want het is toch niet hun geld (denken ze).