De casus BRP en de lessen die zijn getrokken uit het mislukken van het moderniseren van de Basisregistratie Personen (BRP) worden als lesstof gebruikt bij de ict- en inkoopafdelingen van de rijksoverheid. Dat heeft minister Raymond Knops van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) de Tweede Kamer laten weten.
Basis voor de lesstof vormt het onderzoek ‘Niet te stoppen’ van de Commissie BRP, die in 2017 werd ingesteld door Knops’ voorganger, minister Ronald Plasterk. Hij zette het falende moderniseringsprogramma, operatie Basisregistratie Personen, stop naar aanleiding van een omstreden, negatief advies van Bureau ICT Toetsing (BIT).
Het besluit van Plasterk – een schadepost van circa honderd miljoen euro – en het negatieve advies van het BIT zorgden voor woedende reacties bij de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en een aantal betrokken leveranciers. Zij waren verbijsterd over het advies van het BIT, waar volgens hen weinig van klopte. In het daarna ontstane debat ging de bewindsman onder politieke druk akkoord met de instelling van een onderzoekscommissie. Die moest een terugblik uitvoeren en een feitenrelaas over de gang van zaken rond de mislukte oBRP (Operatie BRP) opstellen en publiceerde medio 2018 het rapport ‘Niet te stoppen’.
Uit dat rapport zijn nu vier lessen voor de toekomst geformuleerd. Tezamen met de BRP-casus vormen zij extra lesstof die dit jaar in de ict- en inkoopgemeenschap van het Rijk wordt verspreid. Tevens wordt de stof opgenomen in het curriculum van inkoop- en ict-opleidingen binnen het Rijk, schrijft minister Knops in een Kamerbrief.
De minister schrijft verder dat de getrokken BRP-lessen ook worden opgenomen in het zogeheten rijksbrede Afwegingskader ICT-opdrachten. Daarin staan een aantal beleidsmatige spelregels om te bepalen of en hoe een ict-aanbesteding moet worden opgezet.
Leereffecten
De vier BRP-lessen zijn:
1) Kies bewust voor inzet van een inspanningsverplichting of een resultaatverplichting bij opdrachten aan de markt.
Bij Operatie BRP kwamen beide contractvormen voor maar schortte het vaak aan een duidelijke omschrijving van de taken en het frequent meten van de voortgang (inspanningsverplichting) en een strak omschreven uitkomst (resultaatsverplichting). Er wordt een Handreiking over de inzet van inspanning- en resultaatverplichtingen opgesteld en verspreid binnen de rijksoverheid.
2) Zorg voor duidelijkheid en stabiliteit omtrent het gewenste resultaat
De eisen en wensen bij Operatie BRP veranderden voortdurend, met name door politiek-bestuurlijke en beleidsmatige onduidelijkheid over wat er gerealiseerd moest worden; ook ontbrak een stabiel ontwerp.
3) Werk met kleinere en meer beheersbare stappen
Een verandering van scope is nooit volledig uit te sluiten, vooral bij langdurige projecten. Maar dan moet er wel worden gewerkt met een kortcyclische ontwikkelaanpak, waar bij Operatie BRP geen sprake van was. Een werkwijze gebaseerd op kleinere en meer beheersbare stappen in de uitvoeringsfase levert een bruikbaarder eindproduct op, waarbij tevens de mogelijkheid bestaat om tussentijds te stoppen indien daar een reden voor is.
Binnen de rijksoverheid wordt deze kortcyclische aanpak voor zowel bij nieuwbouw als bij onderhoud van bestaande systemen opgenomen in een nog te schrijven handreiking ‘beheerst vernieuwen’.
4) Werk met richtlijnen voor kwaliteitsborging en controle
Bij de Operatie BRP bleek de stuurgroep, ook met behulp van externe advisering, onvoldoende in staat om de daadwerkelijke voortgang in te schatten. Door het delen van bestaande richtlijnen binnen de ict- en inkoopcommunity van het Rijk over kwaliteitsborging en controle moet de kennisopbouw en het gebruik hiervan in projecten binnen de rijksoverheid worden versterkt.
Andere verbeterpunten
De bewindsman wijst ook nog op een aantal ander verbeteringen die inmiddels zijn doorgevoerd om de ict-huishouding bij de rijksoverheid te verbeteren. Zo is er het Strategisch Leveranciersmanagement Rijk om de sturing op een aantal grote ict-leveranciers beter te organiseren. Voor vijf ervan, – Microsoft, Sap, Oracle, IBM en KPN -, zijn er zelfs rijksbrede leveranciersmanagers benoemd om toezicht te houden op het nakomen van afspraken.
Daarnaast zijn binnen het Rijksinkoopstelsel rijksbrede categorieën voor de inkoop, aanbesteding en contractmanagement van standaard ict-zaken samengebracht. Per 2020 kent het inkoopstelsel vijf inkoopcategorieën: ICT-inhuur, ICT Werkomgeving Rijk, Datacenters, Connectiviteit en Software. Deze bundelingen moeten zorgen voor meer gedeelde kennis en een beter (samen)werkende ict-inkoop en -aanbesteding bij het rijk.
Verder staat in de Strategische I-agenda 2019-2021 aangegeven dat softwareontwikkeling een belangrijk aandachtsgebied is, ook ten aanzien van sourcing. Daar waar de Operatie BRP een voorbeeld is van een mislukte casus wil Knops dat er dit jaar ook goede voorbeelden op gebied van softwareontwikkeling worden gepubliceerd. Ook hiervan kan men binnen het Rijk leren, is de gedachte erachter. Een recent voorbeeld is de Nederlandse Praktijkrichtlijn 5326 van het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) die zich richt op risicobeheersing bij ontwikkeling en onderhoud van maatwerksoftware.
Louis,
Er zit nog weinig verschil tussen partijen want welke vakje je ook rood maakt, uiteindelijk komt er altijd weer een coalitie waarin geen kiezer zich herkent. En dit is een redelijk typisch Nederlands fenomeen als we naar de cultuur van de polder kijken. On-topic blijkt het bestuurlijke poldermodel in aanbestedingsland tot een vorm van cliëntelisme te leiden waar KJ over klaagt zoals ik in mijn eerste reactie stelde.
Heel lang geleden heb ik de procesbegeleiding methodes van de Japanse autofabriek geleerd, de sequentiële orde in de keten is echter achterhaald als we kijken naar alle nieuwe build-to-order processen van de agile cultuur omdat verandering een constante is. En ik laat even in het midden of het een verbetering is want Nico verwijst in zijn analyse naar de ToC theorie, mijn uitleg hiervan wijkt door de geleerde lessen wat af. Vul zelf maar de zwakste schakel in.