Koninklijke Boom uitgevers ontsluit alle voordelen van de cloud dankzij begeleiding en datamigratie door Insight

Met de tijd meegaan is een vanzelfsprekend gegeven in het ruim 178 jarige bestaan van Koninklijke Boom uitgevers (Boom). Door alle jaren heen weet de uitgeverij keer op keer te groeien en te innoveren, om zo te blijven voldoen aan de wens van consument, medewerker en management. IT speelt daarbij een belangrijke rol. In 2017 werden we door Boom binnengehaald als softwareleverancier, Insight groeide echter al vrij snel door tot kennis-, advies- en implementatiepartner van de uitgeverij.

De ruim 400 professionals zijn vanaf diverse locaties in Nederland actief in de wetenschappelijke, educatieve en vakinformatieve branche, alsmede in de krantensector met nieuwsbladen en huis-aan-huisbladen. Om iedereen een moderne werkplek te kunnen bieden, schafte Boom in 2017 allereerst Office 365 aan via Insight. Het werken met Office 365 biedt zowel bedrijven als medewerkers tal van voordelen. Denk aan flexibiliteit en gemak voor medewerkers om te kunnen werken waar ze maar willen, maar ook aan de schaalbaarheid van deze SaaS-oplossing en veiligheid voor de organisatie zelf. Wil je echter alle voordelen van Office 365 volledig kunnen benutten, zoals bijvoorbeeld een samenwerkingstool zoals Microsoft Teams, dan is het belangrijk om delen van je data naar de cloud te verhuizen. Op die manier kun je ervoor zorgen dat alle gebruikers in dezelfde cloud-omgeving zitten, ook wel tenant genoemd.

Office 365 was voor Boom een belangrijke stap om als organisatie toekomstbestendig te blijven. Er was vanuit het bedrijf alleen nog wel de nodige twijfel over echt alle data in de cloud. Maar met alle nieuwe Office 365-licenties voor de verschillende locaties, zagen ze ook de noodzaak om de verschillende mailomgevingen die door de jaren heen waren ontwikkeld, over te zetten naar één tenant. Dat klinkt natuurlijk heel eenvoudig, maar is het in de praktijk zeer zeker niet. Bij Boom hebben ze namelijk een holding met diverse werkmaatschappijen en iedereen had nog een eigen mailomgeving, met ieder een eigen beheerpartij, opslag etc. Ze gingen onder andere bij ons na welke opties ze hadden. Het plan dat wij aan hen voorlegden bleek vervolgens het meest volledig.

Tijdens de Discovery Workshop die Insight speciaal voor Boom organiseerde werd allereerst extra draagvlak gecreëerd binnen de organisatie en de mogelijke ‘cloudvrees’ weggenomen. Met name het veiligheidsaspect van de cloud werd intern nog gezien als een uitdaging. Een uitgeverij wil natuurlijk niet dat publicaties vroegtijdig op straat komen te liggen. Dus hoe bescherm je dit soort bedrijfskritische data tegen diefstal of datalekken? En hoe snel ben je hiervan op de hoogte? Verliest een medewerker bijvoorbeeld zijn laptop, dan weet je dit snel genoeg. Maar logt iemand een keer in via een externe computer en wordt er niet goed afgesloten, wat zijn dan de risico’s? Allemaal terechte vragen vanuit de organisatie, die tijdens de workshop allemaal aan bod zijn gekomen. Het heeft ervoor gezorgd dat ook het management de voordelen en alle mogelijkheden en toepassingen van de cloud inzag.

Voor het onderbrengen van alle e-mailaccounts werd gekozen voor Microsoft Exchange. Voor het ontsluiten van diverse data koos Boom voor het inrichten van een hybride cloud. Hierdoor houden ze meer controle over de eigen data, door gevoelige data op te slaan in de private cloud of lokale server en kunnen ze dankzij de publieke cloud, in combinatie met de overkoepelende Exchange-omgeving alle functionaliteiten van Office 365 volledig benutten. Een bijkomend voordeel van een hybride cloud voor de IT-afdeling is dat beide omgevingen (publiek en privaat) vanuit eenzelfde beheerlaag worden bediend.

Dankzij de goede samenwerking, voorbereidingen, inventarisatie, strakke planning en de door ons ontwikkelde innovatieve en kostenbesparende migratie-oplossing zijn inmiddels vier van de zeven mailboxomgevingen overgezet naar Exchange. Er wordt bewust per locatie of werkmaatschappij gemigreerd naar de nieuwe mailomgeving, zonder al te veel verstoring voor alle medewerkers.

“Die migraties verlopen tot nu toe zeer vlot en dat heeft alles met de begeleiding en voorbereidingen van Insight te maken. Het feit dat nog niet alle zeven over zijn, heeft vooral te maken met lopende contracten en de situatie per locatie. Amsterdam, de locatie met de meeste mailboxen volgt spoedig. Daar gaan we zeker een halve terabyte aan mail migreren oftewel zo’n 150 mailboxen. Gezien de voorgaande migraties heb ik er het volste vertrouwen in dat ook deze en de andere twee vlekkeloos en zonder zorgen zullen verlopen. Insight gaat gewoon heel zorgvuldig te werk, het team ontzorgt echt en ze doen wat ze beloven. Dat is ontzettend fijn en schept vertrouwen.” Leon Oost, Allround ICT specialist bij Boom

Met binnenkort alles onder één dak is Boom echt klaar voor de toekomst. Via Teams kunnen mensen eenvoudig samenwerken en in een groep documenten delen, creëren en bewerken via apps zoals Word, Excel, PowerPoint. Collega’s, ook die op andere locaties, zijn makkelijk te vinden via Teams en bijvoorbeeld bij te schakelen in een Skype-vergadering. Dit soort gemak, daar kan geen ROI tegenop. Daarover hebben we het in dit traject ook niet gehad, maar in mijn ogen is de cloud, zowel hybride als publiek, uiteindelijk altijd kostenbesparend.