Het ontplooien van digitale initiatieven staat hoog op de agenda van veel bedrijven. Samen met de groeiende adoptie van cloud, zorgt dit ervoor dat er een steeds groter deel van it-budgetten naar de cloud verschuift. Maar het beheer van cloud-uitgaven levert nieuwe uitdagingen op en is soms onoverzichtelijk. Is het mogelijk om je cloud-uitgaven te optimaliseren met behulp van data?
Digitale projecten worden in de regel ontwikkeld op een fundering van cloud-technologie. Daarnaast zien we steeds vaker dat it-afdelingen een deel van hun servers en applicaties naar de cloud verhuizen. En hoewel dit veel voordelen oplevert, is het beheren van de kosten behoorlijk complex. Want of je nu al je cloud-abonnementen centraal beheert, of dat iedere afdeling zijn creditcard gebruikt om zelf cloud accounts te maken – de facturen die je van een cloud-provider ontvangt zijn zelden gespecifieerd in termen van applicatie, afdeling of kostenplaats.
Daardoor is het moeilijk om te achterhalen aan welke onderdelen van de organisatie het geld wordt besteed voor exact welke doeleinden. Het spreiden van workloads over meerdere cloud-providers (zoals Azure, AWS en Google) maakt het nog eens extra complex, omdat je kennis nodig hebt van al deze providers. De elasticiteit van de cloud is bovendien een uitdaging, omdat dit het moeilijker maakt om uitgaven te voorspellen.
Meer kosten
Door al deze factoren is er een grote kans dat je meer geld kwijt bent aan cloud dan nodig is. Om dat aan te pakken volg ik een drie-stappen-plan om cloud-uitgaven te optimaliseren: optimaliseren van abonnementen, inzicht creëren in uitgaven, en ‘rightsizing’: optimaal schalen van resources.
De eerste stap: optimaliseren van abonnementen. Met een multi-cloud strategie heb je meerdere abonnementen bij cloud providers als Azure, AWS en Google. Door onze analytics technieken en kennis over de abonnementsmodellen van deze providers toe te passen, identificeren we allereerst de quick wins. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het consolideren van abonnementen om volumekorting te creëren, of het omschakelen naar een ander betaalplan. Workloads die voorspelbaar 365 dagen per jaar draaien, kunnen worden ondergebracht in een abonnement met een langere looptijd. Dat levert scherpere tarieven op dan het gebruik van flexibele, maar duurdere, abonnementen. Het optimaliseren van abonnementen levert geregeld al besparingen op van 20 tot 40 procent.
De tweede stap is het creëren van meer inzicht in de cloud-uitgaven. Daarvoor beginnen we met het oormerken (taggen) van individuele resources naar provider, applicatie, kostenplaats, enzovoorts. Zo kunnen assets worden gecategoriseerd, wat waardevolle data oplevert over waar het budget aan wordt besteed. Deze inzichten stellen we beschikbaar in een handige online tool of via een integratie met bestaande rapportage software, zoals Power BI. Geavanceerde analyses geven vervolgens voorspellingen over gebruik, inzicht in afwijkingen, en maken het mogelijk beperkingen en alerts in te stellen. Deze inzichten vergroten je controle over, en grip op, cloud-uitgaven.
De derde stap is het rightsizen van je cloud assets. Omdat het aanmaken van cloud assets zo eenvoudig is, is het ook eenvoudig om ze ‘voor de zekerheid’ een stukje groter te maken dan nodig. Met data over het daadwerkelijke gebruik van cloud resources maken we een baseline met gebruikspatronen. Hiermee wordt in kaart gebracht waar resources efficiënter ingezet kunnen worden, en deze inzichten worden vertaald naar concrete verbeteracties. Wanneer bijvoorbeeld een applicatie eens per maand een piek in het gebruik vertoont en de rest van de maand nauwelijks wordt gebruikt, dan kunnen de resources navenant worden bijgesteld om kosten te besparen. Dankzij het gebruik van slimme tools kan het op- en afschalen zelfs worden geautomatiseerd tot een hands-off proces, waardoor de kostenbesparing een regulier ingebouwde actie wordt.
Kostenoptimalisatie
Naarmate er binnen je organisatie meer gebruik wordt gemaakt van cloud, wordt het steeds belangrijker om aandacht te schenken aan kostenoptimalisatie. Het beheren van cloud-uitgaven is dan ook geen eenmalige oefening, maar een doorlopend proces wat continue aandacht heeft. Door data te gebruiken om abonnementen te optimaliseren, inzicht te genereren in uitgaven en assets te rightsizen, kun je direct de return on investment (roi) van digitale projecten verbeteren.
Een aanpak die prima kan werken zolang er zicht is op de facturen die allemaal binnen komen.
Maar in grote(re) organisaties hebben afdelingen en bedrijfsonderdelen vaak een P&L-verantwoordelijkheid waardoor het al een stuk lastiger wordt.
Dat effect wordt nog eens versterkt op het moment dat bedrijfsonderdelen steeds kleiner en autonomer opereren. Dit in een poging wendbaarheid en inspelen op veranderende marktomstandigheden te verbeteren.
Hoe zou je aanpak eruitzien in dat soort situaties?
Right-sizing is een wat misleidende benaming. Bij AWS bijvoorbeeld komt de capaciteit (memory/CPU) in series van 1:2. Oftewel de modellen zijn slechts verkrijgbaar in 64 GB, 128GM, 256GB, 512GB 1TB en 2TB etc. met een verdubbeling van vCPU in elke stap. Dus als je een applicatie hebt die 65GB nodig hebt, zul je toch 128GB aan capaciteit moeten aanschaffen. Niet bepaald right-sizing te noemen.
De opeenvolgende opties kosten ook precies 2 maal zoveel, dus bij AWS zeggen ze dat je beter verschillende servers kan kopen voor elke applicatie omdat het niet logisch is om ze te stacken op 1 server: bijvoorbeeld voor 3 applicaties die 55GB elk nodig hebben, kan je beter 3 servers van 64GB aanschaffen ipv. ze te stacken op een server van 256GB (128GB is te klein).
Maar waar AWS dan weer aan voorbijgaat zijn de meerkosten van het beheer van 3 servers ten opzichte van 1 server.
Bij een multicloud scenario moet je ook de kosten van datacommunicatie in de gaten houden. Stel je voor dat je, buiten on-premise nog 2 public clouds gebruikt. Dan heb je dus 3 connecties nodig: van on-premise naar de 2 clouds (2) en nog een tussen de 2 clouds (indien nodig). Dat kan prijzig worden afhankelijk van de hoeveelheid traffic.
Het automatisch afschakelen van niet-produktieve omgevingen buiten werktijden kan ook behoorlijk wat opleveren. Gek genoeg passen de meeste bedrijven dit niet toe. In het geval van SAP applicaties, gaat de applicatiebuffercache inhoud verloren en zullen de eerste gebruikers de eerste 1-2 uur na start een iets verminderde respons ervaren in vergelijking met het eind van de dag. Maar aangezien voor SAP landschappen het kostenvoordeel kan oplopen tot wel 50%, is het zeker te overwegen.
Wat ik in de werkelijkheid zie, is een enorm gebrek aan governance. Bijvoorbeeld een uit de hand lopend aantal Sandbox systemen, omdat iemand graag iets wil uitproberen, een nieuwe server aanmaakt en vervolgens 2 weken later niemand meer weet waar het specifieke systeem precies voor was bedoeld, maar niemand het meer durft te verwijderen.
Dank voor jullie reacties Will en KJ.
Right-sizing kan inderdaad op verschillende manieren. Key is dat we in gesprek zijn en blijven met de applicatie eigenaren om een optimale “sizing” te bereiken en behouden. Dit kan worden gecombineerd met het inzetten van start/stop functionaliteit om automatisch af te schakelen.
Governance blijft een belangrijk topic, in de werkelijkheid zie ik daar automatisering als een deel van de oplossing, denk aan:
• Tagging van eigenaar en vervaldata (van wie is het systeem, hoe lang mag het systeem gebruikt worden)
• Automatiseren van policies (informeer als systeem onvoldoende gebruikt wordt, stop systeem als vervaldatum is overschreden)
Het doel is om de eigenaar controls te geven waarmee hij kan sturen op kosten (inzicht obv tags, zelf start/stop functionaliteit kunnen gebruiken, alerts qua verbruik etc.).
Vaak zien we dat IT centraal verantwoordelijk is voor het uitleveren van publieke cloud subscripties.
Dit team levert dan de subscriptie aan (incl. security controls, monitoring) en richt zich op optimalisatie van cloud kosten, automatisering en policies.
Door middel van automatisering (Infra-as-Code, CI/CD, tagging) en analytics (afwijkingen, voorspellingen) vergroten deze teams continue de controle over, en grip op, cloud (uitgaven). Cost control is dan geen eenmalige exercitie meer maar juist iets dat doe je continu doet.