De gemeente Groningen is wel klaar met het vele praten binnen de overheid over een betere dienstverlening aan de burger. Zij kiest voor een pragmatische aanpak, te beginnen bij het sociale domein. Zo is met it-partner Gemboxx in zes maanden tijd op scrum-achtige wijze nieuwe functionaliteit ontwikkeld binnen het innovatieprogramma i4Sociaal. Daaraan doen ook andere gemeenten mee.
Bij de overheid wordt te veel gépraat over een innovatieve, proactieve en preventieve dienstverlening, maar te weinig gédaan. Dat is de ervaring van Hans Julsing, (vertrekkend) directeur Sociale Zaken en Werk bij de gemeente Groningen. Hij geeft als voorbeeld de GBI (Gemeentelijke Basisprocessen Inkomen), een initiatief waarbij deelnemende gemeenten samen de uitvoering van de inkomensverstrekking op een efficiëntere wijze willen inrichten. ‘Daar waren wij in eerste instantie van gecharmeerd. Maar het bleef bij praten; er gebeurde niets concreets. Toen hebben wij in Groningen de koppen bij elkaar gestoken en ons afgevraagd: hoe kunnen we wel wat realiseren?’
Deze actiestand leidde onder meer tot het visiestuk ‘Virtueel Groningen 2018 -2022’. Daarin onderzoekt de gemeente de mogelijkheden van nieuwe technologie, met als uitgangspunt dat zij ‘regelgevend, handhavend en vooral dienstbaar’ is. Want, stelt Julsing, een gemeente moet naar een proactieve, door moderne technologie ondersteunde dienstverlening waar de burger of ondernemer centraal staat. ‘Ter illustratie, onze minima hebben recht op veel zaken maar moeten elke keer bij een aanvraag hun gegevens doorgeven. Terwijl zij al een ‘Stadjerpas’ hebben. Als gemeente weten wij dus al een hele boel en kunnen wij dus, als iemand eenmaal bekend is, een integraal aanbod met diensten doen.’
Hij wijst naar de Belastingdienst, die vooringevulde aangiftes verstuurt naar burgers. Of het bedrijfsleven waar al veel meer met data-analyses wordt gedaan. ‘Daar kunnen wij nog veel van leren. Die kant moeten we op, rekening houdend met de AVG. Als wij de mensen in onze bakken door data-analyses en het opstellen van profielen beter leren kennen, kunnen we ze beter faciliteren. Nu zien ze vanwege de vele aanvragen door de bomen het bos niet meer.’
Zes thema’s
Verbetering van de dienstverlening van het sociale domein is bovendien een prioriteit voor Groningen, een van de armste steden van Nederland met veel huishoudens met een laag inkomen. De gemeente wil dit echter niet alleen doen maar trekt hierbij op met drie andere grote gemeenten: Enschede, Zwolle en Deventer, passend bij het huidige adagium van de VNG: ‘Samen werken aan een slimme overheid’. Dit samenwerkingsverband draagt de naam i4Sociaal, waarbij ‘i4’ slaat op vier i’s: informatie, inwoner, interactie en innovatie.
‘Wij hebben voor dit domein zes thema’s gedefinieerd rond minima, de wmo, statushouders, de jeugd en de bijstand’, vertelt Gerke Bos, strategisch informatiemanager van de gemeente Groningen. ‘Voor elk van die thema’s hebben we vervolgens zogeheten ‘service blue prints’ gemaakt die ‘de ideale klantreis’ beschrijven: wat zijn de stappen die iemand moet maken, welke belanghebbenden spelen waar een rol, welke informatie is daarbij nodig en welke systeemfunctionaliteit is essentieel?’ Bos benadrukt dat de it-afdelingen daarbij nauw samenwerkten met de professionals in de uitvoering. Ook toetsten de gemeenten in sessies met bepaalde inwonersgroepen of de beschrijvingen klopten.
Identieke processen
Uit die blauwdrukken bleken de processen van de vier gemeenten bij die zes thema’s voor tachtig tot negentig procent overeen te komen. De verschillen zaten ‘m vooral in de opzet van bepaalde activiteiten en de gehanteerde terminologie. Vandaar dat de i4Sociaal-leden in 2018 besloten om een leverancier te selecteren voor een test. Na een onderhandse aanbesteding viel de keuze op Gemboxx.
Dit bedrijf uit Naarden biedt configureerbare applicatiesoftware voor gemeentelijke bedrijfsprocessen in de cloud, op en mét het GemCloud Samenwerkingsplatform. Daarbij hanteert het bedrijf de eigen, scrum-achtige ‘Innovum Agile Ethics-Werkwijze’. Hierbij wordt onder leiding van een scrum-master en een ‘product owner’, die de opdrachtgever vertegenwoordigt, in gezamenlijke sprints de benodigde software ontwikkeld. Daarbij vormen de zogeheten ‘user stories’ de leidraad. Dat zijn informele beschrijvingen van de handelingen die het te ontwikkelen softwaresysteem moet ondersteunen.
Bij i4Sociaal werden de ‘service blue prints’ voor de zes thema’s omgezet naar ‘user stories’. Samen met Gemboxx werd vervolgens binnen zes maanden de benodigde functionaliteit voor de gemeenschappelijke productbeschrijvingen ontwikkeld. ‘Voor ons was dit een heel andere manier van samenwerken met een it-partner’, stelt Julsing. ‘Via die sprints heb je na twee weken al werkende software; daarna is het een kwestie van finetunen in een aantal volgende sprints en je bent klaar. Het GemCloud Samenwerkingsplatform past goed in ons conceptdenken over ‘Virtueel Groningen’. Je hebt snel werkende software, de ontwikkelkosten zijn niet hoog, je werkt nauw met elkaar samen en – voor ons erg belangrijk – de regie en controle blijft bij ons liggen in plaats van bij de leverancier.’
Geen dure licenties
Gemboxx claimt een (cloud)ontwikkelplatform in huis te hebben waarbij het alle taken van gemeentes, die in de basis dezelfde zijn, kan automatiseren zonder problemen met het beheer (‘de basisgemeente in de cloud’). Die taken zijn te verdelen over zeven ‘boxxen’, bedoeld voor onder meer burgerzaken, zaakgericht werken, het sociale domein, het fysieke domein (Omgevingswet, vergunningen, toezicht en handhaving) en allerhande bestuurszaken. Variaties per gemeente zijn mogelijk. Alle aanpassingen worden opgeslagen in een centraal magazijn en dan weer aangeboden. Het wiel hoeft dus niet meer 355 keer opnieuw te worden uitgevonden, is de gedachte erachter. Bovendien brengt Gemboxx geen dure licenties in rekening of meerwerkfacturen maar hanteert het betaal-naar-gebruik-principe.
De vernieuwende filosofie van zulke bedrijven spreekt Groningen aan. ‘Wij willen graag innoveren en dingen anders doen. Partijen zoals Gemboxx helpen daarbij’, onderstreept Julsing. ‘Dat is in gemeenteland hard nodig. Gemeenten kampen met talloze legacysystemen en zijn afhankelijk van leveranciers. Er gaat veel geld naar dure licenties en onderhoud. Vaak roepen gemeenten dat ze inwoners centraal zetten, maar ze doen het niet. Er wordt nog te veel gedacht in het behoud van controle en het gebruik van rekenregels. De meeste ict-leveranciers innoveren dan ook te weinig. Die vinden de huidige situatie wel best en leveren hun software het liefst nog in licentievorm aan alle 355 gemeentes apart.’
Maar, zo merken Julsing en Bos, er is wel een kentering zichtbaar. Gemeenten willen niet meer praten, maar samen aan de slag. De VNG ondersteunt dit soort initiatieven, onder andere via het programma Common Ground. Dat moet leiden tot één gemeentelijke basisarchitectuur waarbij gegevens nog maar één keer hoeven worden ingevuld. ‘De inrichting van de ict bij Estland geldt daarbij als lichtend voorbeeld, zegt Julsing. ‘Maar dat gaat via een gecentraliseerde aanpak. Bij de VNG mag dat ook wel steviger. Ik mis soms sturing op de innovatieve vraagstukken: wie is er mee bezig, wat ligt er op de plank bij de VNG en gemeenten, wat doet het ministerie van BZK rond ict en publieke dienstverlening. Het beeld is nog versnipperd.’
Aanbesteding
Opvallend is wel dat i4Sociaal als project is ondergebracht bij de ict-coöperatie Dimpact. Dat is vooral een juridische keuze, legt Bos uit. ‘Groningen, Enschede, Zwolle en Deventer zijn al langer lid van Dimpact en daar zit een hoop ervaring over hoe je op ict-vlak met elkaar samenwerkt, onder meer op contractueel niveau.’
Nu de testfase is afgerond, is de volgende stap een officiële aanbesteding voor i4Sociaal. Daarvoor is net een marktconsultatie afgerond. Groningen start voor 1 oktober als eerste met een aanbesteding voor de vervanging van de applicaties in het sociale domein; andere gemeenten haken daar mogelijk bij aan. Bij het programma i4Sociaal zijn overigens nu ook Leeuwarden en Zaanstad aangehaakt. De ‘Innovum Agile Ethics-Werkwijze’ spreekt hen ook aan. Julsing verwacht dat er nog ruimte is voor drie extra gemeenten die deze werkwijze willen overnemen. Het moet wel overzichtelijk blijven.
Dit artikel staat ook, enigszins ingekort, in Computable Magazine nr.5/2019.
