Kosten besparen is een belangrijke doelstelling van software asset management (sam). Het inzetten van een sam-tool is daarbij een nuttige hulpmiddel, maar zorgt op korte termijn vaak voor weinig resultaat. De implementatie kost al snel zes maanden en daarna moet u nog op zoek naar besparingen. Zonder tool is vaak veel sneller resultaat te behalen. Hoe? Door te beginnen met de data die al aanwezig zijn in elke organisatie.
Veel organisaties die besluiten werk te maken van sam, zoeken hun heil in de aanschaf van tooling. Voor de implementatie wordt vervolgens een standaard-sam-roadmap gevolgd, die tot op de komma beschrijft welke processen u moet gaan inrichten. Door daar zo sterk op te focussen, wordt het oorspronkelijke doel al snel compleet uit het oog verloren. Na een paar maanden komt vaak het besef: wat heeft dit eigenlijk opgeleverd?
Begrijp me niet verkeerd, sam-tools en -processen kunnen een enorme meerwaarde hebben voor het managen van software. Toch raad ik alleen bedrijven aan van het formaat Fortune 500, met tientallen duizenden medewerkers, om hun sam-traject op die manier te starten. Voor alle andere bedrijven: kijk eerst eens goed om u heen. Het gaat er niet om dat sam als nieuwe discipline wordt geïntroduceerd, het gaat erom dat er bespaard wordt op de kosten van software.
Realiseer u dat er waarschijnlijk al heel veel bruikbare data aanwezig zijn om zulk resultaat te behalen. Systemen met personeelsdata en facturen met aankoopdata, de monitoringportal van cloudplatformen, hardware-rapporten, servicemanagementtools, security monitoring, cmdb-repositories: allemaal bieden ze bruikbare inzichten waarmee softwaregebruik beter in kaart is te brengen. In plaats van nog meer data te verzamelen met een nieuwe tool, levert inzicht in de data die u al heeft veel meer rendement op.
Routine
Klein beginnen is hierbij het devies. Pak het grootste product van uw belangrijkste softwareleverancier en kijk wat er is te optimaliseren, gewoon op basis van de gegevens uit bovengenoemde systemen. Binnen een maand of twee heeft u resultaat en kunt u deze routine verder uitbouwen. U loopt als het ware een steeds groter rondje langs uw digitale assets en met elk rondje groeien uw besparingen. Op korte termijn haalt u zo snel resultaat, maar ook op lange termijn betaalt deze aanpak zich uit. Zie het als een professionalisering van de beperkte analyses die nu vaak al eenmalig worden uitgevoerd ter voorbereiding op een contractonderhandeling of -vernieuwing. Met deze routines legt u, terwijl u op korte termijn kosten bespaart, een structurele basis voor de toekomst. En niet alleen dat: mocht een sam-tool toch van toegevoegde waarde zijn, dan geven deze routines zeer bruikbare informatie voor de benodigde specificaties van deze tool.
Auteur Mark van Wolferen is managing director bij B-Lay.
(Deze bijdrage verscheen eerder in Computable-magazine #01/2019)
