Het Bureau ICT-toetsing (BIT) is 'flink geschrokken' van het ict-programma Kern Gezond bij de Kamer van Koophandel (KvK). Het programma werd begin 2017 gestart om de systemen achter het handelsregister te consolideren en moderniseren, maar boekt weinig voortgang terwijl de kosten oplopen. Wat ontbreekt is focus en resultaat. De KvK belooft beterschap.
Ict-programma Kern Gezond had oorspronkelijk tot doel om de twee systemen achter het handelsregister te consolideren: het Handelsregisterdomein (HRD) uit 2010 en het Nationale Mutatieprogramma (NMP) uit 1990. NMP zou na de bouw van het HRD worden uitgefaseerd, maar dat is niet gebeurd door andere prioriteiten vanuit de organisatie. De twee systemen bestaan nu naast elkaar. Ze hebben elk hun eigen archief, bevatten gegevens die niet in het andere systeem staan en worden beiden nog gebruikt voor bepaalde informatieproducten.
In 2017 bepaalde de KvK dat het nieuwe HRD-systeem de eenduidige gegevensbron moest worden. Dit systeem moest bovendien beter worden ontsloten met nieuwe informatieservices en verbeterde zoekfunctionaliteit. De werkzaamheden hiertoe, ondergebracht in het ict-programma Kern Gezond, zouden drie jaar duren en 34,7 miljoen euro kosten. In oktober 2018 bleek de doorlooptijd echter te zijn opgelopen tot vier jaar en de begroting 39 miljoen euro te bedragen.
Het programma heeft inmiddels 15,5 miljoen euro gekost, wat maandelijks oploopt met ongeveer 800.000 euro. En dat terwijl Kern Gezond ‘voor dit bedrag nog nauwelijks geaccepteerde software heeft opgeleverd, die bijdraagt aan de hoofddoelen van het programma’, aldus het BIT.
Flink geschrokken
‘Wij zijn flink geschrokken van het programma Kern Gezond’, schrijft het BIT in zijn oordeel. De raad van bestuur van de KvK heeft de drie doelstellingen (systeemvereenvoudiging, uitfasering van het NMP en betere ontsluiting van het HRD) niet duidelijk opgelegd aan het programma. Zo maken noodzakelijke werkzaamheden om het oude systeem uit te faseren, geen deel uit van het programma of worden ze op lange baan geschoven.
De activiteiten die Kern Gezond wel uitvoert, dragen niet bij aan vereenvoudiging van het handelsregister. Het gaat veelal om nieuwe functionaliteit voor HRD die een verdubbeling van de bestaande functionaliteit is. Bovendien ontbreekt volgens het BIT een gedegen aanpak. Het is onduidelijk wat de doelstellingen zijn, het programma doet te veel tegelijk en niemand weet precies wat de voortgang is.
Van de regen in de drup
Het toetsingsbureau adviseert de verantwoordelijk minister Eric Wiebes (Economische Zaken) om in te grijpen. ‘Met de huidige aanpak belandt de KvK van de regen in de drup (…) Wij adviseren u om de KvK te laten focussen op het uitzetten van NMP. Laat de KvK stoppen met het overkoepelende programma en draag zorg voor het op orde brengen van de projecthygiëne in de overblijvende projecten.’ Die projecten hebben dan betrekking op het zo snel mogelijk migreren van alle gegevens uit het oude NMP-systeem naar het HRD, en dit nieuwere systeem beter te ontsluiten. Alle andere werkzaamheden moeten stoppen of elders worden ondergebracht.
De Kamer van Koophandel neemt de aanbevelingen over, meldt staatssecretaris Mona Keijzer (Economische Zaken). ‘De KvK heeft inmiddels de scope van het programma aangepast, waardoor het uitzetten van de oude handelsregistersystemen de hoogste prioriteit krijgt (…) De lopende moderniseringsactiviteiten zijn inmiddels elders in de organisatie ondergebracht. Ook de noodzakelijke aanpassingen in de besturing van het programma zullen worden doorgevoerd.’ De bewindsvrouw vertelt niet hoe het zo ver heeft kunnen komen.
Vijf teams, vijftig ontwikkelaars
Bij het programma werken ongeveer vijftig softwareontwikkelaars, waarvan de meeste extern zijn. Ze zijn georganiseerd in vijf ontwikkelteams, waarvan er twee werken aan het nieuwe HRD-systeem zonder dat daarbij gebruikers of opdrachtgevers uit de organisatie zijn betrokken. ‘De teams zijn begonnen met ontwikkelen zonder rekening te houden met eisen op het gebied van informatiebeveiliging, privacy en performance, met als gevolg dat delen van het werk opnieuw moeten worden gedaan’, schrijft het BIT.
In deze casus lopen programmamanagement, projectmanagement en softwarebeheer elkaar in de wielen door een enorm gebrek aan professionaliteit in de top. Het systeem HRD is in productie genomen voordat het afgerond was en na 9 jaar is dat nog zo. Daarom is het vorige systeem NMP nog niet uitgefaseerd. Daarom is er een programma in het leven geroepen, met het hoofddoel, het systeemlandschap van het Handelsregister te vereenvoudigen. Binnen het programmamanagement zijn 8 projecten gedefinieerd. Maar activiteiten behorende bij het kerndoel, zijn deels buiten het programma beland. Andere doelen zijn erin gerommeld. Uit de stukken blijkt dat men binnen het KvK door heeft wat er mis gaat. Ik vraag me af waarom de programmamanager en de projectleiders dit hebben geaccepteerd. Dat doe je niet als professional (ook niet op basis van uurtje factuurtje). De Raad van Bestuur als opdrachtgever van het programma heeft duidelijk gefaald. Ze geven de medewerkers niet de gelegenheid om zaken af te ronden, door de prioriteiten verkeerd te kiezen.
Ik vraag me vooral af of de RvB wel voldoende toegerust is om de verantwoordelijkheid van het programma te dragen. Het CV van de voorzitter, die er al sinds 2012 zit, is indrukwekkend, net als de lijst van haar vele nevenfuncties. Maar de andragoog heeft ten aanzien van haar speerpunt, Informatieservices, juist weinig bereikt. De RvB is een duiventil. De helft van de RvB is onlangs vervangen. De financiële man zit er ook nog niet zo lang, maar lang genoeg om te weten dat de gekozen weg voor steeds meer kosten gaat zorgen (niet alleen ICT-kosten). Ik denk dat er nog enkele mensen vervangen moeten worden, voordat doelen echt bereikt kunnen worden.